Инвентаризация товаров в 1С 8.3 Бухгалтерия: от документа до проводок

Инвентаризацию товара в 1С проводят одним документом — Инвентаризация товаров. Он сравнивает учётный остаток с фактическим, показывает отклонения, а на его основании вводятся Оприходование товаров (излишки) и Списание товаров (недостача).

Ниже — весь путь в 1С:Бухгалтерии 3.0: от подготовки и заполнения документа до проводок, пересортицы и отчётов для сверки. Разберём и торговый учёт (1С:УТ, Розница), где логика чуть другая.

Что такое инвентаризация и зачем её проводить

Инвентаризация — это сверка того, что числится в базе, с тем, что реально лежит на складе. Расхождения бывают почти всегда: пересорт, бой, забытые списания, ошибки приёмки.

Проводить её обязывает закон № 402-ФЗ (ст. 11) и ФСБУ 28/2023. Обязательные случаи:

• 📅 перед годовой отчётностью (раз в год);
• 🔁 при смене материально ответственного лица (МОЛ);
• 🔥 после кражи, порчи, пожара, затопления;
• 🏢 при реорганизации или ликвидации.

Помимо обязательной бывает добровольная инвентаризация — выборочная, по одному складу или группе товаров, для внутреннего контроля.

💡 Виды по охвату: сплошная (весь склад), выборочная (часть номенклатуры), по складам и по МОЛ. В 1С тип не настраивается отдельно — вы просто заполняете документ нужными позициями.

Подготовка: приказ и ведомость остатков

До ввода документа в 1С нужны организационные шаги. Программа их не заменяет, но часть форм печатает.

Ведомость остатков (опись ИНВ-3) удобно получить прямо из будущего документа инвентаризации — 1С заполнит учётные количества автоматически, комиссия впишет факт от руки.

Документ «Инвентаризация товаров»: заполнение по шагам

Путь: Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров → Создать.

Шапка документа

В шапке заполняем ключевые реквизиты:

• Организация — если в базе учёт по нескольким юрлицам;
• Склад — по нему собираются остатки;
• Ответственное лицо (МОЛ) — подтягивается из карточки склада.

Номер и дату 1С присваивает сама. Дата определяет, на какой момент берутся учётные остатки.

Вкладка «Товары»

Основная таблица. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе — 1С подтянет всю номенклатуру с ненулевым остатком.

Колонки вкладки:

Сразу после заполнения Кол-во факт = Кол-во учёт, отклонение нулевое. Вносите фактические числа — отклонения подсветятся.

⚠️ Красное отклонение со знаком минус — недостача, положительное — излишек. Пока документ не проведён и не введены оприходование/списание, на учёт эти цифры не влияют.

Вкладка «Проведение инвентаризации»

Здесь основания: период с … по, номер и дата приказа, причина (например, «плановая годовая» или «смена МОЛ»). Данные уходят в печатные формы.

Вкладка «Инвентаризационная комиссия»

Перечислите членов комиссии, отметьте флажком председателя. Без этого печатная опись будет неполной. В подвале — строка итогов, комментарий и ответственный.

Печатные формы из документа

Кнопка Печать даёт стандартный комплект:

• 📄 ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей;
• 📄 ИНВ-19 — сличительная ведомость (только по позициям с расхождениями);
• 📄 ИНВ-22 — приказ о проведении (если ведёте его в 1С).

Опись печатают до пересчёта (с пустой графой факта) и после (с итогами).

Оформление результатов: излишки и недостача

Сам документ инвентаризации проводки не делает — он только фиксирует расхождения. Движения по счетам создают два отдельных документа, которые вводятся на основании.

Оприходование излишков товара

Кнопка Создать на основании → Оприходование товаров. В документ попадут только позиции с плюсовым отклонением.

Излишки принимаются к учёту по рыночной стоимости и признаются прочим доходом:

Списание недостачи товара

Кнопка Создать на основании → Списание товаров. Подтянутся позиции с минусом. Проводка Дт 94 Кт 41.01 собирает недостачу на счёте 94, дальше её нужно «закрыть» вручную по одному из сценариев выше.

⚠️ По товарам недостача сверх норм убыли обычно требует восстановления НДС, ранее принятого к вычету, если ценности выбывают не в облагаемой деятельности. Решение спорное — ориентируйтесь на свою учётную политику и позицию по конкретной ситуации.

Пересортица: зачёт излишков и недостач

Пересортица — когда по одному товару излишек, по схожему недостача (перепутали артикулы, цвета, размеры). По закону допускается взаимный зачёт, но только:

• за один и тот же период;
• у одного МОЛ;
• по товарам одного наименования и в равных количествах.

В 1С:Бухгалтерии автоматического зачёта нет — оформляют оприходование по одной позиции и списание по другой, а разницу (если стоимость не совпала) относят на 94 или 91. В 1С:УТ и ERP для этого есть отдельный складской акт Пересортица товаров.

Особенности в 1С:УТ, ERP и Рознице

Логика инвентаризации в торговых конфигурациях отличается от Бухгалтерии.

В УТ и ERP факт удобно вносить сканером (ТСД): документ Пересчёт товаров принимает выгрузку по штрихкодам, что резко ускоряет пересчёт большого склада. Там же корректно обрабатываются серии, характеристики и сроки годности — в Бухгалтерии этой аналитики по товарам обычно нет.

💡 На адресном (ячеистом) складе в ERP пересчёт идёт по ячейкам, а не по складу целиком — это позволяет считать склад по частям, не останавливая всю работу.

Отчёты для проверки после инвентаризации

Чтобы убедиться, что расхождения закрыты, а счёт 94 «обнулён»:

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 — сверяем остатки по номенклатуре после проведения всех документов.
2. ОСВ по счёту 94 — сальдо должно быть нулевым: вся недостача разнесена.
3. Отчёт «Остатки и обороты» (Склад) — контроль количеств по складу.

Если ОСВ по 41 после инвентаризации не сходится с описью — ищите непроведённые документы задним числом.

Типичные ошибки

• ❌ Провели инвентаризацию, а остатки не изменились. Забыли ввести Оприходование и Списание на основании — сам документ проводок не делает.
• ❌ В документ подтянулись не все товары. Заполняли не по тому складу или на неверную дату; часть номенклатуры имела нулевой учётный остаток и не попала — добавьте вручную.
• ❌ Не сходятся итоги описи. Проверьте, нет ли документов реализации/поступления, проведённых внутри периода инвентаризации.
• ❌ Отрицательные остатки после списания. Списание пробует уйти в минус — сначала проведите поступления, потом инвентаризацию.
• ❌ Не заполнена комиссия — печатная форма выходит без подписей, документ не примут при проверке.

Как исправить уже проведённую инвентаризацию

Если ошиблись в цифрах: распроведите оприходование и списание, введённые на основании, поправьте Кол-во факт в документе инвентаризации, заново создайте документы результата. Удалять документ инвентаризации, оставив дочерние, нельзя — сначала распроводите цепочку сверху вниз.

Как проводить инвентаризацию без ошибок регулярно

• Ведите инвентаризацию по графику (склад — раз в квартал, полная — раз в год).
• Блокируйте движения по складу на время пересчёта.
• Используйте ТСД в УТ/ERP — меньше ручного ввода, меньше опечаток.
• Сразу закрывайте счёт 94, не оставляйте «висящую» недостачу на следующий период.

Частые вопросы