Возврат по кассе в 1С 8.3: как оформить чек возврата и вернуть деньги покупателю

Покупатель вернул товар и требует деньги — а касса уже пробила приход. Чтобы сделать возврат в 1С по кассе, недостаточно просто выдать наличные из ящика: нужен фискальный чек с признаком «возврат прихода», иначе сумма зависнет в отчётах, а при сверке с ОФД вылезет расхождение.

Ниже — как сделать возврат чека в 1С при наличной оплате и по карте, как в 1С сделать возврат чека частично и при обмене, что делать с предоплатой, сертификатом и маркированным товаром, какие проводки формируются и чем возврат отличается от отмены чека и коррекции. Инструкция под 1С:Бухгалтерию 8.3 и 1С:Розницу.

Возврат по кассе: что это и когда оформлять

Возврат по кассе — это фискальная операция, при которой ККТ печатает чек с признаком расчёта «возврат прихода». Он уменьшает выручку смены ровно на сумму, которую вы отдаёте покупателю.

Ключевое правило: возврат оформляется на той же кассе (ККТ), на которой был приход. Нельзя вернуть по одной кассе то, что пробили на другой.

Когда чек возврата нужен обязательно:

• 🔁 покупатель отдаёт товар и получает деньги — полностью или частично;
• 🔁 покупатель отказался от оплаченной, но не оказанной услуги;
• 🔁 возвращаете аванс (предоплату), от которой клиент отказался;
• 🔁 пробили лишний чек в открытой смене и исправляете его встречной операцией.

Когда чек возврата не нужен:

• покупатель — юрлицо или ИП, оплата была по безналу с расчётного счёта (ККТ при таком расчёте не применяется, возврат идёт платёжкой);
• товар не оплачивали вовсе (отказ до расчёта);
• вместо возврата делаете обмен на равноценный товар без движения денег — но чек всё равно нужен, об этом ниже.

Возврат, отмена или коррекция: три разные операции

Их путают чаще всего, и именно из-за путаницы потом не сходится сверка.

Коротко про разницу:

• ↩️ Отмена чека — исправление ошибки сразу после пробития, ещё до передачи товара. Технически это тот же чек «возврат прихода», только без товародвижения и без реального возврата денег покупателю.
• 🧾 Чек коррекции — исправление расчёта, который прошёл мимо кассы или ушёл в ОФД с неверной суммой. К возврату товара отношения не имеет.
• 🔁 Возврат — полноценная операция: товар обратно на склад, деньги покупателю, сторно реализации в учёте.

Подготовка: что проверить до оформления возврата

Пять минут проверки экономят вечер разбирательств с ОФД.

1. Смена открыта. Банк и касса → Кассовые смены. Если смены нет, чек не пробьётся: сначала откройте смену на ККТ (в РМК или кнопкой Открыть смену).
2. Касса та же. Найдите исходный чек продажи и посмотрите, на какой ККТ он пробит. Возврат — на ней же.
3. Форма расчёта прихода. Наличные, карта или смешанная оплата — возврат должен повторить структуру.
4. Денег в ящике хватает. Наличный возврат выдаётся из кассовой выручки; если выручки мало, придётся вносить деньги в кассу (ПКО с расчётного счёта).
5. Документ-основание. Заявление покупателя на возврат и накладная/акт — их номер пригодится в служебных документах.

Как сделать возврат чека в 1С при наличной оплате

Самый частый случай: покупатель принёс товар и чек, оплата была наличными, деньги отдаём из кассового ящика.

Возврат в тот же день (смена открыта)

1. Откройте Банк и касса → Розничные продажи (чеки).
2. Создайте новый документ, вид операции — Возврат.
3. Подберите товар из исходного чека (по штрихкоду или из списка).
4. Укажите способ оплаты Наличными, сумму к возврату.
5. Нажмите Пробить чек — ККТ напечатает чек «возврат прихода».
6. Выдайте деньги покупателю из ящика.

Отдельный расходный кассовый ордер в этом случае не нужен: возврат день в день попадёт в документ Отчёт о розничных продажах при закрытии смены и уменьшит сумму выручки, которая приходуется в кассу.

Возврат на другой день или после закрытия смены

Если реализация была вчера и раньше, чек «возврат прихода» всё равно нужен, но добавляется бухгалтерская часть:

1. Продажи → Возвраты товаров от покупателей → Возврат от розничного покупателя.
2. Заполните товар, количество, сумму (подтягиваются из документа продажи).
3. Проведите документ — сформируются проводки по возврату выручки.
4. Отдельно оформите выдачу денег: Банк и касса → Выдача наличных (РКО), вид операции Возврат покупателю.
5. Пробейте кассовый чек «возврат прихода» на ККТ (кнопка Пробить чек в РКО или отдельной операцией).

