Как провести инвентаризацию в 1С 8.3 Бухгалтерия

Инвентаризация в 1С 8.3 делается в два-три документа: сначала считаете фактические остатки в документе Инвентаризация товаров (или Инвентаризация ОС), затем на его основании создаёте оприходование излишков и списание недостачи. Проводки программа формирует сама.

Ниже — пошаговая инструкция для 1С:Бухгалтерия 3.0: где найти документы, как сделать инвентаризацию товаров, основных средств, НМА, кассы и расчётов, какие проводки увидите и на каких мелочах чаще всего спотыкаются.

Что даёт инвентаризация и когда её проводят

Инвентаризация сверяет фактическое наличие имущества с данными учёта. Расхождения (излишки и недостачи) отражают в бухучёте — база должна показывать то, что реально лежит на складе и стоит в цехе.

Обязательные случаи по закону:

• 📅 перед годовой отчётностью (не раньше 1 октября);
• 👤 при смене материально ответственного лица;
• 🔥 после пожара, кражи, порчи;
• 🏢 при реорганизации или ликвидации;
• 💰 при продаже или передаче имущества в аренду.

Периодичность добровольных проверок компания устанавливает сама в учётной политике.

Объекты инвентаризации при годовой проверке

Перед годовым балансом проверяют не только склад. Минимальный набор:

ФСБУ 28/2023: что изменилось в правилах инвентаризации

С 2025 года порядок регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» — старые Методические указания № 49 обязательными больше не являются, их применяют только как ориентир.

Что стало иначе на практике:

• 🧾 Формы ИНВ перестали быть обязательными. Компания утверждает свои бланки, но привычные ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-19 в 1С остались и полностью подходят.
• 👥 Комиссия необязательна. Проверку может выполнить один работник или привлечённая организация — главное закрепить это в регламенте.
• 📱 Разрешена фото- и видеофиксация как способ подтверждения факта наличия.
• 📦 Расширен перечень объектов — проверяют и то, что не числится в учёте, но должно там быть.
• 🗓 Сроки и периодичность закрепляются в учётной политике; годовая инвентаризация имущества по-прежнему обязательна.

Подготовка: приказ на инвентаризацию в 1С 8.3, где найти

В типовой 1С:Бухгалтерия 3.0 отдельного проводимого документа «Приказ на инвентаризацию» (ИНВ-22) нет — приказ печатают из документа инвентаризации.

Порядок такой:

1. Создайте документ Инвентаризация товаров (как — в следующем разделе).
2. Заполните вкладку Проведение инвентаризации: организация, склад, состав комиссии, сроки, реквизиты приказа.
3. Нажмите кнопку Печать → Приказ (ИНВ-22).

Там же доступны печатные формы Постановление о проведении инвентаризации и Инвентаризационная опись . Весь пакет документов рождается из одного документа в базе — приказ, опись, сличительная ведомость.

Инвентаризация товаров и материалов на складе

Самый частый сценарий. Документ один и тот же для товаров (счёт 41) и материалов (счёт 10) — 1С сама подтянет остатки по указанному складу.

Где найти документ инвентаризации

Раздел Склад → Инвентаризация товаров. Создаёте новый документ:

1. Укажите Организацию и Склад.
2. Вкладка Товары → кнопка Заполнить → Заполнить по остаткам на складе.
3. 1С подтянет учётное количество в колонку Количество учётное.
4. В колонку Количество фактическое внесите данные пересчёта.
5. Программа сама посчитает Отклонение — плюс это излишек, минус недостача.

Готовая продукция (счёт 43) считается тем же документом: выбираете склад готовой продукции, остатки подтягиваются так же.

Инвентаризационная опись в 1С 8.3, где найти

Из проведённого документа Инвентаризация товаров по кнопке Печать:

• Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3) — фактические остатки для подписи комиссии;
• Сличительная ведомость (ИНВ-19) — расхождения учёта и факта;
• Приказ (ИНВ-22) и Инвентаризационный ярлык (ИНВ-2).

Как сформировать инвентаризационную опись: заполнили факт → провели документ → Печать → Инвентаризационная опись (ИНВ-3). Отдельно её создавать не нужно.

Инвентаризационная ведомость в 1С 8.3: как сделать

«Инвентаризационной ведомостью» на практике называют две разные формы — не перепутайте:

• сличительная ведомость ИНВ-19 — только расхождения, печатается из того же документа;
• ведомость учёта результатов ИНВ-26 — сводка итогов по всем проверкам за год; в типовой конфигурации её собирают вручную по данным сличительных ведомостей.

Чтобы сделать ведомость с расхождениями: заполните факт, проведите документ, Печать → Сличительная ведомость (ИНВ-19). Если в ведомости пусто — значит отклонений нет, факт совпал с учётом.

