Выставление счетов на оплату в 1С 8.3: пошагово

Чтобы в 1С выставить счёт, откройте Продажи → Счета покупателям, нажмите «Создать», выберите контрагента и товары — документ готов к печати за минуту. Дальше — как в 1С сделать счёт на оплату без ошибок: где найти журнал, какие реквизиты обязательны, как выписать и отправить бланк покупателю, как отследить оплату.

Ситуация знакомая: клиент по телефону просит «скиньте счётик до обеда», а вы открыли не тот раздел и ищете, куда вбить банковские данные. На деле счёт на оплату в 1С создаётся в пару кликов, а половину полей программа подставит сама.

Что такое счёт на оплату в 1С и зачем он нужен

Счёт на оплату — документ, по которому покупатель перечисляет вам деньги. В нём реквизиты продавца, перечень товаров или услуг, сумма и банковские данные для платежа.

Юридически это не первичный документ, а оферта — предложение оплатить (ГК РФ, ст. 435). Первичкой по 402-ФЗ счёт не является, поэтому проводок в бухучёте он не формирует. Движения появятся позже: при поступлении оплаты и при отгрузке.

Где в 1С найти счёт на оплату

Журнал документов лежит в разделе продаж, но путь зависит от конфигурации:

Раздела «Счета покупателям» не видно? Включите его: Главное → Функциональность → Продажи → Счета покупателям. В интерфейсе «Такси» журнал также ищется через строку поиска по кнопке с лупой — наберите счета покупателям.

Три способа создать счёт: что выбрать

Прежде чем заводить счёт вручную, посмотрите, нет ли готового основания — так быстрее и без опечаток.

Что проверить до того, как заводить счёт

Три вещи, из-за которых потом приходится переделывать документ.

Реквизиты организации. Главное → Реквизиты организации — банковский счёт должен быть заполнен и указан как основной. Без банковского счёта бланк распечатается без р/с, и покупатель физически не сможет заплатить.

Контрагент. Справочники → Контрагенты → Создать. Введите ИНН — при подключённом сервисе 1С:Контрагент название, КПП и адрес подтянутся из ЕГРЮЛ. Заводить вручную тоже можно: вид (юрлицо / ИП / физлицо), наименование, реквизиты.

Номенклатура. Товары и услуги заведите один раз в Справочники → Номенклатура и сразу проверьте ставку НДС в карточке — именно из неё она попадёт в счёт.

Как в 1С создать счёт на оплату: пошаговая инструкция

Порядок одинаков для 1С 8.3 Бухгалтерия и 1С:Предприятие 8.3 в целом — отличаются только названия разделов.

Шапка документа

В шапке — четыре поля, которые определяют всё остальное: дата, организация (если их несколько в базе), контрагент и договор. Валюта и вид цен подтягиваются из договора.

Если в базе одна организация, поле «Организация» скрыто — включается в Главное → Функциональность → Организация.

Табличная часть: товары и услуги

Позиции добавляют кнопкой «Добавить» или сразу пачкой через «Подбор» — там видно остатки и цены. Услугу от товара отличать не нужно: вид определяется типом номенклатуры.

Цену 1С берёт из вида цен договора. Если вид цен не задан, поле останется пустым — заполните руками.

Условия об оплате и сроке действия

Поле «Оплата до …» печатается в бланке и заметно ускоряет платежи. Рядом задаются валюта расчётов и процент предоплаты, если работаете по авансу.

Обязательные реквизиты бланка «Счёт на оплату»

Чтобы банк покупателя провёл платёж без вопросов, в печатной форме должны быть все пункты ниже.

Дополнительные условия в бланке

Через настройку печатной формы и кнопку «Реквизиты продавца и покупателя» в бланк добавляют:

• 📝 срок действия счёта («Счёт действителен 5 банковских дней»);
• 📦 условия отгрузки и самовывоза;
• ✍️ подпись руководителя, главбуха и печать организации;
• 📞 контакты ответственного менеджера.

