Как отразить аренду земельного участка у физического лица в 1С 8.3 Бухгалтерия

Организация взяла в аренду землю или помещение у обычного человека — не у ИП и не у компании. И сразу вопрос: договор аренды земельного участка с физическим лицом — каков порядок отражения в 1С, кто платит НДФЛ и на какой счёт вешать арендную плату.

Главная ловушка: физлицо само налоги не платит. По арендной плате ваша организация становится налоговым агентом — удерживает и перечисляет НДФЛ за арендодателя. Ниже — проводки, пошаговый ввод в 1С 8.3 Бухгалтерия и типичные ошибки.

Что важно знать до ввода в 1С

Аренда у физлица без статуса ИП отличается от аренды у компании тремя вещами:

• 🧾 НДС нет. Физлицо не плательщик НДС, счёта-фактуры не будет, счёт 19 не используется.
• 💰 НДФЛ удерживает арендатор. Вы платите арендодателю сумму за вычетом налога, а НДФЛ перечисляете в бюджет. Ставка — 13% (15% с превышения годового дохода).
• 🛡️ Страховые взносы не начисляются. Аренда имущества — это не выплата за работу или услугу, объекта обложения взносами нет (ст. 420 НК РФ).

⚠️ Освобождение от взносов работает только для «чистой» аренды имущества. Если по одному договору физлицо ещё и оказывает услуги (например, охрана участка, уборка помещения), эту часть выделяют отдельно — она уже облагается взносами.

Код дохода для НДФЛ по аренде любого имущества, включая земельный участок, — 1400 (доходы от сдачи имущества в аренду).

Договор: какие условия проверить перед учётом

От формулировок договора зависят проводки и момент признания расхода. Минимум, что должно быть прописано:

• предмет — кадастровый номер участка, площадь, адрес (для помещения — характеристики объекта);
• размер и периодичность арендной платы;
• срок аренды (влияет на выбор между ФСБУ 25 и упрощённым учётом);
• кто несёт коммунальные и земельный налог;
• порядок выплаты — на карту, наличными, зачётом.

💡 Договор аренды земельного участка или здания на срок от года подлежит госрегистрации в Росреестре. Без регистрации долгосрочный договор считается незаключённым — а значит, и расход обосновать сложнее.

Как учитывать: ФСБУ 25 или упрощённо

С 2022 года аренда попадает под ФСБУ 25/2018. Арендатор в общем случае признаёт право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде. Но не всегда.

Большинство бухгалтеров при аренде у физлица на 11 месяцев с автопролонгацией применяют упрощённый порядок — так проще и это законно. Дальше разбираем именно его; про ППА скажем отдельно.

Настройка 1С и справочники

Перед первым документом подготовьте данные:

1. Заведите арендодателя в справочнике Контрагенты с видом Физическое лицо. Укажите ИНН и паспортные данные — они нужны для отчётности по НДФЛ.
2. Проверьте, что у контрагента заполнен банковский счёт или выбран способ выплаты.
3. Откройте Договоры и создайте договор с видом С поставщиком.
4. Для забалансового учёта пригодится счёт 001 «Арендованные основные средства».

Перед вводом операций сделайте резервную копию базы — ручные проводки по НДФЛ правятся тяжело.

Поступление услуг аренды от физлица в 1С: пошагово

В типовой 1С:Бухгалтерия 8.3 нет отдельного документа «Аренда у физлица», поэтому начисление вводят операцией, а НДФЛ — через учёт доходов физлица. Порядок такой.

Шаг 1. Начисляем арендную плату

Раздел Операции → Операции, введённые вручную. Создаёте проводку на всю сумму аренды по договору:

• Дт 26 (или 44, 20, 91.02) Кт 76.10 — начислена арендная плата.

Счёт 76.10 «Расчёты с физическими лицами по прочим операциям» — правильный счёт расчётов с арендодателем-физлицом. Не используйте 60, он для поставщиков-организаций.

