Кассовая книга в 1С 8.3: где находится и как сформировать

Конец месяца, налоговая просит кассовую книгу за квартал, а бухгалтер судорожно ищет, где в 1С кассовая книга 8.3 находится и почему её нет в привычном месте. Знакомо. В 1С:Бухгалтерии 8.3 это не документ, который где-то «лежит», а отчёт, который формируется по кнопке из уже введённых приходных и расходных ордеров.

Разберём по шагам: где в 1С кассовая книга прячется в меню, как сформировать кассовую книгу за нужный период, настроить нумерацию, распечатать обложку и завершающий лист. И почему у одних она печатается на весь год, а у других разбивается по месяцам.

Где находится кассовая книга в 1С 8.3

Отдельного пункта «Кассовая книга» в главном меню нет — многие как раз на этом и спотыкаются. Открывается она из того же раздела, где вы вводите ордера.

Путь в 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0):

Банк и касса → блок Касса → Кассовые документы

В открывшемся списке приходных (ПКО) и расходных (РКО) ордеров сверху есть кнопка Кассовая книга. Нажимаете — открывается форма настройки отчёта.

💡 Если раздела Банк и касса в панели вообще не видно — он отключён в настройках интерфейса. Проверьте: Главное → Настройки → Панель разделов и верните галочку.

Второй способ добраться до неё:

• 📂 Банк и касса → Кассовая книга (в блоке «Отчёты», если у вас развёрнутая панель);
• 🔍 или через строку поиска (значок лупы вверху) — наберите «Кассовая книга» и перейдите по ссылке.

Как сформировать кассовую книгу в 1С: пошагово

Кассовая книга (унифицированная форма КО-4) собирается автоматически из проведённых кассовых ордеров. Ваша задача — задать период и параметры печати.

Печатный лист формируется только за те дни, когда фактически было движение денег в кассе. Если 12-го числа не было ни прихода, ни расхода — листа за 12-е не будет, и это нормально.

Основание кассовых ордеров в кассовой книге

Каждая строка листа КО-4 — это отдельный ПКО или РКО. В графе «От кого получено / Кому выдано» подтягивается контрагент, а в графе «Номер документа» — номер ордера.

Чтобы строки читались корректно:

• ✅ у каждого ПКО и РКО должно быть заполнено поле «Основание» (например, «Оплата от покупателя», «Выдача под отчёт»);
• ✅ выбран корреспондирующий счёт — он попадёт в графу «Корреспондирующий счёт, субсчёт»;
• ✅ ордер проведён, а не просто записан. Непроведённые ордера в книгу не попадают.

⚠️ Самая частая причина «неполной» кассовой книги — непроведённые ордера. Если сумма в книге не сходится с оборотами по счёту 50, первым делом ищите ордера со статусом «записан, но не проведён».

Настройка и нумерация кассовой книги

Нумерация листов — момент, где чаще всего возникают вопросы у проверяющих. В форме отчёта есть выбор способа.

Порядок настройки:

1. В форме кассовой книги нажмите Настройка (или «Показать настройки»).
2. Выберите способ нумерации листов.
3. Укажите, с какого номера начинать, если продолжаете ранее начатую книгу.
4. Отметьте «Выводить основание кассовых ордеров», если нужна расшифровка операций.

💡 Если в течение года меняли способ нумерации, к концу года листы могут «поехать». Определитесь со способом один раз в январе и не трогайте до конца года.

Печать обложки и завершающего листа

По правилам ведения кассовых операций книгу за год положено сброшюровать, а на последнем листе указать общее количество листов, заверенное подписями руководителя и главбуха.

В 1С это делается галочками в настройках печати:

• 📄 Обложка — титульный лист с реквизитами организации и годом;
• 📄 Завершающий лист — тот самый лист «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано … листов»;
• 📄 Титульный лист — при помесячной брошюровке для каждого месяца свой.

Формируете книгу за год → ставите галки «Обложка» и «Завершающий лист» → печатаете. Число листов в завершающий лист 1С подставит сама.

Нужно ли распечатывать кассовую книгу из 1С

Короткий ответ: зависит от того, как вы оформляете кассовые документы.

• 🖨️ Ведёте кассу на бумаге — книгу распечатываете, брошюруете, подписываете. Хранить 5 лет.
• 💻 Оформляете ордера электронно с ЭЦП — можно хранить кассовую книгу в электронном виде, без распечатки, если это закреплено в учётной политике.

На практике большинство малых организаций всё же печатает книгу по итогам года и подшивает вместе с ордерами. Ежедневно распечатывать лист и давать на подпись кассиру и бухгалтеру закон формально требует, но при электронном документообороте это заменяется электронными подписями.

⚠️ Отсутствие оформленной кассовой книги при проверке — это нарушение порядка ведения кассовых операций. Штраф по ст. 15.1 КоАП: для должностных лиц ориентировочно 4 000–5 000 ₽, для организаций — 40 000–50 000 ₽.

Типичные ошибки при формировании

Как проверить кассовую книгу перед печатью

Прежде чем брошюровать книгу за год, сверьте её с учётом. Это ловит расхождения до того, как их найдёт инспектор.

Для сверки удобны два отчёта:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — сравните конечный остаток с последней строкой книги;
• 📊 Карточка счёта 50 — построчно видно каждый ордер, легко найти «лишнее» движение.

Если книга всё равно не сходится

Когда цифры упрямо не бьются, а ордера вроде все проведены:

1. Проверьте, не заведено ли несколько касс (субсчета или разные «Кассы» в справочнике) — книга строится по конкретной организации, но операции могут быть разбросаны.
2. Убедитесь, что нет операций напрямую по счёту 50 через Операции, введённые вручную — они в книгу не попадают, хотя оборот по счёту меняют.
3. Перепроведите документы за период: Операции → Групповое перепроведение документов.

💡 Ручные проводки по счёту 50 — частая скрытая причина расхождений. В кассе всё движение должно идти через ПКО и РКО, иначе книга и ОСВ никогда не совпадут.

Частые вопросы