Как провести инвентаризацию кассы в 1С:Бухгалтерии 8.3

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 нет отдельного документа «Инвентаризация кассы» — такого, как для товаров. Пересчёт наличных оформляют вручную актом, а расхождения проводят кассовыми ордерами. Поэтому инвентаризация денежных средств в 1С делается в два приёма: сначала бумага (приказ и акт), потом отражение результатов в программе.

Разберём пошагово, как сделать инвентаризацию кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия: подготовку и приказ ИНВ-22, акт ИНВ-15, и проводки, когда выявлены излишки или недостача. Отдельно — про инвентаризацию денежных средств на расчётном счёте, где логика другая.

Когда проводят инвентаризацию кассы

Пересчёт наличных обязателен в нескольких случаях:

• 📅 перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• 🔑 при смене кассира или материально ответственного лица;
• 🚨 при выявлении хищения, злоупотребления или порчи ценностей;
• 🏢 при реорганизации или ликвидации организации;
• ✅ внезапно — в сроки, которые руководитель установил приказом.

Порядок и периодичность плановых проверок компания закрепляет сама. Внезапную ревизию кассы можно проводить хоть ежемесячно — это дисциплинирует кассира.

💡 Инвентаризацию проводит комиссия, назначенная руководителем. Кассир в неё не входит, но присутствует при пересчёте и даёт расписку, что все ордера сданы в бухгалтерию.

Подготовка: что сделать до пересчёта

Инвентаризация в 1С 8.3 начинается не с программы, а с документов и с наведения порядка в учёте. К моменту пересчёта в базе должны быть проведены все ПКО и РКО.

Приказ ИНВ-22 в 1С 8.3

Приказа о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22) в типовой конфигурации нет. Его оформляют вручную — в текстовом редакторе или по готовому шаблону. В приказе указывают состав комиссии, что инвентаризуется (касса), дату и причину проверки.

Учётный остаток по кассе

Чтобы знать, сколько наличных должно быть по данным 1С, откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту и выберите счёт 50.01. Сальдо на конец дня инвентаризации — это и есть учётный остаток, с которым сравнивают факт.

Пошагово: инвентаризация кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Сама процедура компактная — вся «математика» сводится к сравнению двух чисел.

1. Комиссия пересчитывает наличные в кассе полистно (по купюрам и монетам).
2. Фактическую сумму заносят в акт ИНВ-15.
3. В акт же переносят учётный остаток из 1С (по счёту 50.01).
4. Считают расхождение: факт минус учёт.
5. Результат отражают в программе кассовым ордером (см. ниже).

Дальше всё зависит от того, что показало сравнение: совпало, излишек или недостача.

Акт инвентаризации наличных денежных средств ИНВ-15

Отдельного бланка «Акт ИНВ-15» в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 тоже нет — печатной формы под этот документ конфигурация не содержит. Акт заполняют вручную по унифицированной форме или по форме, утверждённой в учётной политике.

В акте фиксируют:

• фактическое наличие денег и других ценностей в кассе (марки, путёвки, бланки строгой отчётности);
• остаток по данным учёта;
• результат — излишек или недостачу;
• объяснение кассира по расхождению.

⚠️ С 2013 года унифицированные формы (ИНВ-15, ИНВ-22) не обязательны. Но большинство компаний продолжает использовать именно их — они привычны и проверяющим, и аудиторам.

Проводки по результатам инвентаризации

Отражение результатов инвентаризации денежных средств — это одна-две проводки. Собрали их в таблицу.

Если обнаружены излишки денежных средств в кассе

Излишек оформляется приходным кассовым ордером Банк и касса → Кассовые документы → Поступление. Вид операции — «Прочий приход», статья ДДС на ваше усмотрение, счёт кредита 91.01. Сумма попадёт в прочие доходы и увеличит налоговую базу по прибыли.

Если выявлена недостача денежных средств в кассе

Недостачу проводят расходным кассовым ордером с видом операции «Прочий расход» и счётом 94. Затем принимают решение, на кого её отнести:

• 👤 на кассира как на материально ответственное лицо — Дт 73.02 Кт 94, а потом удержание из зарплаты Дт 70 Кт 73.02;
• 📉 в прочие расходы, если виновник не установлен или во взыскании отказано, — Дт 91.02 Кт 94.

Недостачу нельзя просто «списать» без документов — нужен акт, объяснение кассира и решение руководителя о взыскании или списании.

Инвентаризация денежных средств на расчётном счёте

С безналом всё проще: физически пересчитывать нечего. «Инвентаризация» расчётного счёта — это сверка остатка по счёту 51 в 1С с банковской выпиской на ту же дату.

1. Сформируйте ОСВ по счёту 51 на дату инвентаризации.
2. Возьмите выписку банка на конец того же дня.
3. Сравните конечные остатки.

Если суммы совпали — расхождений нет. Если нет — ищите непроведённые платёжки, задвоенные строки выписки или неразнесённые поступления. Реальных «излишков» и «недостач» на расчётном счёте не бывает: банковский остаток первичен, а расхождение — это всегда ошибка в учёте, которую надо исправить, а не проводить как результат инвентаризации.

Типичные ошибки

Что чаще всего идёт не так при инвентаризации кассы в 1С:

• ❌ Не проведены ПКО/РКО на дату ревизии — учётный остаток «неправильный», и появляется мнимое расхождение.
• ❌ Излишек проводят на счёт 91.02 вместо 91.01 — доход учитывается как расход.
• ❌ Недостачу сразу вешают на счёт 94 и забывают закрыть его на 73.02 или 91.02 — счёт 94 висит с сальдо.
• ❌ Забывают про НДФЛ и взносы, если недостачу простили кассиру, — прощённый долг может стать его доходом.
• ❌ Считают, что документ «Инвентаризация» в 1С сделает проводки сам — для кассы это не так, всё вводится ордерами вручную.

💡 После проведения ордеров сформируйте ОСВ по счёту 50.01 ещё раз — учётный остаток должен сойтись с фактическим из акта. Это финальная проверка.

Частые вопросы