Оприходование излишков товара

Факт больше учёта — приходуем излишек. Прямо из документа инвентаризации: Создать на основании → Оприходование товаров.

1С заполнит только строки с положительным отклонением. Проверьте счёт доходов (обычно 91.01) и проведите.

Списание недостачи товара

Факт меньше учёта — списываем. Создать на основании → Списание товаров. Заполнятся строки с минусом.

Недостача сначала падает на счёт 94. Дальше её либо относят на виновное лицо (счёт 73.02), либо, в пределах норм убыли, — на расходы.

Пересортица: когда излишек и недостача зачитываются

Нашли 8 упаковок краски белой вместо 10 и 12 упаковок бежевой вместо 10 — это пересортица, а не два независимых расхождения.

Условия зачёта: один и тот же период, одно МОЛ, одинаковое наименование и равное количество. В 1С зачёт делают документом Перемещение товаров (со склада на тот же склад, с заменой номенклатуры) либо операцией, введённой вручную: Дт 41 (правильная позиция) Кт 41 (ошибочная).

Разницу в стоимости добирают через 91: дороже — доход, дешевле — расход. Решение о зачёте оформляют приказом руководителя.

Инвентаризация ОС в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Основные средства считают отдельным документом — обычный Инвентаризация товаров для ОС не подходит.

Как провести инвентаризацию основных средств

Раздел ОС и НМА → Инвентаризация ОС:

1. Создайте документ, укажите Организацию, МОЛ и Местонахождение ОС.
2. Кнопка Заполнить → По остаткам — подтянутся числящиеся объекты.
3. В колонке В наличии отметьте, какие ОС фактически на месте.
4. Объекты, которых нет, дадут недостачу; неучтённые добавьте вручную — это излишек.
5. Распечатайте Инвентаризационную опись ОС (ИНВ-1) и проведите документ.

Как оприходовать излишки при инвентаризации ОС в 1С 8.3

Найденный, но не числящийся объект принимают к учёту документом Принятие к учёту ОС (раздел ОС и НМА). Стоимость — рыночная, счёт доходов 91.01.

Как списать недостачу при инвентаризации ОС

Пропавший объект списывают документом Списание ОС. Остаточная стоимость уходит на счёт 94, затем — на виновника или на прочие расходы.

Пример с числами. Станок первоначальной стоимостью 480 000 ₽, амортизация 300 000 ₽. На месте его нет. Закрываем амортизацию (Дт 02.01 Кт 01.09 — 300 000), переносим стоимость (Дт 01.09 Кт 01.01 — 480 000), остаток 180 000 ₽ идёт Дт 94 Кт 01.09. Виновник найден — Дт 73.02 Кт 94 на 180 000 ₽.

Инвентаризация НМА в 1С 8.3

Нематериальные активы (счёт 04) проверяют по документам — есть ли исключительные права, действуют ли они, правильно ли числятся.

В типовой 1С отдельного документа «Инвентаризация НМА» нет. Данные сверяют по отчёту ОС и НМА → Ведомость амортизации НМА и оборотке по счёту 04. Излишки и недостачи оформляют бухгалтерской справкой (Операции → Операции, введённые вручную) с теми же счетами 91.01 и 94.

Отдельно проверьте права пользования по лицензионным договорам: закончившийся срок — повод досписать остаточную стоимость, а не тянуть её в балансе.

Инвентаризация денежных средств: касса и расчётные счета

Наличные в кассе

Наличные (счёт 50) сверяют с фактическим остатком по кассовой книге на дату проверки. Расхождения оформляют вручную:

• излишек в кассе: Дт 50 Кт 91.01;
• недостача в кассе: Дт 94 Кт 50, затем Дт 73.02 Кт 94 — на кассира.

Печатная форма — Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15). В типовой 1С его удобнее готовить внешней печатной формой или заполнять бланк вручную.

Проверьте заодно денежные документы (счёт 50.03): марки, топливные карты, путёвки — по ним отдельная опись ИНВ-16.

Инвентаризация безналичных денежных средств

Счета 51, 52, 55 не считают физически — их сверяют с выписками банка:

1. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 51, конец периода — дата инвентаризации.
2. Сравните сальдо с выпиской банка на ту же дату.
3. Расхождение почти всегда означает незагруженную или задвоенную выписку — ищите в журнале Банковские выписки.
4. По валютным счетам (52) сначала выполните Закрытие месяца → переоценка валютных средств, иначе разойдётся рублёвая сумма.

Инвентаризация расчётов и задолженностей

Сверяют сальдо по счетам расчётов: 60, 62, 76, а также 66/67, 68, 69, 71.

