Как завести счёт на оплату в 1С от поставщика: пошагово

Чтобы завести счёт на оплату в 1С от поставщика, откройте раздел «Покупки» → «Счета от поставщиков», нажмите «Создать» и заполните контрагента, договор и список товаров. Документ регистрирует выставленный поставщиком счёт и служит основанием для оплаты и поступления.

Главное, что путают новички: «Счёт от поставщика» не делает бухгалтерских проводок и не приходует товар. Это документ-заготовка. Из него в один клик создаётся платёжка и накладная, а сумма к оплате подтягивается в отчёты по расчётам с поставщиками.

Что за документ «Счёт от поставщика» и зачем он нужен

Документ хранит условия сделки, которые прислал поставщик: что покупаем, сколько, по какой цене и до какого числа надо заплатить. Он есть в 1С:Бухгалтерии 8, редакция 3.0 — раздел меняться не будет от релиза к релизу.

Зачем его вообще заводить, если можно сразу оплатить:

• 📌 не потеряется сумма к оплате — счёт виден в списке и в отчётах;
• ⚡ оплата и поступление создаются на основании, без повторного ввода номенклатуры;
• 📅 видно срок оплаты и остаток долга по каждому контрагенту;
• 🧾 из документа печатается счёт с реквизитами вашей организации.

💡 Если счёт разовый и вы платите сразу — можно обойтись без него и сформировать «Списание с расчётного счёта» напрямую. Документ «Счёт от поставщика» нужен, когда между выставлением и оплатой есть пауза или счетов много.

Где найти счета от поставщиков в 1С

Список открывается так: «Покупки» → блок «Покупки» → «Счета от поставщиков».

Здесь виден весь журнал: номер, дата, контрагент, сумма и статус оплаты. По статусу удобно фильтровать — сразу видно, что ещё не оплачено.

Как завести счёт на оплату от поставщика: пошагово

Разберём ввод документа по шагам — от кнопки «Создать» до статуса «Оплачен».

Заполнение шапки документа

Шапка — это реквизиты сделки. Ниже что означает каждое поле.

⚠️ Проверьте ссылку НДС рядом с суммой. «НДС в сумме» — цена уже с налогом; «НДС сверху» — налог добавится к цене. Ошибка здесь исказит итог счёта.

Табличная часть: товары, услуги и возвратная тара

Основные данные вносятся на двух вкладках.

Вкладка «Товары и услуги»

Здесь построчно перечисляем, что покупаем:

• Номенклатура — позиция из справочника (товар, материал или услуга);
• Количество — сколько единиц;
• Цена — за единицу;
• Сумма — считается сама (количество × цена);
• % НДС — ставка: 20%, 10%, 0% или «Без НДС»;
• НДС — сумма налога, рассчитывается автоматически;
• Всего — итог по строке с учётом НДС.

Пример. Бумага А4, 10 пачек по 300 ₽ = 3 000 ₽. При ставке 20% и режиме «НДС в сумме» налог = 3 000 ÷ 120 × 20 = 500 ₽, «Всего» = 3 000 ₽.

Через кнопку «Ещё» → «Изменить форму» можно вывести дополнительные графы — Код и Артикул номенклатуры, если нужны для сверки.

Вкладка «Возвратная тара»

Отдельная вкладка для тары, которую вернёте поставщику (поддоны, ящики, баллоны). Заполняется так же: номенклатура, количество, цена, сумма. Если возвратной тары нет — вкладку не трогаем.

Подвал документа: итоги, комментарий, ответственный

Внизу формы:

• Строка итогов — общая сумма и сумма НДС по всему документу;
• Комментарий — произвольная заметка (например, «оплатить с расчётного счёта в банке»);
• Ответственный — кто завёл счёт (подставляется текущий пользователь).

Ввод оплаты и поступления на основании счёта

Главный смысл документа — не вводить данные дважды. Всё создаётся кнопкой «Создать на основании»:

После оплаты статус счёта сам сменится на «Оплачено». Если оплата прошла частично — увидите «Оплачено частично» и остаток долга.

Проверить движение по счёту помогают две команды в меню «Ещё»:

• 🔎 Анализ оплаты — сколько уже оплачено и что осталось;
• 📦 Анализ поступления — на какую сумму оприходовано по этому счёту.

Печатные формы счёта

Кнопка «Печать» отдаёт «Счёт на оплату» с реквизитами вашей организации и поставщика. Форму можно выгрузить в PDF или Excel и отправить контрагенту.

Загрузка электронного счёта от поставщика

Вбивать номенклатуру руками не обязательно. Счёт можно получить готовым:

• 📨 Через ЭДО — если с поставщиком настроен обмен, электронный счёт, УПД или ТОРГ-12 прилетают в 1С и превращаются в документ автоматически;
• 🖼 Из скана или PDF — сервисы распознавания (например, встроенная загрузка из файла или внешние решения) читают счёт и заполняют строки;
• ⌨️ Вручную — универсальный способ, когда счёт пришёл на бумаге или картинкой без распознавания.

💡 Массовая загрузка окупается, когда счетов десятки в день. Для двух-трёх в неделю быстрее внести руками.

Отчёты для проверки: неоплаченные счета

Чтобы не пропустить срок, откройте список «Счета от поставщиков» и отфильтруйте по статусу «Не оплачено» — это и есть перечень счетов, не оплаченных поставщикам.

Для контроля долгов в целом используйте ОСВ по счёту 60: кредитовое сальдо — ваш долг перед поставщиками, дебетовое — выданные авансы.

Частые ошибки и как их избежать

Что чаще всего идёт не так:

• ❌ Ждут проводок от счёта. Их нет — проводки даёт «Поступление», созданное на основании.
• ❌ Путают НДС «сверху» и «в сумме» — итог не сходится со счётом поставщика.
• ❌ Неверный вид договора — поле «Договор» пустое, документ не выбрать.
• ❌ Оплата не «на основании» — платёж не привяжется к счёту, статус останется «Не оплачено».

Частые вопросы