Книга доходов и расходов в 1С 8.3: где найти и как сформировать пошагово

Книга доходов и расходов в 1С 8.3 живёт не в документах, а в отчётах — поэтому её и не найти среди журналов. Если ищете, где найти КУДиР, и перебираете разделы наугад, вы просто смотрите не туда: книга учёта доходов и расходов не заводится руками, она формируется как отчёт по проведённой первичке.

Короткий ответ: Отчёты → УСН → Книга доходов и расходов УСН для упрощёнки и Отчёты → ИП → Книга учёта доходов и расходов (ОСНО) для предпринимателя на общей системе. Дальше — точные пути в интерфейсе, пошаговое формирование, примеры с цифрами, ручные записи и разбор случаев, когда суммы не встают.

Где находится КУДиР в 1С 8.3

Раздел зависит от системы налогообложения. В 1С КУДиР не спрятан — просто отчёт называется по-разному под УСН и ОСНО.

Отчёт удобно закрепить: правый клик по строке в меню → Добавить в избранное, и КУДиР окажется под звёздочкой в начальной странице.

Если блока УСН в разделе «Отчёты» нет вообще — в базе не включена упрощёнка. Это первое, что проверяют, когда книга доходов и расходов в 1С не находится.

Что отражается в книге доходов и расходов

КУДиР — налоговый регистр, из которого выводится налоговая база. Программа собирает его из первички автоматически, по кассовому методу: доход — на дату денег, расход — после оплаты и выполнения остальных условий.

На УСН 6 % графа «Расходы» в разделе I не заполняется — там важны только доходы и уплаченные взносы в разделе IV. Это норма, а не ошибка программы.

Как настроить КУДиР в 1С 8.3

Пока не задана система налогообложения и учётная политика, книга останется пустой или неполной. Всё настраивается в Главное → Налоги и отчёты.

Порядок признания расходов при УСН «Доходы минус расходы»

Расход попадёт в книгу доходов и расходов только когда выполнены ВСЕ условия из настройки. Это ключевой момент, из-за которого расходы «теряются».

• 🛒 Материалы — оприходованы и оплачены поставщику.
• 📦 Товары — оприходованы, оплачены и реализованы покупателю.
• 🔧 Услуги и работы — приняты к учёту по акту и оплачены.
• 🏭 ОС и НМА — оплачены и введены в эксплуатацию, списываются равными долями по кварталам до конца года.
• 👷 Зарплата, взносы, НДФЛ — только по факту выплаты и перечисления.

Порядок признания доходов

С доходами проще: кассовый метод без оговорок. Доход отражается на дату поступления денег — оплата от покупателя, полученный аванс, зачёт взаимных требований. Возврат покупателю уменьшает доход той же датой (строка с минусом).

Как сформировать КУДиР в 1С 8.3 пошагово

Само формирование — пара кликов. Но перед этим базу нужно «дозакрыть», иначе книга покажет черновик.

1. Перепроведите документы за период: Операции → Групповое перепроведение документов, отбор по организации и году.
2. Проверьте, что нет непроведённых платёжек и накладных — Все документы, отбор по пометке проведения.
3. Выполните Закрытие месяца за каждый месяц периода (Операции → Закрытие месяца).
4. Откройте Отчёты → Книга доходов и расходов УСН.
5. Задайте период (как правило, год) и организацию.
6. Нажмите Сформировать.
7. Сверьте итоги раздела I с оборотами по счетам 50, 51, 62, 76.

Где найти и распечатать книгу учёта доходов и расходов

Кнопки печати и выгрузки — в шапке сформированного отчёта:

• 🖨 Печать — выводит книгу по разделам; в диалоге можно выбрать только нужные.
• 💾 Сохранить как (значок дискеты) — Excel, PDF, ODS.
• ⚙️ Показать настройки — детализация: вывод расшифровок, группировка по регистратору. Незаменимо, когда нужно понять, откуда взялась конкретная сумма.
• 🔍 Двойной клик по строке книги открывает документ-источник.

Почему в 1С 8.3 в книгу доходов и расходов не попадают доходы и расходы

Самая частая жалоба: документы есть, а в КУДиР пусто или неполно. Разберём по симптомам.

Как отражаются в книге покупки: материалы, товары, основные средства

Разберём на цифрах — так виднее, почему расход появляется в книге не в момент накладной.

Материалы

Купили материалы на 120 000 ₽ 10 марта, оплатили 5 апреля. Расход попадёт в КУДиР 5 апреля — по дате оплаты, поскольку оприходование уже было.

Оплатили аванс 200 000 ₽ 20 февраля, а поступление оформили 15 марта — расход признается 15 марта, по дате оприходования.

Товары

Товар на 300 000 ₽ оприходован и оплачен в январе, но продан покупателю только в мае — и половина партии. В КУДиР за январь ничего не будет, в мае появится расход 150 000 ₽.

Программа считает это при закрытии месяца, опираясь на способ оценки МПЗ из учётной политики. Партии считаются автоматически, вручную ничего делить не нужно.

