Приходная накладная в 1С: как оформить поступление товара

Приходная накладная в 1С — это документ, которым вы приходуете поступивший от поставщика товар: заносите номенклатуру, количество, цену и суммы, а программа формирует проводки по счетам учёта и, при необходимости, регистрирует счёт-фактуру и НДС к вычету.

Тут есть нюанс, который путает новичков. В 1С:Управление торговлей и 1С:Рознице документ так и называется — «Приходная накладная». А в 1С:Бухгалтерии 8.3 тот же смысл несёт документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». Разберём оба варианта: где найти, как заполнить и что проверить.

Что такое приходная накладная и зачем она нужна

Накладная фиксирует факт приёмки ценностей на склад. Без неё товар нельзя ни продать, ни списать — в учёте его просто нет.

Документ решает сразу несколько задач:

• 📦 приходует товар на склад (регистр остатков);
• 💰 отражает долг перед поставщиком по счёту 60.01;
• 🧾 принимает НДС к вычету и создаёт запись для книги покупок;
• 📊 формирует проводки в бухгалтерском и налоговом учёте.

Где найти приходную накладную в 1С

Путь зависит от конфигурации.

Дальше показываю на примере 1С:Бухгалтерии — логика полей везде похожая.

Шапка документа: что заполнить

Шапка — это верхняя часть, где вы описываете «кто, кому и по какому основанию».

Накладная № и От

Реквизиты первичного документа поставщика. Номер и дата — как в его накладной или УПД, а не ваши внутренние. По дате «От» встанет дата признания расходов и вычета НДС.

Номер и дата документа 1С

Внутренний номер программа присвоит сама по порядку. Вручную его не трогайте — собьёте нумерацию.

Контрагент и Договор

• Контрагент — поставщик из справочника. Новых удобно заводить по ИНН: 1С подтянет реквизиты из ЕГРЮЛ.
• Договор — вид «С поставщиком». Если договора нет, подойдёт разовый — но валюта и вид расчётов должны совпадать с реальными.

Счёт на оплату

Необязательное поле. Если приход делаете на основании выставленного счёта — выберите его, и табличная часть заполнится автоматически.

Организация и Склад

• Организация — ваша фирма (в базе может быть несколько).
• Склад — куда приходуете. От него зависят остатки. Если складской учёт не ведётся, поле можно скрыть в настройках.

Флажок «Оригинал получен»

Служебная отметка: пришёл ли бумажный оригинал накладной. На проводки не влияет, но помогает бухгалтеру отслеживать недостающую первичку.

Ссылка «Расчёты»

Здесь задаются счета расчётов (60.01 и 60.02 для авансов) и порядок зачёта аванса. По умолчанию 1С ставит Автоматически — менять стоит только под нестандартную схему.

Ссылка «Грузоотправитель и грузополучатель»

Заполняется, если фактический отправитель или получатель груза отличается от контрагента и вашей организации. Для печатной ТОРГ-12 это важно.

Ссылка «НДС»

Две настройки: НДС сверху или НДС в сумме, и флажок «Счёт-фактура включает НДС». От первого зависит, как программа посчитает суммы в таблице.

Табличная часть: строки товара

Основная часть документа — перечень поступивших позиций. Каждая строка = одна номенклатура.

Основные колонки:

• Номенклатура — товар из справочника. Новую позицию заводите здесь же, указав вид «Товар».
• Количество — сколько поступило, в единицах учёта.
• Цена — за единицу без учёта того, что НДС «в сумме» или «сверху».
• Сумма — считается автоматически (Количество × Цена).
• %НДС — ставка: 20%, 10%, 0%, Без НДС.
• НДС — сумма налога, программа выделяет сама.
• Всего — итог по строке с НДС.

Колонки учёта:

• Счёт учёта — обычно 41.01 для товаров, 10.01 для материалов. 1С подставит по виду номенклатуры.
• Счёт НДС — 19.03 для товаров.
• Способ учёта НДС — появляется при раздельном учёте: Принимается к вычету, Учитывается в стоимости, Блокируется до подтверждения 0%, Распределяется.
• Расходы (НУ) — принимаются ли расходы в налоговом учёте.