Как в 1С сделать возврат чека при оплате картой (эквайринг)

Если покупатель платил картой, наличные ему на руки не выдают — деньги возвращаются на ту же карту через банк-эквайер.

Порядок в 1С:

1. Документ возврата тот же — Розничные продажи (чеки) или Возврат товаров от покупателя.
2. Способ оплаты — Платёжная карта.
3. Проведите операцию по эквайринговому терминалу (возврат на карту).
4. Пробейте чек «возврат прихода», форма расчёта — безналичными.
5. Когда банк спишет сумму возврата, отразите её в Поступление на расчётный счёт / Операция по платёжной карте — остаток по счёту 57.03 должен закрыться.

Деньги на карту покупателя банк вернёт не мгновенно — обычно от 1 до 30 рабочих дней, зависит от банка-эмитента. Это нормально, в 1С операция уже закрыта.

Смешанная оплата: часть наличными, часть картой

Продали за 10 000 ₽: 3 000 ₽ наличными, 7 000 ₽ картой. При полном возврате пропорция сохраняется — 3 000 ₽ из ящика, 7 000 ₽ на карту. В чеке возврата заполняются обе формы расчёта, в 1С — две строки оплаты в документе возврата.

При частичном возврате (например, на 5 000 ₽) закон не требует строгой пропорции, но безопаснее вернуть в том же соотношении: сначала наличную часть, остаток — на карту. Так эквайринг не уйдёт в минус.

Возврат чека в 1С:Розница и в других конфигурациях

Логика одна — чек «возврат прихода» и документ возврата, но пути разные.

Как в 1С:Рознице сделать возврат по чеку продажи

1. В РМК нажмите Возврат (или Возврат по чеку).
2. Найдите чек продажи: по номеру, по дате смены, по штрихкоду чека.
3. Отметьте позиции, которые возвращаются, укажите количество.
4. Выберите форму возврата — наличные или карта.
5. Подтвердите — ККТ напечатает чек возврата, программа создаст документ Чек на возврат.

Если исходного чека в базе нет (продажа была до внедрения 1С, чек у покупателя на руках), в РМК доступен возврат без чека-основания: позиции подбираются вручную, а реквизиты исходного чека вписываются из бумажного экземпляра.

Частичный возврат и обмен товара

Покупатель вернул не всю покупку — это обычная ситуация, и чек нужен только на возвращаемую часть.

Частичный возврат. В документе возврата оставляете одну строку из трёх, количество — фактическое. Чек «возврат прихода» печатается на сумму этой строки. Остальная продажа остаётся как была.

Пример: в чеке три товара на 9 500 ₽, вернули один за 2 300 ₽. Чек возврата — на 2 300 ₽, выручка смены уменьшится на эту же сумму.

Обмен на другой товар. Деньги фактически не выдаются, но с точки зрения 54-ФЗ это две операции:

1. Чек «возврат прихода» на стоимость сдаваемого товара.
2. Новый чек «приход» на стоимость товара, который покупатель забирает.

Если новый товар дороже — покупатель доплачивает разницу, она попадает в чек прихода. Дешевле — разницу возвращаете наличными или на карту, формой расчёта исходной оплаты.

Особые сценарии: предоплата, сертификат, доставка, маркировка

Товар вернули после предоплаты

Если покупатель внёс аванс, в исходном чеке признак способа расчёта был «предоплата» (полная или частичная). При отказе:

• чек «возврат прихода» пробивается на сумму, которую реально возвращаете;
• признак способа расчёта в чеке возврата — тот же, что был при получении денег;
• в учёте сторнируется аванс, а начисленный НДС с аванса принимается к вычету.

Проводка на возврат аванса покупателю: Дт 62.02 Кт 50 (или 51), плюс Дт 68.02 Кт 76.АВ — вычет НДС с возвращённого аванса.

Возврат товара, оплаченного подарочным сертификатом

Продажа сертификата — это аванс, а не реализация. Если покупатель возвращает товар, купленный за сертификат, у вас два законных варианта:

1. Вернуть сертификат (восстановить номинал) — чек «возврат прихода» на стоимость товара, обязательство по авансу восстанавливается.
2. Вернуть деньги — если условия продажи сертификата это допускают. Чек возврата, форма расчёта — как при покупке сертификата.

