Филиал (обособленное подразделение) контрагента в 1С 8.3: как завести правильно

Филиал контрагента заводят отдельной карточкой в справочнике Контрагенты: тот же ИНН, что у головной организации, но свой КПП. Одной карточкой обойтись нельзя — поле КПП в 1С 8.3 Бухгалтерия одно, а у обособленного подразделения оно другое.

Ниже — как создать обособленное подразделение контрагента, как добавить филиал к уже заведённому контрагенту, что делать с предупреждением о дубле ИНН и какой КПП подставлять в счета-фактуры. Подходит для 1С:Бухгалтерия 8.3 (БП 3.0), базовая, ПРОФ и КОРП.

Почему филиал — это отдельная карточка контрагента

У юрлица и его обособленных подразделений один ИНН на всех. Различает их КПП — код причины постановки на учёт. Голова стоит на учёте по своему адресу, каждое ОП — по своему.

В карточке контрагента 1С хранит ровно один КПП. Значит, если расчёты идут и с головой, и с филиалом (или с двумя филиалами), под каждый КПП нужна своя запись.

💡 Быстрый ориентир по КПП: 5-й и 6-й знаки — причина постановки. 01 — головная организация, 43 — филиал, 44 — представительство, 45 — иное обособленное подразделение, 50 — крупнейший налогоплательщик.

Понять, с кем именно вы работаете, помогает короткая проверка.

Что подготовить перед вводом

Чтобы не переделывать, соберите реквизиты именно обособленного подразделения, а не только головы:

• 🔢 ИНН юрлица (общий с головной организацией);
• 🏢 КПП обособленного подразделения — из договора, счёта или счёта-фактуры;
• 📍 адрес места нахождения ОП (для документов и доставки);
• 🏦 банковские реквизиты, по которым идут расчёты с филиалом;
• 📝 номер и дату договора, заключённого с этим подразделением.

Ключевой реквизит — КПП. Именно он должен попасть в счёт-фактуру, иначе покупатель не примет НДС к вычету.

Как завести обособленное подразделение контрагента в 1С 8.3 Бухгалтерия

Порядок одинаковый и для создания филиала «с нуля», и для случая, когда голова уже заведена, а нужно добавить к контрагенту обособленное подразделение.

Дальше договоры, счета и накладные оформляйте на эту карточку — КПП филиала подставится в документы автоматически.

Как в 1С добавить филиал к контрагенту: группировка

Когда у одного юрлица несколько подразделений, карточки удобно собрать в одну папку.

1. В справочнике Контрагенты нажмите Создать группу.
2. Назовите папку по юрлицу — Ромашка ООО.
3. Перенесите в неё головную карточку и карточки филиалов (перетаскиванием или через Ещё → Переместить в группу).

В списке это выглядит наглядно:

ИНН одинаковый, КПП разные — так и должно быть.

КПП в счетах-фактурах и первичке

Реквизит КПП тянется в документы из карточки контрагента, выбранной в документе. Отсюда правило:

• 📄 продаёте филиалу — в накладной и счёте-фактуре выбирайте карточку филиала, тогда в строке КПП покупателя встанет КПП ОП;
• 📥 покупаете у филиала — то же самое: КПП поставщика возьмётся из его карточки;
• 🏛 работаете с головой — выбирайте карточку головы с КПП …01001.

⚠️ Если ошибиться карточкой, в счёт-фактуру попадёт чужой КПП. Для покупателя это дефект реквизита и повод для отказа в вычете НДС. Проверяйте КПП покупателя перед проведением реализации.

Договоры, банковские счета и сальдо по расчётам (счета 60 и 62) в этом случае ведутся раздельно по каждой карточке — это удобно для сверки с подразделением.

Особенности по сценариям

У филиала свой расчётный счёт. Заведите банковский счёт в карточке филиала. Платёжки и выписки привяжутся к нему.

Расчёты идут через голову, а поставку делает филиал. Ориентируйтесь на счёт-фактуру: чей КПП в ней указан, ту карточку и используйте. Обычно это КПП подразделения-отгрузчика.

Филиал за рубежом или без КПП. У иностранных подразделений КПП может не быть — тогда поле оставляют пустым, а различают карточки по наименованию.

КОРП с учётом по обособленным подразделениям. Речь про ОП вашей организации, а не контрагента. На ввод филиалов контрагента это не влияет — механика та же, отдельными карточками.

Типичные ошибки и как их избежать

Как проверить, что филиал заведён верно

• В списке контрагентов карточки головы и филиала стоят рядом, ИНН совпадает, КПП разные.
• В Оборотно-сальдовой ведомости по счёту 62 (или 60) по каждой карточке — своё сальдо.
• В печатной форме счёта-фактуры КПП покупателя/продавца совпадает с договором.

Частые вопросы