Расходный кассовый ордер в 1С 8.3: пошагово с проводками

Расходный кассовый ордер в 1С 8.3 делают через раздел Банк и касса → Касса → Кассовые документы: нажмите Выдача, выберите вид операции, укажите получателя и сумму, проведите документ. Печатная форма КО-2 и проводка по кредиту счёта 50 формируются автоматически.

РКО оформляют на любую выдачу наличных из кассы: под отчёт, зарплату, поставщику, возврат покупателю, сдачу в банк. От выбранного вида операции зависят проводки и набор полей — это главное, где путаются новички.

Что такое расходный кассовый ордер и когда он нужен

Расходный кассовый ордер (РКО) — первичный документ на выдачу наличных денег из кассы организации. Унифицированная форма — КО-2.

Основание для оформления — Указание Банка России № 3210-У. Каждая выдача из кассы должна быть закрыта расходным ордером, иначе это нарушение кассовой дисциплины.

Когда оформляют РКО:

• 💵 выдача денег под отчёт (командировка, хознужды);
• 👷 выплата зарплаты, аванса, отпускных из кассы;
• 🏢 оплата поставщику наличными;
• ↩️ возврат денег покупателю;
• 🏦 сдача наличной выручки в банк (инкассация);
• 🤝 выдача займа, взноса учредителя обратно.

Где найти РКО в 1С Бухгалтерии 8.3

Расходные и приходные кассовые ордера лежат в одном журнале.

1. Откройте раздел Банк и касса.
2. Перейдите в Кассовые документы.
3. В журнале нажмите кнопку Выдача — откроется новый расходный ордер.

Кнопка Поступление в том же журнале создаёт приходный ордер. Оба документа отражаются в кассовой книге.

Как сделать расходный кассовый ордер: пошаговая инструкция

Разберём на примере выдачи под отчёт 15 000 ₽ сотруднику.

1. Банк и касса → Кассовые документы → Выдача.
2. В поле Вид операции выберите нужный тип (см. таблицу ниже). Для примера — Выдача подотчётному лицу.
3. Проверьте дату и счёт учёта (обычно 50.01 — касса организации).
4. Укажите сумму — 15 000.
5. Заполните получателя (Подотчётное лицо) и статью движения денежных средств.
6. На вкладке Печать внесите Основание («Выдача под отчёт на хознужды»), Приложение (реквизиты заявления/приказа) и данные документа, удостоверяющего личность, если нужно.
7. Нажмите Провести.
8. Кнопкой Расходный кассовый ордер (КО-2) распечатайте форму.

Виды операций расходного ордера и какой выбрать

Вид операции определяет, какие поля и проводки подставит 1С. Выбирайте по сути платежа.

Какие проводки формирует расходный кассовый ордер

По кредиту всегда счёт 50 (касса), по дебету — счёт из вида операции.

Проверить проводки можно кнопкой Дт/Кт (движения документа) прямо в форме проведённого ордера.

Печать формы КО-2 и кассовая книга

После проведения нажмите Расходный кассовый ордер (КО-2) — 1С сформирует унифицированную форму с суммой прописью, основанием и строками для подписей.

Все расходные и приходные ордера за день попадают в кассовую книгу:

• Банк и касса → Кассовая книга;
• задайте период и нажмите Сформировать;
• 1С выведет форму КО-4 с оборотами и остатком на конец дня.

РКО и онлайн-касса

Само проведение РКО в 1С не отправляет чек в ОФД — это внутренний бухгалтерский документ.

Если наличные принимаются или возвращаются физлицу через розницу, чек пробивается отдельно на фискальном регистраторе (документ Чек в рабочем месте кассира). РКО в этом случае оформляют на инкассацию — сдачу выручки, а не на каждую продажу.

Типичные ошибки при оформлении РКО

• ❌ Неверный вид операции — самая частая. Из-за неё проводка встаёт не на тот счёт (например, поставщик вместо подотчёта).
• ❌ Выдача больше остатка — 1С не проведёт документ, но некоторые «правят» дату задним числом. Так плодятся отрицательные остатки по кассе.
• ❌ Пустое основание в КО-2 — форма без основания недействительна.
• ❌ Дубль зарплатного РКО при уже проведённой ведомости — двойное списание по счёту 70.
• ❌ Превышение лимита 100 000 ₽ наличными по одному договору с юрлицом/ИП — нарушение, штраф.

Частые вопросы