Ордерный склад в 1С: разбираемся, что это и как с ним работать

Кладовщик принял машину товара в 8 утра, а бухгалтер оформит поступление только к вечеру, когда придут документы от поставщика. Что делать с товаром эти десять часов? Он уже на складе, его надо ставить на полки, а в базе его ещё нет. Вот ровно эту дырку и закрывает ордерный склад.

Ордерный склад в 1С — это режим работы склада, при котором фактическое движение товара (принял/выдал) и его финансовое оформление (поступление/реализация) разведены на два разных документа и два разных сотрудника. Если коротко отвечать на вопрос «ордерные склады в 1С что это» — это способ учёта, где кладовщик работает ордерами, а бухгалтер — накладными, и делают они это независимо друг от друга.

Ниже — где эта схема включается, чем отличается от обычной, кому она реально нужна, и как настроить приёмку с отгрузкой по шагам.

Что такое ордерный склад в 1С простыми словами

Слово «ордер» здесь — это внутренний складской документ. Их два вида:

• 📥 Приходный ордер на товары — кладовщик фиксирует, что́ и сколько он физически принял.
• 📤 Расходный ордер на товары — кладовщик фиксирует, что́ и сколько он физически выдал.

Ордер отвечает только на вопрос «сколько штук проехало через ворота склада». Он не знает ни цен, ни поставщика по документам, ни НДС. Это чисто складская бумага.

А финансовые документы — Поступление товаров и Реализация товаров — вводит уже другой человек (оператор, бухгалтер) и в своё время. Они отвечают на вопрос «на сколько рублей и по каким условиям».

💡 Главная идея: склад живёт по факту и по количеству, бухгалтерия — по документам и по деньгам. Ордерная схема позволяет им не ждать друг друга.

Зачем вообще разводить эти два действия

На небольшом складе продавец сам и принимает коробку, и тут же бьёт поступление — одним документом. Это безордерная (обычная) схема, и для маленького магазина её более чем достаточно.

Проблемы начинаются, когда:

• 🚚 товар приезжает раньше документов (или наоборот);
• 👥 кладовщик и бухгалтер — это разные люди в разных кабинетах;
• 📦 на складе адресное хранение, ячейки, несколько зон;
• ⏱ нужно принять фуру за 20 минут, а не сверять построчно цены.

Ордерный склад снимает зависимость «пока бухгалтер не проведёт — кладовщик стоит». Каждый делает свою часть в удобный момент.

Чем ордерная схема отличается от обычной (безордерной)

Разница — в количестве документов и в том, кто их вводит.

Ключевой плюс ордерной схемы виден в последней паре строк. Если кладовщик по факту принял 98 коробок, а в накладной их 100 — система сама покажет расхождение в 2 штуки. При обычной схеме такую недостачу легко провести не глядя.

⚠️ Обратная сторона: документов вдвое больше и сотрудников нужно двое. На складе из одного человека ордерная схема только добавит лишних кликов.

Кому подходит ордерный склад, а кому нет

Прежде чем включать режим, честно ответьте: закрывает ли он вашу реальную боль. Ниже — короткий разбор по типичным ситуациям.

Правило простое: ордерная схема оправдана там, где физическое движение товара и его документальное оформление реально расходятся во времени или между людьми. Нет расхождения — нет смысла.

В каких конфигурациях 1С есть ордерный склад и что нужно

Ордерная схема — функция управленческих и торговых конфигураций, а не «Бухгалтерии предприятия». В обычной БП складского ордерного режима нет.

Где ордерный склад доступен:

• 🟡 1С:Управление торговлей (УТ), ред. 11.4 / 11.5 — базовый вариант, чаще всего вопрос про него.
• 🟡 1С:ERP Управление предприятием — самая развитая ордерная схема, с адресным хранением и заданиями на отбор/размещение.
• 🟡 1С:Комплексная автоматизация (КА) — тот же движок, что в УТ/ERP.
• 🟡 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — упрощённая ордерная схема для небольших компаний.

Требования к системе минимальны: подойдёт актуальная платформа 1С:Предприятие 8.3 и конфигурация не ниже указанных редакций. Отдельного оборудования ордерная схема не требует — это настройка, а не модуль. Терминалы сбора данных (ТСД) подключаются опционально, если нужен штрихкодовый отбор.

💡 Если вы на «1С:Бухгалтерии» и вам нужен ордерный склад — это сигнал, что вы переросли БП и вам ближе УТ или КА.

Как настроить ордерный склад в 1С: пошагово

Разберём на примере УТ 11.5 — в ERP и КА логика та же, отличаются лишь названия разделов. Ордерная схема включается на уровне конкретного склада, а не всей базы: можно держать один склад ордерным, другой — обычным.

Теперь по шагам подробнее.