В 1С удобнее второй вариант: сертификат в рознице учитывается через подарочные сертификаты и авансы, а ручное «восстановление номинала» требует корректировок.

Клиент возвращает товар с оплаченной доставкой

Стоимость доставки — отдельная услуга. Если товар вернули по причине брака, доставку по закону о защите прав потребителей возмещает продавец: чек возврата пробивается и на товар, и на услугу доставки.

Если покупатель просто передумал, доставку он обычно не получает обратно: в чеке возврата остаётся только товар, услуга доставки — фактически оказана.

Клиент вернул маркированный товар

Для товаров с кодами маркировки (обувь, одежда, шины, вода, молочка и т. д.) добавляется работа с ГИС МТ:

1. В чеке возврата указывается код маркировки возвращаемого товара — сканируйте КМ с упаковки.
2. 1С формирует уведомление в ГИС МТ, и товар возвращается в оборот на ваш баланс.
3. Если КМ повреждён или утрачен, нужна эмиссия нового кода и ввод в оборот по причине «возврат от физлица».

Проверить статус можно в Маркировка → ГИС МТ → журнал уведомлений: возврат должен иметь статус «Принят».

Какие проводки формирует возврат

Фискальный чек проводок не делает — их формируют учётные документы. Вот что уходит в бухгалтерию при возврате товара от розничного покупателя.

Суммы идут сторно (красным), потому что вы «откатываете» ранее признанную продажу. В рознице по счёту 90 к концу смены выручка уменьшится на сумму возврата — это и есть корректный результат.

Пример с числами: продали товар за 12 000 ₽ (в т. ч. НДС 20 % — 2 000 ₽), себестоимость 8 000 ₽. При полном возврате:

• сторнируется выручка 12 000 ₽ (Дт 62 Кт 90.01);
• сторнируется НДС 2 000 ₽ (Дт 90.03 Кт 68.02);
• сторнируется себестоимость 8 000 ₽ (Дт 90.02 Кт 41);
• из кассы уходит 12 000 ₽ (Дт 62 Кт 50).

На УСН проводки те же, только без НДС: возврат уменьшает доходы того периода, в котором фактически вернули деньги. Если продажа была в прошлом году, доход прошлого года не пересчитывается — уменьшается доход текущего.

Отмена чека: как убрать ошибочно пробитый чек

Отмена — это не кнопка «удалить». Пробитый и ушедший в ОФД чек стереть нельзя. Любое исправление фискального чека делается встречной операцией, а не удалением документа в 1С.

Что можно и нельзя:

• ✅ Пробить встречный чек «возврат прихода» на ту же сумму — в открытой смене это фактически отменяет ошибочную продажу.
• ✅ Сделать чек коррекции, если чек уже в ОФД, а исправить сумму нужно.
• ✅ Удалить документ Чек в 1С, если он ещё не пробит на ККТ (статус «Не пробит»). Фискальных данных не было — удалять безопасно.
• ❌ Просто пометить на удаление уже пробитый чек — фискальные данные в ОФД останутся, будет расхождение.

Если вы удалите пробитый документ Чек в базе, но не пробьёте встречный на кассе, ОФД и налоговая всё равно видят исходную операцию. Сверка не сойдётся.

Чек аннулирован в 1С — что это значит. Такой статус означает, что документ в базе помечен как недействительный: касса чек не пробила либо операция отменена до фискализации. Проверьте по журналу ККТ: если фискального документа нет — всё в порядке, ничего доделывать не нужно. Если есть — оформляйте встречную операцию.

Чек коррекции: когда без него не обойтись

Чек коррекции нужен, когда фискальный чек не бился вовсе или пробит с ошибкой в сумме, и вы это обнаружили позже. Классика — сбой связи, касса не пробила чек при продаже, а деньги приняли.

В 1С это отдельный документ Чек коррекции (в разделе кассовых операций). Указываете:

• тип коррекции — самостоятельная (нашли сами) или по предписанию ФНС;
• признак расчёта — приход или расход;
• основание — номер и дата документа-обоснования (акт, служебная записка).

Порядок действий при неприменении кассы:

1. Составьте служебную записку или акт: дата, сумма, причина (сбой, отключение электричества).
2. Пробейте чек коррекции «приход» на неучтённую сумму.
3. При самостоятельном исправлении до обнаружения налоговой штрафа обычно нет — важно успеть раньше ФНС.