Колонки для импорта:

• Номер ГТД — номер таможенной декларации для импортного товара.
• Страна происхождения — из справочника стран.

Дополнительные графы табличной части

Через кнопку «Ещё → Изменить форму» можно добавить служебные колонки: Код, Артикул, Единица, Мест (число грузовых мест). Они удобны для сверки с бумажной накладной, но на проводки не влияют.

Подвал документа

Нижняя часть — итоги и служебные реквизиты.

• Строка итогов — суммы «Всего» и «НДС (в т.ч.)» по всему документу. Сверьте их с накладной поставщика до копейки.
• Регистрация счёта-фактуры — поля Счёт-фактура № и от. Заполнили, нажали Зарегистрировать — 1С создаст документ «Счёт-фактура полученный» и запись в книге покупок.
• Комментарий — произвольная заметка (например, номер заявки).
• Ответственный — кто оформил документ. Подтянется из настроек пользователя.

Как оформить приходную накладную: пошагово

Какие проводки формирует приходная накладная

После проведения нажмите Дт/Кт — увидите движения. Для обычного поступления товара с НДС они такие:

Пример. Поступил товар: 100 шт по 240 ₽ с НДС 20%. Итого 24 000 ₽, из них НДС 24000 / 120 × 20 = 4000 ₽. Проводки:

• Дт 41.01 Кт 60.01 — 20 000 ₽;
• Дт 19.03 Кт 60.01 — 4 000 ₽;
• Дт 68.02 Кт 19.03 — 4 000 ₽ (после регистрации счёта-фактуры).

Печатные формы документа

По кнопке «Печать» доступны:

• 📄 ТОРГ-12 — товарная накладная;
• 📄 М-4 — приходный ордер (для материалов);
• 📄 Ценники и этикетки — по строкам документа;
• 📄 Счёт-фактура — если он зарегистрирован.

Особенности заполнения по сценариям

Не каждый приход укладывается в стандартную схему.

Поступление в неавтоматизированную торговую точку (НТТ)

Товар в рознице учитывают по продажным ценам. При приходе на НТТ добавляется проводка на торговую наценку:

• Дт 41.11 Кт 60.01 — товар в НТТ;
• Дт 41.11 Кт 42.01 — торговая наценка.

Поступление услуг вместе с товаром

Если в накладной есть доставка или другие услуги, используйте вид операции «Товары, услуги, комиссия» — там появится отдельная закладка «Услуги».

Загрузка приходной накладной из Excel

Когда позиций сотни, вбивать руками долго. Варианты:

• Загрузка из УПД/накладной по ЭДО — самый быстрый способ, документ создаётся автоматически.
• Обработка «Загрузка данных из табличного документа» — сопоставляете колонки Excel с полями 1С.
• Сканирование ТСД — для складов со штрихкодами.

При загрузке из Excel следите за сопоставлением колонок:

• Наименование → Номенклатура;
• Кол-во → Количество;
• Цена → Цена;
• Ставка НДС → %НДС.

Типичные ошибки и как их избежать

Ещё частые промахи:

• ❌ дата документа стоит текущая, а не дата накладной поставщика — «уедет» период вычета;
• ❌ выбран договор с покупателем вместо поставщика;
• ❌ для импорта не заполнены ГТД и страна;
• ❌ забыли флажок «Счёт-фактура включает НДС» при особой схеме.

Если не помогло

Когда документ не проводится, а причина неясна:

1. Откройте «Дт/Кт → Ещё → Отчёт о движениях» — увидите, какой регистр даёт сбой.
2. Проверьте, закрыт ли период (Администрирование → Даты запрета изменения).
3. Перепроведите документы поставщика за месяц через «Групповое перепроведение».
4. Если строка ошибки вида Поле объекта не обнаружено (СчетУчета) — обновите конфигурацию до актуального релиза, в старых бывали баги форм.

Частые вопросы