1. Включите складской учёт. Раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Установите флажок использования нескольких складов и ордерного учёта.
2. Откройте карточку склада. В списке складов выберите тот, который делаете ордерным (или создайте новый).
3. Настройте приёмку. В карточке склада в разделе ордерной схемы поставьте использование ордеров при поступлении. Здесь же выбирается, оформлять ордер при поступлении товаров или по расписанию.
4. Настройте отгрузку. Аналогично включите ордера при отгрузке и возвратах.
5. Определите статусы ордеров. Решите, использовать ли статусы (К поступлению / Принято, К отгрузке / Отгружено) — они дают этапный контроль.
6. Проверьте роли. У кладовщика должны быть права на приходные/расходные ордера, у оператора — на накладные.

После сохранения склад работает по-новому: любое поступление и отгрузка на нём потребуют ордера.

Приёмка товаров на ордерном складе: приходный ордер

Разберём полный цикл на числах. Поставщик отгрузил нам 100 коробок плитки на условную сумму 250 000 ₽.

Порядок действий:

1. 📄 Оператор создаёт документ Поступление товаров на 100 коробок / 250 000 ₽ — но это ещё не значит, что товар на складе. Появляется распоряжение на приёмку.
2. 📥 Кладовщик открывает список Приёмка (рабочее место Склад → Приёмка), видит задание и создаёт Приходный ордер на товары.
3. 🔢 Он вводит фактическое количество. Приехало не 100, а 98 коробок — кладовщик так и пишет: 98.
4. ✅ Проводит ордер. Именно в этот момент 98 коробок встают в остатки склада.
5. 📊 Расхождение (100 в накладной против 98 по факту) попадает в отчёт по расхождениям — по нему выставят претензию поставщику или скорректируют поступление.

Обратите внимание на разрыв: поступление на 100 штук уже в базе, а на складе реально 98. Пока кладовщик не оформит ордер — количества на складе нет вообще, сколько бы накладных ни провели.

⚠️ Частая путаница новичков: «провёл поступление, а товара на складе нет». На ордерном складе так и должно быть — товар появляется от ордера, а не от накладной.

Отгрузка товаров с ордерного склада: расходный ордер

Отгрузка — зеркало приёмки. Клиент купил 30 коробок.

1. 📄 Менеджер проводит Реализацию товаров на 30 коробок — это распоряжение на отгрузку.
2. 📤 Кладовщик в рабочем месте Отгрузка видит задание и создаёт Расходный ордер на товары.
3. 🔢 Собирает заказ, при необходимости корректирует факт (нашлось только 29 годных — фиксирует 29).
4. ✅ Проводит расходный ордер — в этот момент товар списывается с остатков склада.

Как и на приёмке, факт отгрузки определяет ордер, а не накладная. Реализация может «висеть» проведённой, но пока нет расходного ордера — со склада ничего не ушло.

Жизненный цикл документов удобно держать в голове через статусы:

Перемещение товаров на ордерном складе

Если товар едет с одного ордерного склада на другой, ордера оформляются с обеих сторон:

• на складе-отправителе — расходный ордер (товар ушёл);
• на складе-получателе — приходный ордер (товар приехал).

Между ними товар числится «в пути». Это удобно: видно, что коробки уже покинули один склад, но ещё не оприходованы на другом. При обычной схеме такой промежуточный статус не отследить.

Как контролировать работу склада: отчёты и рабочие места

Главный риск ордерной схемы — «зависшие» распоряжения: накладную провели, а ордер оформить забыли. Товар либо не встал на склад, либо не списался.

Что смотреть регулярно:

• 📋 Рабочие места «Приёмка» и «Отгрузка» — здесь висят невыполненные задания кладовщику. Пустой список = всё оформлено.
• 📈 Отчёт по расхождениям приёмки/отгрузки — где факт разошёлся с документом.
• 📊 Ведомость по товарам на складах — сверка фактических остатков.
• 🔎 Товары к оформлению — накладные без ордеров и ордеры без накладных.

💡 Заведите правило: в конце смены список Приёмка/Отгрузка должен быть пустым. Это самая простая профилактика «потерянного» товара.

Типичные ошибки при работе с ордерным складом

Собрал то, на чём спотыкаются чаще всего.

• ❌ Ждут появления товара от накладной. Провели поступление, удивляются, что остатка нет. На ордерном складе остаток даёт ордер.
• ❌ Не закрывают распоряжения. Реализация проведена, расходный ордер не оформлен — товар не списался, инвентаризация «не бьётся».
• ❌ Включают ордерную схему на крохотном складе. Один человек, десять продаж в день — ордера только тормозят. Обычной схемы хватит.
• ❌ Путают статусы. Считают, что «Принято» появляется само. Нет — статус двигает кладовщик, проводя ордер.
• ❌ Не разделяют права. Если кладовщик и оператор — один пользователь с полными правами, смысл контроля теряется.
• ❌ Ставят ордерную схему на всю базу, а не на склад. Режим включается по каждому складу отдельно; не обязательно делать ордерными все.

Проверьте, поняли ли вы схему

Частые вопросы