Отменить чек коррекции напрямую нельзя: если коррекция оформлена ошибочно, пробивается обратная коррекция (с противоположным признаком расчёта) на ту же сумму, с новым основанием.

Как проконтролировать отправку чека в ОФД

Каждый чек — и продажи, и возврата — должен уйти оператору фискальных данных. Если связи не было, чеки копятся в очереди ККТ.

Где проверить в 1С:

1. Банк и касса → Кассовые смены — откройте нужную смену.
2. Столбец статуса отправки: чек либо Отправлен в ОФД, либо Не отправлен.
3. В журнале операций ККТ виден счётчик неотправленных документов.

Если чек возврата так и не ушёл, а смена уже закрыта — не пробивайте его заново. Дубль создаст двойной возврат. Сначала проверьте статус в личном кабинете ОФД.

Как сверить данные 1С, кассы и ОФД

После возвратов обязательно сверьте три источника, иначе к отчётности всплывут расхождения:

• 1С — отчёт Розничные продажи и оборотка по счёту 90.01 за смену.
• ККТ — Z-отчёт (отчёт о закрытии смены), строка «сумма возвратов».
• ОФД — личный кабинет оператора, итоги по смене.

Все три суммы возвратов должны совпасть до копейки. Если 1С показывает возврат, а в Z-отчёте его нет — чек не был пробит на кассе, только проведён в базе.

Отчёты в 1С для проверки возвратов

Повисший остаток на 57.03 — самый частый сигнал, что возврат на карту провели в 1С, но не сопоставили с выпиской банка.

Типичные ошибки при возврате по кассе

Отдельно соберём то, на чём спотыкаются чаще всего.

• 🚫 Выдали деньги без чека «возврат прихода». Касса не знает о возврате, выручка смены завышена. Решение — пробить чек возврата, пока смена открыта, или чек коррекции.
• 🚫 Возврат наличными при оплате картой. Форма расчёта должна совпадать с приходом. Возврат по карте — только на карту.
• 🚫 Удалили пробитый чек в 1С вместо встречной операции. В ОФД чек остался — расхождение при сверке.
• 🚫 Возврат пробили на другой кассе. ФНС ждёт возврат на той же ККТ, что и приход.
• 🚫 Перепутали возврат и чек коррекции. Вернули товар через коррекцию — товародвижение и склад не сойдутся.
• 🚫 Маркированный товар вернули без кода маркировки. Товар не вернётся в оборот, повторно продать его нельзя.
• 🚫 Обмен оформили одним чеком «на разницу». Фискальные суммы и склад разъезжаются.
• 🚫 РКО оформили, а чек не пробили (или наоборот). Касса и бухгалтерия расходятся на сумму возврата.
• 🚫 Не сверили Z-отчёт с 1С. Ошибку заметит уже налоговая, а не бухгалтер.

Если не помогло: смена закрыта, а возврат забыли

Бывает, что смену уже закрыли, а возврат оформить не успели. Открыть закрытую смену задним числом нельзя.

Что делать:

1. Оформите возврат в новой открытой смене — чек «возврат прихода» уменьшит выручку уже текущего дня.
2. В бухгалтерии проведите Возврат товаров от покупателя датой фактического возврата.
3. Если сумма возврата больше выручки текущей смены, ФН допускает «отрицательную» выручку по возвратам — это нормально, ОФД примет.

Для расхождений между сменами приложите служебную записку с пояснением — пригодится при проверке.

Покупатель потерял чек

Отсутствие чека — не основание отказать в возврате. Факт покупки подтверждают:

• электронный чек в личном кабинете ОФД или в приложении «Проверка чека» ФНС;
• данные вашей ККТ за смену (журнал в 1С — Розничные продажи (чеки));
• выписка по карте, если платили безналично;
• свидетельские показания и данные о продаже из базы.

В 1С найдите чек по дате, сумме и номенклатуре, дальше оформляйте возврат обычным порядком. В заявлении покупателя укажите, что оригинал чека утрачен.

Возврат покупателю-юрлицу

Если товар продали организации по безналу с расчётного счёта, ККТ не применяется — ни при продаже, ни при возврате. Оформляете:

1. Возврат товаров от покупателя (вид — от покупателя, не от розничного).
2. Платёжное поручение на возврат денег: Дт 62.01 Кт 51.
3. Корректировочный счёт-фактуру или СФ от покупателя — в зависимости от того, принимал ли он товар к учёту.

Чек нужен только в одном случае: расчёт с организацией шёл наличными или картой через ваш терминал.

Частые вопросы