Учёт основных средств в 1С 8.3 пошагово: от принятия к учёту до списания

Списание основных средств в 1С 8.3 делается одним документом — ОС и НМА → Списание ОС. Он снимает накопленную амортизацию, переносит стоимость на служебный счёт 01.09 и относит остаток в прочие расходы. Ниже — пошаговая инструкция и по списанию, и по всему остальному циклу: поступление, принятие к учету, амортизация, продажа.

Частая ошибка — удалять ненужный объект из справочника Основные средства или ставить ручную операцию «Дт 91 Кт 01». Так делать нельзя: регистры по ОС останутся с остатками, амортизация продолжит начисляться, а инвентарная книга разъедется с балансом. Выбытие оформляется только документом.

Что считается основным средством

ОС в бухучёте регулирует ФСБУ 6/2020. Объект признают основным средством, если он одновременно:

• 🏭 имеет материально-вещественную форму;
• ⏳ используется дольше 12 месяцев;
• 💰 способен приносить экономическую выгоду;
• 🔁 не предназначен для перепродажи.

Стоимостного порога в ФСБУ 6/2020 нет — лимит организация устанавливает сама в учётной политике. На практике его приравнивают к налоговому: в налоговом учёте амортизируемым признаётся имущество дороже 100 000 ₽ (НК РФ, ст. 257). Дешевле лимита — списывают в расходы сразу, минуя счёт 01.

Пограничные случаи, где решает учётная политика и существенность:

Основные средства: на каком счете отражаются в 1С

Чтобы не путаться в проводках, держите перед глазами карту счетов. Основные средства в 1С отражаются не на одном счёте, а на нескольких — в зависимости от этапа жизни объекта.

Счёт 01.09 — служебный. По нему не должно оставаться сальдо: после проведения документа выбытия он закрывается в ноль. Ненулевой остаток на 01.09 — верный признак ошибки.

Настройка учёта ОС в 1С 8.3

Если в интерфейсе нет документов по основным средствам, включите функциональность.

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на вкладку ОС и НМА.
3. Установите флажок Основные средства.

Проверьте учётную политику: Главное → Учётная политика. Способ начисления амортизации в бухучёте по ФСБУ 6/2020 — как правило, линейный. В налоговом учёте метод задаётся отдельно: Главное → Налоги и отчёты → Налог на прибыль.

Справочник Основные средства можно заполнить заранее (Справочники → ОС и НМА → Основные средства) или создать карточку прямо из документа принятия к учету. Обязательный минимум в карточке:

• 📌 наименование и полное наименование (для печатных форм);
• 📌 группа учёта ОС (здания, машины, транспорт — влияет на отчётность);
• 📌 код по классификатору ОКОФ и амортизационная группа;
• 📌 инвентарный номер — уникальный, без пробелов и дублей.

Как принять к учету ОС в 1С 8.3: два способа

В 1С 8.3 постановка на учёт делается одним из двух способов. Выбор зависит от того, нужен ли объекту монтаж и совпадает ли дата покупки с датой ввода в эксплуатацию.

Способ 1. Стандартный — через счёт 08.04

Подходит, когда до ввода в эксплуатацию на объект нужно собрать дополнительные затраты: доставку, монтаж, пусконаладку.

Шаг 1. Документ «Поступление» с видом «Оборудование»

1. Откройте ОС и НМА → Поступление оборудования (или Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → вид Оборудование).
2. Укажите контрагента и договор.
3. На вкладке Оборудование выберите номенклатуру из группы, где счёт учёта — 08.04.
4. Заполните количество, цену, ставку НДС.
5. Проведите документ.

Дополнительные расходы добавляют документом Поступление доп. расходов — они тоже попадут на 08.04 и увеличат первоначальную стоимость.

Шаг 2. Документ «Принятие к учету ОС»

1. Откройте ОС и НМА → Принятие к учету ОС.
2. Вид операции — Оборудование.
3. Вкладка Внеоборотный актив: выберите поступившее оборудование, счёт 08.04, нажмите Рассчитать — программа подтянет собранную сумму.
4. Вкладка Основные средства: создайте или выберите карточку ОС, задайте инвентарный номер.
5. Вкладка Бухгалтерский учёт: счёт 01.01, порядок учёта Начисление амортизации, способ, срок полезного использования (СПИ), счёт затрат для амортизации.
6. Вкладка Налоговый учёт: порядок включения стоимости в расходы, СПИ и амортизационная группа.
7. Проведите.

После проведения стоимость уходит с 08.04 на 01.01 — объект на балансе и введён в эксплуатацию.

Способ 2. Упрощённый — поступление и ввод одним документом

Если объекту не нужен монтаж, а дата покупки совпадает с датой ввода в эксплуатацию, всё делается одним документом.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Выберите вид операции Основные средства.
3. Укажите контрагента, договор, счета.
4. В табличной части добавьте объекты, заполните Основное средство, инвентарный номер, СПИ, счёт учёта 01.01, способ отражения расходов по амортизации.
5. Проведите.