Порядок:

1. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по нужному счёту (раздел Отчёты).
2. Разложите её по контрагентам и договорам через акты сверки (Продажи / Покупки → Акт сверки расчётов).
3. Расхождения и сомнительные долги отразите в Акте инвентаризации расчётов (ИНВ-17).

На что смотреть в первую очередь:

• 🔻 одновременное сальдо по Дт и Кт одного контрагента — незакрытые авансы, лечится документом Корректировка долга ;
• ⏳ долги старше трёх лет — истёк срок давности, пора списывать;
• 🧮 расчёты с бюджетом (68, 69) — сверяем со справкой из ФНС, а не «на глаз»;
• 🧳 подотчёт (71) — авансы без отчётов закрывают до конца года.

По итогам инвентаризации расчётов часто списывают безнадёжную дебиторку и создают резерв по сомнительным долгам (счёт 63) — в 1С это делает Закрытие месяца при включённом резерве в учётной политике.

Сличительная ведомость и акт о результатах инвентаризации

Как сформировать сличительную ведомость в 1С 8.3: она печатается из документа инвентаризации кнопкой Печать → Сличительная ведомость (ИНВ-19) — вручную создавать её не нужно.

Итоговый Акт о результатах инвентаризации оформляют по расхождениям. В типовой конфигурации его чаще делают отдельной печатной формой или бланком, а решение об оприходовании и списании закрепляют приказом руководителя.

Порядок закрытия результатов:

1. Провели документ инвентаризации → получили опись и сличительную ведомость.
2. Распечатали и подписали у комиссии.
3. Издали приказ руководителя о зачёте пересортицы, оприходовании излишков, списании недостач.
4. Провели оприходование и списание — база сравнялась с фактом.

Отчёты для самопроверки перед описью

Чтобы не ловить фантомные расхождения, прогоните перед инвентаризацией три отчёта:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41/10 с группировкой по складам — видно отрицательные остатки;
• Экспресс-проверка учёта (раздел Отчёты) — блок по ТМЦ и кассе;
• Контроль отрицательных остатков — отрицательное количество на складе означает неоприходованное поступление, и его надо закрыть до пересчёта.

Особенности налогового учёта результатов

• 💼 Налог на прибыль. Излишки — внереализационный доход по рыночной стоимости. Недостача сверх норм убыли в расходы не идёт, пока нет документа о виновнике или постановления о прекращении дела.
• 🧾 НДС. По недостаче, выявленной без виновника, входной НДС восстанавливать не требуется — позиция подтверждена судебной практикой, но налоговая нередко спорит; решение фиксируйте в пояснительной.
• 📗 УСН. Излишки попадают в доходы при оприходовании. Недостача расходы не уменьшает: товар не реализован.
• 🍞 Нормы убыли применимы только там, где они официально утверждены по отрасли. Своих «внутренних норм» для налога недостаточно.

Как в 1С проводить инвентаризацию в других конфигурациях

Логика везде одна — документ пересчёта, затем оприходование и списание. Различается путь и названия:

Помощник инвентаризации для годовой проверки

В свежих релизах 1С:Бухгалтерии есть Помощник инвентаризации (раздел Отчёты или Руководителю, в зависимости от релиза). Он собирает годовую проверку в один список: имущество, расчёты, касса, и показывает, что уже проверено, а что нет.

Полезен именно перед балансом: проще ничего не забыть, чем вести чек-лист в блокноте. Если пункта меню нет — обновите конфигурацию до актуального релиза либо идите по документам вручную, как описано выше.

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Ждут проводок от самого документа инвентаризации. Он их не делает. Движения дают только оприходование и списание, созданные на основании.
• ❌ Заполняют факт до подбора остатков. Сначала кнопка Заполнить по остаткам, потом фактическое количество — иначе не с чем сравнивать.
• ❌ Неверная дата. Остатки тянутся на дату документа. Инвентаризация «задним числом» после новых поступлений даст ложные расхождения.
• ❌ Забыли про склад и МОЛ. Пустой склад в шапке — и 1С подтянет остатки не по тому объекту либо ничего.
• ❌ Приходуют излишки по нулю. Излишек оценивают по рыночной стоимости, иначе занижают доход и налог.
• ❌ Списывают всю недостачу на расходы. Без поиска виновного на расходы относят только убыль в пределах норм; сверх норм положено искать виновное лицо (счёт 73.02).
• ❌ Зачитывают пересортицу «по сумме». Зачёт возможен только при равном количестве одинаковых позиций у одного МОЛ за один период.
• ❌ Считают склад с отрицательными остатками. Сначала закройте минусы, иначе половина отклонений окажется бумажной.

Частые вопросы