Расходный кассовый ордер в 1С Бухгалтерия 8.3: как оформить

Расходный кассовый ордер (РКО) в 1С делают, когда из кассы наличными выдают деньги: поставщику, подотчётнику, на зарплату или в банк. Документ формирует проводку по кредиту счёта 50.01 и попадает в кассовую книгу.

Разберём, как сделать расходный кассовый ордер в 1С Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0): где он лежит, какой вид операции выбрать, какие проводки получатся и на чём чаще всего спотыкаются.

Где в 1С находится расходный кассовый ордер

Путь один для всех редакций БП 3.0:

Банк и касса → раздел Касса → Кассовые документы.

В журнале кассовых документов лежат и приходные (ПКО), и расходные ордера. Чтобы создать РКО, нажмите кнопку Выдача (в старых релизах — Расходный кассовый ордер).

💡 Если раздела «Касса» не видно — проверьте функциональность: Главное → Функциональность → вкладка Банк и касса. Галка «Кассовые документы» должна стоять.

Второй способ добраться до нужной суммы — из документа-основания. Например, из «Ведомости на выплату зарплаты» кнопка Выплатить → Расходный кассовый ордер создаст РКО уже заполненным.

Какой вид операции выбрать

Вид операции определяет счёт по дебету и печатную форму. Это первое поле в шапке РКО, и от него зависит всё остальное.

Не уверены, какой пункт нужен под вашу ситуацию — вот короткое дерево:

Как оформить РКО в 1С: пошагово

Сделаем расходный кассовый ордер на выдачу под отчёт — самый частый случай.

Дата и номер присваиваются автоматически по порядку. Не меняйте номера вручную и не проводите РКО задним числом с разрывом нумерации — кассовая книга «поедет».

Какие проводки формирует расходный кассовый ордер

По кредиту всегда касса — счёт 50.01. Дебет зависит от вида операции:

Проверить проводки можно прямо из документа — кнопка Дт/Кт (зелёная). Если суммы или счета выглядят не так — почти всегда причина в неверно выбранном виде операции.

Печать: форма КО-2 и подписи

1С печатает РКО по унифицированной форме КО-2. Кнопка Расходный кассовый ордер (КО-2) в шапке проведённого документа.

Что проверить перед выдачей денег:

• 💰 сумма прописью и цифрами совпадает;
• 🧾 заполнено основание и «Приложение» (документы-основания);
• 🖊️ есть строки для подписи руководителя, главбуха, кассира и получателя;
• 🆔 паспортные данные получателя — для выдачи стороннему физлицу.

⚠️ Кассир выдаёт деньги только после подписи получателя «Сумму прописью получил». Без этого ордер считается неисполненным.

Кассовая книга и отчёт кассира

Каждый проведённый РКО автоматически попадает в кассовую книгу (форма КО-4). Отдельно её вести не нужно.

Сформировать за день: Банк и касса → Кассовые документы → кнопка Кассовая книга. 1С соберёт все приходные и расходные ордера за период, посчитает остаток на конец дня и выведет лист кассовой книги с вкладным листом кассира.

💡 Остаток наличных в кассе на конец дня не должен превышать установленный лимит остатка кассы (кроме дней выплаты зарплаты). Лимит организация утверждает сама; малый бизнес и ИП вправе его не устанавливать.

Типичные ошибки при создании РКО

Отдельно вынесем то, из-за чего документ проводится «криво» или не проводится вовсе.

• 🔴 Не тот вид операции. Выбрали «Прочий расход» вместо «Оплата поставщику» — получите неверную проводку и «зависший» долг контрагента.
• 🔴 Отрицательный остаток в кассе. 1С не даст выдать больше, чем есть. Сначала оформите ПКО на поступление, потом РКО.
• 🔴 Превышение лимита наличных расчётов. Между юрлицами и ИП по одному договору — не более 100 000 ₽ наличными (Указание ЦБ № 5348-У). 1С не блокирует, но при проверке это штраф.
• 🔴 Разрыв нумерации. Проведение задним числом ломает порядок номеров в кассовой книге. Проверяйте хронологию.
• 🔴 Пустая статья ДДС. Без неё РКО не попадёт в отчёт о движении денежных средств корректно.

Если нужного вида операции нет

Иногда выплата не укладывается в стандартный список — например, оплата госпошлины наличными через кассу или выдача материальной помощи.

Тогда:

1. Выберите вид операции Прочий расход.
2. В поле Счёт дебета вручную поставьте нужный счёт (для госпошлины часто 68.10 или 91.02, для матпомощи — 73.03 / 91.02).
3. Заполните аналитику (субконто) под этот счёт.

Так закрывается практически любая нестандартная выдача наличных, которую не описывают типовые виды операций.

Частые вопросы