Как оформить аренду автомобиля у сотрудника в 1С:Бухгалтерии 8.3

Компания ездит на личной машине сотрудника, а бухгалтер не знает, каким документом провести арендную плату, удержать НДФЛ и не начислить лишние взносы. Ситуация частая, а готовой кнопки «аренда авто у физлица» в программе нет.

Ниже — пошаговая инструкция по аренде автомобиля у сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия: какой договор нужен, какие проводки формируются, как удержать и перенести НДФЛ на ЕНС и где программа обычно подводит.

Какой договор аренды выбрать

С сотрудником заключают договор аренды транспортного средства. Два варианта, и от них зависят налоги:

• 🚗 Без экипажа (ст. 642 ГК РФ) — работник просто передаёт машину, управляет ей сам как водитель компании. Самый частый случай.
• 👨‍✈️ С экипажем (ст. 632 ГК РФ) — сотрудник передаёт авто и сам же оказывает услуги по управлению и техобслуживанию.

💡 Аренду без экипажа выбирают почти всегда: она проще в учёте и не облагается страховыми взносами. С экипажем часть платы (за управление) попадёт под взносы.

В договоре обязательно укажите: марку и госномер, VIN, стоимость машины (пригодится для забалансового учёта), размер и периодичность арендной платы, кто оплачивает ГСМ, ремонт и страховку.

Налоги при аренде авто у физлица

До того как открывать 1С, разберём три налога — иначе программа посчитает не то, что нужно.

НДФЛ — вы налоговый агент

Арендная плата — это доход физлица (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Организация обязана удержать НДФЛ при выплате и перечислить в бюджет.

• Ставка — 13% (15% с суммы годового дохода свыше 2,4 млн ₽ по прогрессивной шкале).
• Код дохода в отчётности — 2400 (доходы от сдачи в аренду транспортных средств).
• НДФЛ удерживают в день выплаты денег, а не в день начисления.

Страховые взносы — по общему правилу нет

Плата за аренду имущества взносами не облагается (п. 4 ст. 420 НК РФ). Это ключевое отличие аренды от зарплаты.

⚠️ Исключение — договор с экипажем. Тогда вознаграждение за управление облагается взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ. В договоре стоит развести две суммы: за аренду и за услуги — иначе рискуете взносами со всей суммы.

Налог на прибыль и УСН

Арендная плата — прочий расход (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). На УСН «доходы минус расходы» аренда транспорта тоже уменьшает базу. Расходы на ГСМ и ремонт учитывают отдельно при документальном подтверждении (путевые листы, чеки).

Бухгалтерский учёт и проводки

Арендованный автомобиль остаётся собственностью сотрудника, поэтому на баланс его не ставят. Машину учитывают за балансом.

Счёт затрат выбирайте по тому, где используется машина: 26 — управленческий транспорт, 20 — производство, 44 — торговля и доставка.

Пошаговая инструкция в 1С 8.3 Бухгалтерия

В типовой конфигурации нет отдельного документа «аренда авто». Работают через раздел прочих доходов физлиц и ручную операцию. Порядок такой:

💡 Если в вашей учётной политике машину используют через путевые листы, ГСМ проводите отдельными авансовыми отчётами или документами поступления — они не входят в арендную плату.

НДФЛ на ЕНС: уведомление и сроки

С арендной платы удержанный НДФЛ проходит тот же путь, что и зарплатный: через единый налоговый счёт.

• Удержали НДФЛ при выплате → сумма формирует обязанность на ЕНС.
• Подаёте уведомление об исчисленных суммах по НДФЛ в зависимости от периода выплаты.
• Платите налог единым налоговым платежом к установленному сроку.
• В 6-НДФЛ доход и налог отражают по коду дохода 2400.

Проверьте, что в проводках НДФЛ ушёл на 68.01, а затем на 68.90 — иначе уведомление уйдёт с нулём, и налоговая начислит пени.

Аренда через 1С:ЗУП

Если в компании стоит связка «Бухгалтерия + ЗУП», аренду физлицу удобнее начислять в 1С:Зарплата и управление персоналом.

• В ЗУП создают вид дохода «Аренда» (не облагается взносами, облагается НДФЛ, код 2400).
• Начисление делают документом «Разовое начисление» или «Начисление прочих доходов».
• В Бухгалтерию суммы и проводки приходят по обмену.

Для малых компаний, где ЗУП нет, весь цикл закрывается прямо в Бухгалтерии по шагам выше.

Типичные ошибки

Отдельно вынесли то, на чём чаще всего спотыкаются:

• ❌ Начислили страховые взносы на аренду. По договору без экипажа взносов нет. Проверьте, что вид дохода помечен как необлагаемый взносами.
• ❌ Забыли забалансовый счёт 001. Машина «висит» в воздухе — при проверке это вопрос к учёту арендованного имущества.
• ❌ Провели аренду как зарплату (счёт 70). Расчёты с физлицом по аренде идут через 76.10, а не 70.
• ❌ Не удержали НДФЛ. Компания — налоговый агент. Платить «на руки» всю сумму без удержания нельзя.
• ❌ Смешали код дохода. Для аренды авто — 2400, а не 2010 (по ГПХ) и не 2000 (зарплата).
• ❌ Списали ГСМ без путевых листов. Без подтверждения расход по топливу снимут при проверке.

Как проверить себя

Быстрый чек-лист перед закрытием месяца:

Частые вопросы