Отгрузка товара в 1С 8.3: документы, проводки и печатные формы

Отгрузить товар в 1С — значит провести документ, который спишет товар со склада, начислит выручку и НДС, а покупателю отдаст накладную. В «Бухгалтерии предприятия 3.0» это один документ — «Реализация (акты, накладные, УПД)».

Есть два пути к нему: продавать «с колёс» — сразу оформлять реализацию, или сначала выставлять счёт и заказ, а отгрузку делать на его основании. Ниже — оба варианта, проводки с числами и разбор ошибок, из-за которых товар «уходит в минус».

Что происходит при отгрузке товара

Отгрузка закрывает сразу три учётных задачи:

• 📦 Склад — товар уменьшается в количестве и по себестоимости (счёт 41).
• 💰 Выручка — начисляется доход и задолженность покупателя (счёт 62 и 90.01).
• 🧾 НДС — если вы на ОСНО, начисляется налог к уплате (90.03 и 68.02).

Всё это делает одна проводка документа реализации. Вручную ничего добивать не нужно — 1С формирует движения сама, если товар и счета учёта заполнены верно.

💡 Продажа услуг отличается только тем, что нет списания со склада. Про неё — отдельный раздел ниже.

Подготовка: проверяем остатки и цены

Перед тем как отгрузить товар, стоит убедиться, что он есть на складе и в нужном количестве. Иначе 1С проведёт документ, но себестоимость спишет некорректно.

Быстрый способ увидеть остаток — отчёт «Остатки товаров» (Склад → Отчёты) или колонка остатков прямо в документе реализации: наведите курсор на строку номенклатуры.

⚠️ Если товара нет в наличии, а вы всё равно провели отгрузку — 1С спишет его «в минус». Себестоимость такой строки будет нулевой или искажённой, а на счёте 41 повиснет отрицательный остаток. Отгружать товар до его оприходования нельзя — сначала проведите поступление.

Как отгрузить товар: пошаговая инструкция

Разберём базовый сценарий — оптовая продажа со склада на условиях последующей оплаты.

Шаг 1. Создаём документ реализации

Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите «Реализация» → «Товары (накладная, УПД)».

В шапке заполните:

• Контрагент — покупатель из справочника.
• Договор — с видом «С покупателем».
• Склад — откуда отгружаем.
• Организация — если в базе их несколько.

Шаг 2. Заполняем табличную часть и цены

Кнопкой «Добавить» или «Подбор» внесите номенклатуру. По каждой строке укажите:

Если у покупателя настроен вид цен (например, «Оптовая»), 1С подтянет цену автоматически. Если цены нет — программа предложит ноль, и его нужно поправить вручную.

💡 Кнопка «Цены и валюта» в шапке позволяет разом выбрать вид цен, включить/выключить учёт НДС «в том числе» и задать скидку на весь документ.

Шаг 3. Проводим документ

Нажмите «Провести». 1С спишет товар со склада и сформирует движение по регистрам. Себестоимость подставится автоматически — при списании по средней или ФИФО (зависит от учётной политики).

Кнопкой «Дт/Кт» (Показать проводки) сразу проверьте, что движения сформировались.

Проводки при отгрузке товара

Возьмём пример: отгрузили 10 единиц товара по 1 200 ₽ с НДС 20 %. Себестоимость единицы — 700 ₽.

Разберём цифры:

• Выручка на 62.01 — с НДС, полные 12 000 ₽.
• На 90.01.1 попадает та же сумма, но налоговый учёт «вытащит» из неё НДС при расчёте прибыли.
• НДС 2 000 ₽ = 12 000 × 20 / 120 (налог «в том числе»).
• Прибыль по сделке: 12 000 − 2 000 − 7 000 = 3 000 ₽.

На УСН строки с НДС (90.03 / 68.02) не будет — выручка отражается без налога.

Счёт-фактура на отгрузку покупателю

Для плательщиков НДС отгрузка сопровождается счётом-фактурой. Выставить его можно прямо из документа реализации.

Внизу формы нажмите «Выписать счёт-фактуру» — 1С создаст его на основании и подставит все данные: номер, дату, суммы, ставку. Отдельно ничего заполнять не нужно.

Проверьте, что стоит галочка «Выставлен (передан контрагенту)» и указана дата — без неё документ не попадёт в книгу продаж.

⚠️ Счёт-фактуру нужно выставить в течение 5 календарных дней с даты отгрузки (ст. 168 НК РФ). Если продаёте по УПД, отдельный счёт-фактура не нужен — УПД со статусом «1» заменяет и накладную, и счёт-фактуру.

Печатные формы: накладная, ТОРГ-12 и УПД

После проведения из документа доступна кнопка «Печать». Что выбрать:

• 📄 ТОРГ-12 — товарная накладная, классика для передачи товара.
• 📄 УПД — универсальный передаточный документ, заменяет ТОРГ-12 + счёт-фактуру.
• 📄 Счёт-фактура — если работаете по старой схеме, отдельным бланком.
• 📄 М-15, 1-Т — при необходимости (отпуск на сторону, товарно-транспортная).

УПД удобнее: один лист вместо двух документов. Выбирают его большинство компаний на ОСНО. На УСН, где НДС нет, чаще печатают просто ТОРГ-12.

Отгрузка по заказу покупателя

Если сначала был счёт или заказ покупателя, отгрузку удобно делать «на основании» — тогда 1С перенесёт всю номенклатуру и цены.

Порядок такой:

1. Открываете счёт или заказ покупателя.
2. Кнопка «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)».
3. Проверяете перенесённые строки и проводите.

Такой путь исключает ручной ввод и связывает документы в цепочку — по кнопке «Структура подчинённости» видно всю историю сделки: счёт → отгрузка → оплата.

Для складов с адресным хранением и работой кладовщика по ТСД схема сложнее: сначала формируется задание на отбор, кладовщик подтверждает факт сканером, и только потом создаётся реализация. Но проводки на выходе — те же самые.

Отгрузка (реализация) услуг

Услуги отгружают тем же документом, но видом «Услуги (акт, УПД)». Отличий два:

• Нет списания со склада — счёта 41 в проводках не будет.
• Себестоимость (если она есть) списывается отдельно, обычно со счёта 20 или 26.

Если фирма оказывает услуги без прямых затрат (консультации, аренда), последней проводки не будет — расходы соберутся на 26 счёте и закроются в конце месяца.

Типичные ошибки при отгрузке товара

Разберём, что чаще всего идёт не так и как это чинить.

Как проверить, что отгрузка прошла верно

После закрытия месяца сверьтесь по трём отчётам:

• ОСВ по счёту 41 — нет отрицательных остатков.
• ОСВ по счёту 62 — задолженность покупателя совпадает с суммой отгрузки.
• «Анализ учёта по НДС» — начисленный налог сходится с книгой продаж.

Если по 41 счёту где-то «минус» — значит, был разрыв в датах или пересорт. Такие места 1С подсвечивает при закрытии месяца сообщением о нехватке партий.

Частые вопросы