Учет ОС в 1С 8.3 пошагово: пример с числами

Купили ноутбук за 120 000 ₽, в т.ч. НДС 20 000 ₽. Доставки нет, вводим в эксплуатацию сразу — упрощённый способ.

• Первоначальная стоимость: 100 000 ₽.
• НДС к вычету: 20 000 ₽.
• СПИ — вторая амортизационная группа, 25 месяцев.
• Ежемесячная амортизация (линейный): 100 000 / 25 = 4 000 ₽.

Через 15 месяцев работы ноутбук залили кофе и он не восстанавливается:

• накоплено амортизации: 4 000 × 15 = 60 000 ₽;
• остаточная (балансовая) стоимость: 100 000 − 60 000 = 40 000 ₽;
• при списании эти 40 000 ₽ уйдут в прочие расходы по 91.02.

Если бы ноутбук стоил 90 000 ₽ (без НДС) — он дешевле лимита 100 000 ₽ и отражается не как ОС, а списывается на расходы при передаче в эксплуатацию через 10.21 (малоценное оборудование). Списывать такой объект документом Списание ОС не нужно — он уже в расходах.

Ввод в эксплуатацию и акт ОС-1

При стандартном способе ввод в эксплуатацию происходит в момент проведения Принятие к учету ОС. При упрощённом — в момент поступления.

Печатную форму акта о приёме-передаче (ОС-1) в 1С 8.3 найдёте так: откройте проведённый документ Принятие к учету ОС → кнопка Печать → Акт о приёме-передаче ОС (ОС-1). Инвентарную карточку ОС-6 печатают там же.

НДС при приобретении основного средства

Входной НДС по ОС принимается к вычету в полной сумме после принятия объекта к учёту — дожидаться начала амортизации не нужно.

Условия вычета:

• ✅ объект используется в облагаемой НДС деятельности;
• ✅ есть счёт-фактура (или УПД со статусом 1);
• ✅ стоимость отражена в учёте (на 08 или 01).

Проверьте, что при поступлении установлен флажок Отразить вычет НДС в книге покупок, либо проведите Формирование записей книги покупок в помощнике по НДС.

Восстановление НДС по ОС нужно в других ситуациях: объект переводят в необлагаемую деятельность, организация уходит на УСН, объект передают в уставный капитал. Тогда НДС восстанавливают пропорционально остаточной стоимости — документ Операции → Восстановление НДС.

Начисление амортизации основных средств в 1С

Со следующего месяца после ввода в эксплуатацию 1С начинает начислять амортизацию — автоматически при закрытии месяца (Операции → Закрытие месяца → Амортизация и износ ОС).

Способы в бухучёте по ФСБУ 6/2020: линейный, уменьшаемого остатка, пропорционально количеству продукции. В налоговом учёте — только линейный или нелинейный (НК РФ, ст. 259). Для объектов, амортизируемых по выработке, в 1С ежемесячно вводят документ Выработка ОС.

По ФСБУ 6/2020 в расчёте участвует ликвидационная стоимость: амортизируется разница между первоначальной и ликвидационной стоимостью. Если ликвидационная стоимость несущественна — её принимают равной нулю, и тогда расчёт совпадает с привычным.

Прикиньте сумму до закрытия месяца:

Проверка расчёта: отчёт ОС и НМА → Ведомость амортизации ОС. Если по объекту сумма нулевая — чаще всего не заполнен способ отражения расходов, не указан СПИ или объект по ошибке принят с порядком учёта «Стоимость не включается в расходы».

Списание ОС в 1С 8.3: пошаговая инструкция

По ФСБУ 6/2020 объект списывают, когда он перестал приносить экономические выгоды: износ, поломка, авария, моральное устаревание. Балансовая стоимость уходит в прочие расходы того периода, в котором объект выбыл.

Шаг 1. Подготовка документов

До проведения в 1С нужны основания — их прикладывают к документу:

• 📄 приказ руководителя о списании;
• 📄 акт о списании (форма ОС-4, для транспорта ОС-4а) с заключением комиссии;
• 📄 при необходимости — акт технической экспертизы о непригодности.

Шаг 2. Проверьте состояние объекта в 1С

1. Закройте месяцы до месяца списания — амортизация должна быть начислена.
2. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 01.01 и 02.01 — посмотрите первоначальную стоимость и накопленную амортизацию.
3. Посчитайте остаточную стоимость: она и попадёт в расходы.

Шаг 3. Документ «Списание ОС»

1. Откройте ОС и НМА → Выбытие ОС → Списание ОС.
2. Дата — день, которым объект снимается с учёта (по акту ОС-4).
3. Поле Причина списания — элемент справочника «Причины списания ОС» (износ, поломка, ликвидация). Заведите свой, если нужного нет.
4. Местонахождение ОС — подразделение, где объект стоял.
5. Счёт списания — по умолчанию 91.02, статья прочих расходов — Ликвидация основных средств.
6. В табличной части подберите объект (или несколько) кнопкой Добавить / Подбор.
7. Проведите и проверьте движения кнопкой Дт/Кт.

