Приходная накладная в 1С 8.3: создание, проводки и печать

Приходная накладная в 1С — это документ, которым оприходуют поступившие товары, материалы и услуги от поставщика. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Розница) она называется по-разному, но суть одна: зафиксировать приход на склад, поставить его на баланс и принять к вычету входящий НДС.

Отдельного объекта с названием «Приходная накладная» в 1С:Бухгалтерии 8.3 нет — эту роль выполняет документ Поступление (акт, накладная, УПД). Ниже разберём, где его найти, как заполнить каждое поле, какие проводки он делает и на чём чаще всего спотыкаются.

Что такое приходная накладная и где она в 1С

Приходная накладная закрывает две задачи сразу:

• 📦 учёт запасов — товар или материал появляется на складе в нужном количестве и по нужной цене;
• 💰 расчёты с поставщиком — растёт кредиторская задолженность по счёту 60, а по счёту-фактуре появляется право на вычет НДС.

Где создаётся документ в разных конфигурациях:

💡 В обиходе бухгалтеры называют этот документ «приходной накладной» по аналогии с бумажной ТОРГ-12. В программе ищите его в разделе Покупки.

Дальше показываю на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 — механика в остальных конфигурациях аналогична.

Как создать приходную накладную: пошаговая инструкция

Теперь по каждому блоку подробно.

Шапка документа: контрагент, договор, склад

Шапка — это верхняя часть, где задаются реквизиты сделки. Разберём поля по порядку.

• Накладная № и От — номер и дата документа поставщика (входящий номер). Это не внутренний номер 1С, а то, что указано в бумажной накладной. Дата влияет на дату оприходования и на период НДС.
• Номер — внутренний номер документа в 1С. Присваивается автоматически, вручную его обычно не трогают.
• Контрагент — поставщик из справочника Контрагенты. Если его нет, создаётся новый прямо из поля.
• Договор — договор с видом С поставщиком. Здесь настраиваются валюта, вид взаиморасчётов и счета учёта расчётов.
• Счёт на оплату — необязательное поле; связывает поступление с ранее выставленным счётом.
• Флажок «Оригинал получен» — служебная отметка: пришёл ли бумажный оригинал. На проводки не влияет, помогает контролировать документооборот.
• Организация — ваша фирма (если в базе их несколько).
• Склад — место, куда приходуется товар. От склада зависят остатки и, при партионном учёте, себестоимость.

Ссылки «Расчёты», «Грузоотправитель», «НДС»

Под шапкой есть три служебные ссылки — их часто пропускают, а зря.

• 🔗 Расчёты — здесь задаются счета учёта расчётов с поставщиком (по умолчанию 60.01 и 60.02 для авансов) и порядок зачёта аванса. Если в базе выданы авансы, проверьте этот блок.
• 🔗 Грузоотправитель и грузополучатель — заполняется, когда фактический отправитель груза отличается от поставщика по договору. Нужно для корректной печатной формы.
• 🔗 НДС — переключатель НДС сверху / НДС в том числе. Ошибка здесь ведёт к неверной сумме документа.

⚠️ Если сумма поступления «не сходится» с накладной поставщика на копейки-рубли — первым делом смотрите переключатель НДС по ссылке НДС.

Табличная часть документа: номенклатура, количество, цена

Табличная часть — это перечень того, что вы приходуете. Основные графы:

Счёт учёта, счёт НДС и способ учёта НДС

Три «бухгалтерских» колонки, которые определяют проводки:

• Счёт учёта — куда встаёт стоимость: 41.01 для товаров, 10.01 для материалов, 08.04 для оборудования к монтажу и т. д. Подтягивается из настроек номенклатуры.
• Счёт НДС — как правило 19.03 (НДС по приобретённым МПЗ).
• Способ учёта НДС — для раздельного учёта: Принимается к вычету, Учитывается в стоимости, Блокируется до подтверждения 0 %, Распределяется. Если раздельного учёта нет — оставляйте Принимается к вычету.

Расходы (НУ), номер ГТД и страна происхождения

• Расходы (НУ) — для услуг и работ: статья затрат и признание в налоговом учёте.
• Номер ГТД и Страна происхождения — заполняются для импортных товаров. С 2021 года вместо номера ГТД используется регистрационный номер декларации на товары (РНПТ для прослеживаемых). Если товар прослеживаемый, эти поля обязательны.