Покупка основного средства при УСН «Доходы минус расходы»

ОС не списывают разом. Стоимость делится на равные доли по кварталам, оставшимся до конца года.

Купили и ввели в эксплуатацию станок за 800 000 ₽ в июне (II квартал), оплата прошла полностью:

Если бы ввели в IV квартале — вся сумма легла бы одной строкой в IV квартале. Записи создаёт регламентная операция «Признание расходов на приобретение ОС для УСН» в закрытии месяца, а сама расшифровка видна в разделе II книги.

Книга доходов и расходов ИП на ОСНО в 1С 8.3

У предпринимателя на общей системе своя форма книги — с разделами по товарам, амортизации, зарплате и прочим расходам. Она применяется по приказу ФНС, а не по 135н.

• Включите ОСНО в Главное → Налоги и отчёты → Система налогообложения.
• Отчёт лежит в Отчёты → Книга учёта доходов и расходов (ОСНО), блок ИП.
• Учёт — кассовый метод плюс связь «расход ↔ полученный доход».
• Формируется так же: период → Сформировать → печать или выгрузка.

Ручная корректировка записей КУДиР в 1С

Иногда сумма объективно должна быть в книге, но регламент её не подтягивает: нетиповая операция, ручные проводки, перенос остатков при переходе на 1С. Тогда запись вносят вручную.

• Документ: Запись книги учёта доходов и расходов (УСН).
• Путь: Операции → УСН → Записи книги доходов и расходов (УСН).
• Разделы I, II, IV заполняются напрямую, каждый на своей вкладке.
• В графе «Содержание» пишите реквизиты первичного документа — иначе строка в книге будет безымянной.

Программа такие строки не пересчитывает: изменили первичку — правьте и ручную запись сами.

Анализ учёта по УСН: проверяем книгу перед сдачей декларации

Прежде чем доверять цифрам в КУДиР, прогоните базу через встроенные проверки.

• 🔍 Отчёты → Анализ учёта по УСН — наглядная схема: доходы, расходы, куда что попало. Кликом проваливаетесь до документа.
• 🧮 Отчёты → Анализ состояния налогового учёта по УСН — сверка сумм по блокам.
• 📑 Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 50, 51, 62, 60, 76 — сверьте обороты с итогами раздела I.
• 📊 Итог раздела I должен совпасть со строками доходов и расходов в декларации по УСН.

Показал расхождение — правьте первичку и перезакрывайте месяц, а не саму книгу.

Как отправить книгу доходов и расходов в налоговую

КУДиР не сдают в ИФНС вместе с декларацией. Её ведут и хранят, а предоставляют только по требованию при проверке.

• Заверять книгу в инспекции не нужно, планово подавать — тоже.
• По запросу ИФНС книгу выгружают в PDF/Excel и отправляют через 1С-Отчётность (Отчёты → 1С-Отчётность → Письма) как ответ на требование — либо распечатывают, нумеруют, прошивают и подписывают.
• Планово в налоговую уходит декларация по УСН, а не сама книга.
• Хранить КУДиР и первичку нужно не менее пяти лет.

Особые случаи и подводные камни

• 💳 Эквайринг. Доход — на дату зачисления денег банком, а не на дату чека. Сумма в КУДиР идёт полная, банковская комиссия — отдельный расход (при УСН 15 %).
• 🧾 Розница и кассовые чеки. Отчёт о розничных продажах формирует доход, но записи книги появляются после проведения поступления денег в кассу или на счёт.
• ↩️ Возврат покупателю. Уменьшает доход текущей датой, строкой с минусом. Сторнировать прошлый период не нужно.
• 🔄 Смена объекта с 6 % на 15 %. Задайте новую дату в Налоги и отчёты — старый период останется по прежним правилам, но обязательно перепроведите документы после смены.
• 📑 Агентские и комиссионные схемы. В доход идёт только вознаграждение, транзитные суммы принципала — нет. Следите за видом договора в документах.
• 🧮 УСН с НДС. Если организация платит НДС при УСН, суммы налога, предъявленные покупателю, в доходы КУДиР не включаются. Проверьте настройку НДС на вкладке Налоги и отчёты → НДС.
• 📅 Переход на 1С посреди года. Записи книги за период до переноса автоматика не восстановит — вносите их ручными записями по данным старой программы.

Типичные ошибки

• ❌ Формируют книгу до закрытия месяца — расходы при УСН не признаны, база занижена.
• ❌ Меняют настройки налогов, но не перепроводят документы за прошлые периоды.
• ❌ Ждут расходы на товары, не реализовав их покупателю.
• ❌ Списывают ОС одной суммой вместо равных долей по кварталам.
• ❌ Правят КУДиР вручную вместо исправления первички — при перезакрытии правки задваиваются.
• ❌ На УСН 6 % ищут расходы в разделе I: их там быть не должно, взносы — в разделе IV.
• ❌ Включают в доходы займы и личные пополнения счёта ИП.

Частые вопросы