Где найти и как сформировать карточку индивидуального учёта сумм начисленных выплат в 1С 8.3 Бухгалтерия

Пришёл запрос из фонда или налоговой — просят карточку индивидуального учёта сумм начисленных выплат по конкретному сотруднику. А бухгалтер впервые слышит про такой документ и не понимает, где его в 1С 8.3 Бухгалтерия найти.

Ситуация типовая. Карточка ведётся автоматически, отдельно её нигде «не заводят» — она собирается из данных по зарплате и взносам. Ниже — где именно в 1С Бухгалтерия предприятия 3.0 эта карточка лежит, как её сформировать по одному человеку или по всем, и что проверить перед печатью.

Что это за карточка и зачем она нужна

Вести учёт начисленных выплат и страховых взносов по каждому физлицу работодатель обязан по закону (НК РФ, ст. 431, п. 4). Форму карточки чиновники не утвердили жёстко — есть рекомендованная, ей и пользуются программы 1С.

В карточке по одному сотруднику за год видно:

• 💰 суммы выплат и иных вознаграждений помесячно;
• 📉 суммы, не облагаемые взносами;
• 🧮 базу для начисления взносов (в пределах лимита и сверх него);
• 🏥 начисленные взносы на ОПС, ОМС, ВНиМ и на травматизм.

Проще говоря, это расшифровка «сколько человеку начислили и сколько с него взносов посчитали». Её просят при проверках, сверках с фондом, а также при увольнении сотрудника вместе с другими справками.

💡 Не путайте с карточкой по НДФЛ (регистр налогового учёта по налогу на доходы). Это разные документы: одна — про взносы, вторая — про НДФЛ.

Где найти карточку в 1С 8.3 Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 карточка спрятана в блоке зарплатной отчётности. Путь:

Зарплата и кадры → раздел Страховые взносы → Карточка учёта страховых взносов

Если пункт не видно сразу — проверьте, включена ли в программе зарплата. При настройке Учёт зарплаты ведётся = «Во внешней программе» отчёты по взносам в Бухгалтерии будут скрыты, и карточку придётся формировать в 1С:ЗУП.

⚠️ В 1С Бухгалтерия расчёт зарплаты рассчитан на небольшой штат (примерно до 60 человек). При большой численности карточку и всю отчётность по взносам обычно ведут в 1С:ЗУП — там этот же отчёт лежит в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате.

Если пункта «Страховые взносы» нет

Быстрая проверка настроек:

1. Откройте Главное → Настройки → Функциональность (или Настройки зарплаты).
2. Убедитесь, что ведение учёта зарплаты включено в этой базе.
3. Проверьте права: у пользователя должна быть роль с доступом к зарплатным отчётам.

Как сформировать карточку: пошагово

Отдельно «создавать» карточку не нужно — это отчёт, а не документ. Данные в нём появляются автоматически по мере начисления зарплаты и расчёта взносов за месяц.

Что попадает в карточку: короткий пример

Возьмём сотрудника с окладом 60 000 ₽ в месяц, без необлагаемых выплат. За январь в карточке будет примерно так:

Дальше суммы идут нарастающим итогом: в феврале база станет 120 000 ₽ и так до конца года, пока не упрётесь в предельную величину базы (тогда часть взносов считается по пониженному тарифу).

💡 Хотите быстро прикинуть взносы с выплаты для сверки с карточкой — воспользуйтесь калькулятором ниже.

Как проверить, что карточка сходится

Перед тем как отдавать карточку в фонд или подшивать, сверьте её с другими данными.

Если суммы в карточке и в РСВ расходятся — почти всегда причина в непроведённых или перепроведённых документах начисления зарплаты. Перепроведите зарплату за нужные месяцы и сформируйте карточку заново.

Типичные ошибки

Частые причины, по которым карточка формируется пустой или с неверными суммами:

• ❌ Не выбран год или указан короткий период — базы считаются с начала года, поэтому период всегда с 1 января.
• ❌ Зарплата не проведена — отчёт берёт данные только из проведённых начислений.
• ❌ Учёт зарплаты во внешней программе — Бухгалтерия просто не хранит нужных данных, карточку надо брать из ЗУП.
• ❌ Необлагаемые выплаты введены обычным начислением — тогда они попадут в базу. Пособия и матпомощь нужно оформлять правильными видами начислений.
• ❌ Смотрят не тот отчёт — карточку по НДФЛ путают с карточкой по взносам.

Частые вопросы