Дополнительные графы: код, артикул, единица, мест

Через кнопку Ещё → Изменить форму в таблицу можно добавить служебные колонки:

• Код и Артикул — из карточки номенклатуры, удобно для сверки с накладной поставщика.
• Единица — единица измерения (шт., кг, упак.).
• Мест — количество грузовых мест, попадает в печатную форму ТОРГ-12.

Подвал документа: счёт-фактура, итоги, ответственный

Нижняя часть документа:

• Строка итогов — суммарные Всего и НДС по всему документу. Сверьте их с итогом бумажной накладной перед проведением.
• Регистрация счёта-фактуры — поля Счёт-фактура № и от. Введите номер и дату документа поставщика и нажмите Зарегистрировать. Без этого шага НДС к вычету не примется.
• Комментарий — произвольная заметка для себя.
• Ответственный — кто оформил документ; подставляется текущий пользователь.

💡 Если поставщик прислал УПД (универсальный передаточный документ), выбирайте вид операции Товары, услуги, комиссия и ставьте признак УПД — тогда отдельный счёт-фактуру регистрировать не нужно.

Какие проводки формирует приходная накладная

После проведения документ создаёт движения по счетам. Типовой набор для поступления товара с НДС:

Проверить проводки можно кнопкой Дт/Кт в проведённом документе. Всегда сверяйте сумму по кредиту 60 с итогом накладной поставщика — расхождение здесь означает ошибку в ставке НДС или цене.

Помимо бухгалтерских проводок документ делает движения по регистрам: НДС предъявленный, Товары на складах, Расчёты с поставщиками. Именно из них потом собираются книга покупок и оборотка.

Печатные формы документа

По кнопке Печать доступны:

• 📄 Товарная накладная (ТОРГ-12) — основная форма прихода товаров.
• 📄 Приходный ордер (М-4) — для материалов.
• 📄 Универсальный передаточный документ (УПД) — если оформляете поступление и НДС одним документом.
• 📄 Ярлыки / ценники — для розницы (настраивается шаблон ценника).

Печатные формы 1С формирует по данным документа, поэтому сверять их с оригиналом поставщика нужно ещё до печати.

Особенности заполнения по сценариям

Не всякий приход укладывается в стандартную схему. Частые ситуации:

• Поступление в неавтоматизированную торговую точку (НТТ) — товар приходуется в розницу по продажным ценам, счёт учёта 41.02, с использованием счёта 42 (торговая наценка).
• Импорт — обязательны страна происхождения и номер декларации на товары; НДС на таможне оформляется отдельным документом ГТД по импорту.
• Поступление услуг — вид операции Услуги, счёт затрат (26, 44, 20) вместо счёта товаров, склад не указывается.
• Прослеживаемые товары — обязателен РНПТ; документ попадает в отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами.

Загрузка приходной накладной из Excel

Если поставщик присылает накладную таблицей, вбивать вручную сотни строк не нужно.

1. В табличной части нажмите Заполнить → Загрузить из файла (в свежих релизах 1С:Бухгалтерии кнопка есть штатно).
2. Выберите файл .xlsx или .mxl.
3. Сопоставьте колонки файла с полями документа — номенклатуру можно искать по коду или артикулу.
4. Проверьте, что все позиции распознаны, и перенесите их в документ.

💡 Для регулярных загрузок в 1С:Управление торговлей и старых релизах используют обработку Загрузка данных из табличного документа — она гибче штатной загрузки.

Частые ошибки и как их избежать

Разберём то, на чём спотыкаются чаще всего.

• ❌ НДС «сверху» вместо «в том числе» (или наоборот). Итог документа расходится с накладной. Решение — ссылка НДС в шапке.
• ❌ Не зарегистрирован счёт-фактура. НДС не попадает в книгу покупок, вычет теряется. Решение — заполнить поля счёта-фактуры в подвале и нажать Зарегистрировать.
• ❌ Неверный счёт учёта. Товар вместо 41.01 встал на 10.01 — искажены остатки и себестоимость. Решение — проверить настройку счетов в карточке номенклатуры.
• ❌ Дата документа в закрытом периоде. 1С не даст провести или предупредит о закрытии. Решение — согласовать дату с датой запрета редактирования.
• ❌ Дубль поступления. Одна и та же накладная заведена дважды. Решение — контролировать по входящему номеру и дате.

Короткий чек-лист перед проведением:

Частые вопросы