Логотип и факсимиле

Главное → Организации → Логотип и печать — загружаются картинки логотипа, факсимильной подписи и печати. После этого счёт печатается сразу «с картинками», подписывать от руки не нужно.

Как выписать счёт и отправить его покупателю

1. В документе нажмите «Печать → Счёт на оплату».
2. Проверьте форму. Правки вносятся прямо в печатной форме после нажатия кнопки «Редактировать».
3. Сохраните в PDF (Ещё → Сохранить) или отправьте из 1С кнопкой «Отправить» — письмо уйдёт на e-mail контрагента, бланк приложится файлом.

Чтобы отправка работала, один раз настройте почту: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи.

Счёт через ЭДО отправлять не обязательно: он не первичка, достаточно PDF на почту. Но если оператор ЭДО подключён, счёт можно отправить и им — покупателю удобнее хранить всё в одном месте.

Два сценария: предоплата и оплата после отгрузки

Как в 1С выставить счёт на авансовый платёж

Отдельного вида документа для аванса нет — используется тот же «Счёт покупателям». Укажите в табличной части сумму частичной оплаты либо задайте процент предоплаты в условиях.

В назначении платежа впишите «Авансовый платёж по договору № … от …» — так покупатель верно укажет основание в платёжке, и оплата встанет на нужный договор.

Связь счёта с дальнейшими документами

Из проведённого счёта по кнопке «Создать на основании» формируются:

• 💰 Поступление на расчётный счёт — когда пришли деньги;
• 📦 Реализация (акт, накладная) — при отгрузке;
• 🧾 Счёт-фактура или УПД — для НДС;
• 📄 Доверенность и Приходный кассовый ордер — при наличных расчётах.

Реквизиты и позиции переносятся автоматически. Проверьте только дату и фактическое количество — если отгрузили меньше, чем выставили, лишние строки из реализации удалите.

Какие проводки появятся потом, а не в момент выставления счёта:

Как контролировать оплату выставленных счетов

В журнале Продажи → Счета покупателям есть колонка «Оплачено» — она показывает статус каждого счёта: пусто, частично, полностью. Частичную оплату видно по сумме: в колонке стоит меньше, чем в итоге документа.

Для полной картины:

• отчёт Продажи → Отчёты → Счета покупателям — оплачено / не оплачено с расшифровкой;
• отчёт «Задолженность покупателей» в разделе Руководителю;
• ОСВ по счёту 62.01 — кто и сколько должен по всем договорам.

Типичные ошибки при выставлении счетов

• ❌ Нет банковских реквизитов — бланк без р/с, оплатить нельзя. Заполните карточку организации.
• ❌ Не та ставка НДС в номенклатуре — уедут и итог, и сумма налога. Проверяйте карточку товара, а не сам счёт.
• ❌ Дубль контрагента — оплата встала на «второго» покупателя, счёт висит неоплаченным.
• ❌ Счёт не проведён — остался черновиком и не попал в отчёты. Всегда жмите «Провести».
• ❌ Старая дата — счёт задним числом путает нумерацию и срок оплаты. Ставьте текущую.
• ❌ Пустая цена — в договоре не задан вид цен, 1С подставить цену не смогла. Заполните вручную или настройте вид цен.
• ❌ Счёт на «не ту» организацию — в базе их несколько, а в шапке осталась прошлая. Реквизиты в бланке уйдут чужие.

Как выписывать счета на оплату в 1С быстрее

• ⚡ Копирование — выделите похожий счёт, Ещё → Скопировать или F9: меняете сумму, и готово.
• ⚡ Наборы номенклатуры — частые комплекты товаров сохраняйте как набор, добавляется одной строкой.
• ⚡ Автоотправка — настроенная почта в Администрирование → Органайзер позволяет слать счета из 1С, не выгружая PDF.
• ⚡ Регулярные счета — в УНФ и УТ есть механизм периодического выставления по договорам подписки; в Бухгалтерии его заменяет копирование пачкой.
• ⚡ Счёт из заказа — в УТ/УНФ счёт создаётся из заказа покупателя одним кликом, вместе со сроками и скидками.

Частые вопросы