Как оформить пересортицу товаров в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово

Инвентаризация закрылась, а по одному складу вылезло сразу два движения: по «Гвозди 3×70» — недостача, по «Гвозди 3×80» — излишек. Это и есть пересортица: один товар по документам ушёл вместо другого. Разберём, как сделать пересортицу в 1С 8.3 Бухгалтерия — от инвентаризации до проводок, — и в каких случаях излишки с недостачами можно зачесть, а когда придётся проводить их порознь.

Сразу главное: в 1С:Бухгалтерии 3.0 нет отдельного документа «Пересортица» (он есть в УТ и Рознице). Здесь всё оформляется связкой из трёх документов и одной ручной операции. Ниже — пошаговая инструкция без воды.

Что такое пересортица и почему она возникает

Пересортица — одновременный излишек одного сорта (артикула, размера) товара и недостача другого сорта того же наименования. Возникает не из воздуха, а из конкретных сбоев в учёте.

Типичные причины:

• 📦 кладовщик отгрузил похожий артикул вместо нужного (перепутал размер, цвет, фасовку);
• 🏷️ приёмка оприходовала товар не на ту номенклатурную позицию;
• 🔢 ошибка в штрихкоде или при сканировании;
• 📝 пересорт в первичке поставщика, который «переехал» в базу без проверки;
• 🗂️ в справочнике «Номенклатура» заведены дубли одной позиции.

💡 Пересортица — это учётная проблема, а не воровство. Если по итогам зачёта суммы сходятся в ноль, ущерба у организации нет. Но оформить её всё равно нужно, иначе остатки в базе не сойдутся со складом.

Где в 1С искать причину расхождений

Прежде чем оформлять пересортицу, проверьте, не техническая ли это ошибка. Инструменты внутри программы:

• отчёт Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с группировкой по номенклатуре и складам;
• отчёт Ведомость по товарам (Склад → Отчёты);
• Анализ субконто по конкретной номенклатуре — покажет всю цепочку движений.

Часто «пересортица» оказывается двойным вводом одной накладной или проведённым не тем документом. Тогда её не оформляют — исправляют первичку.

Условия зачёта пересортицы: когда излишки закрывают недостачу

Зачесть излишки и недостачу разрешено не всегда. Правило закреплено в п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации (Приказ Минфина № 49). Одновременно должны выполняться все четыре условия.

Если хотя бы одно условие не выполняется — зачёт запрещён. Излишки приходуются как доход, недостача списывается на расходы (или на виновных) по отдельности.

Проверьте свой случай:

Пересортица товара в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Общая логика в 1С:Бухгалтерии 3.0 такая: сначала фиксируем факт расхождения инвентаризацией, затем оприходуем излишки и списываем недостачу, а взаимозачёт равных количеств оформляем ручной операцией.

Шаг 1. Провести инвентаризацию товаров

Раздел Склад → Инвентаризация товаров. Создаём документ:

1. Указываем Склад и Организацию.
2. Кнопка Заполнить → Заполнить по остаткам на складе — программа подтянет учётные количества.
3. В колонку Количество фактическое вносим реальные данные пересчёта.
4. Программа сама рассчитает Отклонение: минус — недостача, плюс — излишек.

⚠️ Документ «Инвентаризация товаров» проводок не делает. Это только ведомость расхождений (аналог ИНВ-3 / ИНВ-19). Движения по счетам сформируют документы на его основании.

Из инвентаризации по кнопке Создать на основании доступны «Оприходование товаров» и «Списание товаров».

Шаг 2. Оприходовать излишки

Документ Склад → Оприходование товаров (или на основании инвентаризации). В нём остаются строки с плюсовым отклонением.

Проводка:

Дт 41.01  Кт 91.01  — оприходован излишек товара по рыночной стоимости

Стоимость излишка = рыночная цена на дату инвентаризации (п. 9, 14 ФСБУ 5/2019). В налоговом учёте эта сумма — внереализационный доход (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Шаг 3. Списать недостачу

Документ Склад → Списание товаров. Остаются строки с минусовым отклонением.