Шаг 2. Удерживаем НДФЛ

Второй проводкой в той же или отдельной операции:

• Дт 76.10 Кт 68.01 — удержан НДФЛ 13%.

Шаг 3. Регистрируем доход для 6-НДФЛ

Чтобы НДФЛ попал в отчёт 6-НДФЛ, доход физлица нужно отразить в регистрах НДФЛ. В 1С:Бухгалтерия это делается через раздел Зарплата и кадры → операции учёта НДФЛ (документ регистрации дохода и удержанного налога с кодом 1400).

⚠️ Если пропустить шаг 3, проводки в бухучёте будут, а в 6-НДФЛ и справке о доходах аренда не появится. Это самая частая недоработка.

Шаг 4. Выплата арендодателю и уплата налога

• Дт 76.10 Кт 51 (или 50) — выплачена аренда за вычетом НДФЛ;
• Дт 68.01 Кт 51 — перечислен НДФЛ в бюджет.

Дальше — тот же порядок для аренды помещения у физического лица в 1С 8.3 Бухгалтерия: меняется только счёт затрат и, при желании, аналитика.

Проводки с числами: пример

Аренда земельного участка — 30 000 ₽ в месяц. НДФЛ 13%.

Итого арендодатель получает на руки 26 100 ₽, государство — 3 900 ₽, а в расходы у вас идёт полная сумма 30 000 ₽.

Забалансовый учёт участка

Арендованный земельный участок или помещение остаётся собственностью физлица, поэтому на баланс его не ставят. Его учитывают за балансом на счёте 001 в оценке из договора (или по кадастровой стоимости, если в договоре оценки нет).

При возврате объекта арендодателю делаете обратную запись — Кт 001.

Нужно ли заполнять 6-НДФЛ и справку о доходах

Да. Раз вы удержали НДФЛ, вы отчитываетесь как налоговый агент:

• 📄 6-НДФЛ — ежеквартально. Арендная плата попадает в раздел с начислениями и удержаниями, налог — в раздел с суммами к перечислению по сроку.
• 📄 Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) в составе годового 6-НДФЛ — с кодом дохода 1400.

Страховые взносы по аренде в РСВ и ЕФС-1 не показывают — начисления взносов нет.

Типичные ошибки

• ❌ Начислили аренду на счёт 60. Для физлица-непредпринимателя это счёт 76.10. Иначе аналитика по контрагентам поедет.
• ❌ Не удержали НДФЛ, «человек сам заплатит». Организация обязана удержать как агент. Переложить обязанность на физлицо в договоре нельзя.
• ❌ Начислили страховые взносы на аренду. Аренда имущества взносами не облагается — лишние начисления и переплата.
• ❌ Забыли отразить доход в регистрах НДФЛ. Проводки есть, а в 6-НДФЛ пусто.
• ❌ Выдали физлицу всю сумму, а НДФЛ «доплатили сверху» из своих. Платить НДФЛ за счёт средств налогового агента запрещено — удерживайте из дохода арендодателя.

Если арендодатель — самозанятый или ИП

Тогда правила меняются полностью:

• ИП сам платит налоги со своей аренды — вы просто отражаете Поступление (акт, накладная, УПД) по счёту 60, без НДФЛ.
• Самозанятый (НПД) платит налог сам и выдаёт чек из «Мой налог». НДФЛ и взносы не ваша забота, но чек обязателен — без него расход не подтвердить.

💡 Проверьте статус арендодателя на дату каждой выплаты. Самозанятый может слететь с НПД, и тогда вы снова становитесь агентом по НДФЛ.

Отчёты для проверки в 1С

После ввода операций сверьтесь:

• ОСВ по счёту 76.10 — остаток по арендодателю должен закрываться после выплаты;
• ОСВ по счёту 68.01 — показывает НДФЛ к перечислению;
• Анализ НДФЛ по месяцам (раздел Зарплата и кадры) — проверяет, что доход и налог попали в регистры.

Частые вопросы