Амортизацию за месяц выбытия документ доначисляет сам — при закрытии месяца она повторно не начислится. Печатную форму ОС-4 берут из проведённого документа: кнопка Печать → Акт о списании объекта ОС (ОС-4).

Шаг 4. Как списать ОС в 1С 8.3, пришедшее в негодность

Это самый частый сценарий, и он полностью укладывается в документ Списание ОС. Нюансы, которые отличают его от обычной ликвидации:

• 🔧 Годные запчасти. Если после разборки осталось что-то пригодное, оприходуйте это документом Склад → Прочее поступление товаров и услуг (или Оприходование товаров) со счётом дохода 91.01.
• 🗑 Утилизация с затратами. Услуги по вывозу и утилизации проводят Поступление (акт, накладная) на счёт 91.02 — они тоже расходы на ликвидацию (НК РФ, п. 8 ст. 265).
• 🧾 Металлолом на продажу. Лом оприходуйте как материал, а при реализации помните про особый порядок НДС по лому.
• 🚗 Автомобиль. До списания снимите ТС с учёта в ГИБДД, иначе транспортный налог продолжит начисляться. В 1С дополнительно закройте регистрацию: Справочники → Транспортный налог → Регистрация ТС.

Шаг 5. НДС и налог на прибыль при списании

• НДС не восстанавливают при списании недоамортизированного ОС из-за износа или поломки: перечень случаев восстановления в п. 3 ст. 170 НК РФ закрытый, и такого основания там нет.
• Остаточная стоимость и расходы на ликвидацию — внереализационные расходы в налоговом учёте (НК РФ, п. 8 ст. 265).
• Стоимость полученных от разборки материалов включается в доходы.

Продажа ОС вместо списания

Если объект продаётся, документ другой — ОС и НМА → Выбытие ОС → Передача ОС. Он и снимает объект с учёта, и формирует выручку.

Если ОС продано с убытком, в налоговом учёте убыток нельзя признать сразу: его списывают равномерно до конца СПИ (НК РФ, п. 3 ст. 268). 1С делает это автоматически через счёт 97.21 — при закрытии месяца отрабатывает регламентная операция Списание расходов будущих периодов.

Есть ещё два сценария выбытия: передача в уставный капитал (Передача ОС с соответствующим видом операции) и получение компенсации от виновника или страховой — такая выплата отражается как прочий доход 91.01, на порядок списания она не влияет.

Модернизация, ремонт и переоценка

Не каждое вложение в объект увеличивает его стоимость.

После модернизации 1С пересчитывает амортизацию с месяца, следующего за месяцем проведения документа.

Инвентаризация ОС и отчёты для проверки

Инвентаризация: ОС и НМА → Инвентаризация ОС. Кнопка Заполнить подтягивает учётные остатки, фактическое количество вносите вручную. По результатам программа предложит создать Принятие к учету ОС (излишки) или Списание ОС (недостача). Печатные формы ИНВ-1 и ИНВ-18 — из этого же документа.

Отчёты, по которым сверяют учёт ОС:

• ОСВ по счёту 01 — первоначальная стоимость всех ОС на балансе;
• ОСВ по счёту 08.04 — здесь не должно остаться «зависших» сумм по уже введённым объектам;
• ОСВ по счёту 01.09 — после выбытия обязан быть ноль;
• Ведомость амортизации ОС — суммы и период начисления;
• Инвентарная книга ОС — перечень инвентарных объектов;
• Наличие ОС — состав объектов на дату.

Частые ошибки и как их избежать

• 🔴 ОС осталось на счёте 08.04. Провели поступление, но забыли Принятие к учету ОС. Объект не на балансе и не амортизируется. Проверяйте остатки по 08.04.
• 🔴 Объект «списали» ручной операцией или удалили из справочника. Регистры сведений по ОС останутся заполненными, амортизация продолжит начисляться. Только документ Списание ОС.
• 🔴 Сальдо на счёте 01.09. Признак того, что выбытие проведено не полностью: не совпали счета учёта в карточке и в документе.
• 🔴 Стоимость ниже лимита завели как ОС. Объект дешевле 100 000 ₽ проще списать сразу; на 01 он создаёт лишнюю амортизацию на копейки.
• 🔴 Не заполнен способ отражения расходов. Без него амортизация не встанет на счёт затрат при закрытии месяца.
• 🔴 Неверная амортизационная группа и СПИ. Влияет на сумму амортизации и налог на прибыль. Сверяйте с Классификатором ОС.
• 🔴 НДС не принят к вычету. Забыли счёт-фактуру или флажок вычета — проверьте книгу покупок.
• 🔴 Списали недвижимость, не сняв с учёта по налогу на имущество. Проверьте регистрацию объекта в настройках налога на имущество.

Частые вопросы