Проводки:

Дт 94    Кт 41.01  — отражена недостача по учётной стоимости
Дт 91.02 Кт 94     — недостача в пределах норм / без виновных
Дт 73.02 Кт 94     — недостача отнесена на виновное лицо (если установлено)

Шаг 4. Оформить взаимозачёт пересортицы (ручная операция)

Вот ключевой момент, который отличает Бухгалтерию от УТ. Автоматического зачёта здесь нет — равные количества разных сортов зачитываем вручную.

Раздел Операции → Операции, введённые вручную → Создать → Операция.

💡 При зачёте в количестве всё сходится, но по сумме может остаться разница — сорта редко стоят одинаково. Положительную разницу относят в доход (91.01), отрицательную — в расход (91.02).

Чек-лист оформления

Пример с числами

По складу «Основной», МОЛ Иванова, за июль инвентаризация показала:

• «Плитка бежевая 30×30» — излишек 10 м², учётная/рыночная цена 500 ₽;
• «Плитка бежевая 20×20» — недостача 10 м², учётная цена 450 ₽.

Одно наименование, один МОЛ, один период, равное количество — зачёт возможен.

Итог: недостача по «20×20» закрыта, излишек по «30×30» списан, в расходы ушло 500 ₽ разницы. Остатки на складе сошлись.

Бухгалтерский и налоговый учёт пересортицы

Два контура расходятся, и это частый источник ошибок.

Бухгалтерский учёт (ФСБУ 5/2019):

• излишки — по рыночной стоимости в прочие доходы (91.01);
• недостача — через счёт 94, затем на 91.02 или на виновных (73.02);
• зачёт разрешён при выполнении четырёх условий.

Налоговый учёт (НК РФ):

• излишки — внереализационный доход (п. 20 ст. 250 НК РФ);
• недостача сверх норм без виновных — во внереализационные расходы только при документальном подтверждении отсутствия виновных (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ);
• зачёт пересортицы в НК РФ прямо не предусмотрен — налоговики нередко требуют показать доход по излишку и расход по недостаче в полной сумме.

⚠️ Из-за этого расхождения между БУ и НУ возникают постоянные разницы. Если ведёте учёт по ПБУ 18/02, в ручной операции проставьте суммы НУ и ПР по соответствующим строкам — иначе программа не рассчитает налог на прибыль корректно.

Результат пересортицы попадёт в Отчёт о финансовых результатах (строки прочих доходов/расходов) и в декларацию по налогу на прибыль (внереализационные доходы/расходы). Проверьте, что суммы БУ и НУ разведены правильно.

Типичные ошибки при оформлении пересортицы

• ❌ Зачитывают разные наименования. «Похожие» товары — не одно наименование. Зачёт незаконен.
• ❌ Проводят зачёт документом «Пересортица». В Бухгалтерии 3.0 такого документа нет — только ручная операция.
• ❌ Забывают про НУ и ПР в ручной операции — налог на прибыль считается неверно.
• ❌ Приходуют излишек по учётной цене вместо рыночной — занижают доход.
• ❌ Не оформляют решение руководителя о зачёте — нет основания для проводок.
• ❌ Списывают недостачу мимо счёта 94 сразу на 91 — теряется контроль расчётов.

Как предотвратить пересортицу

• 🔎 регулярная выборочная инвентаризация по проблемным группам;
• 📷 приёмка и отгрузка по штрихкодам, а не «на глаз»;
• 🧹 чистка справочника «Номенклатура» от дублей;
• 👥 закрепление складов за конкретными МОЛ;
• 📊 периодический контроль ОСВ по счёту 41 в разрезе складов.

Видео: оформление пересортицы в 1С 8.3

Частые вопросы