Проводки по суточным сверх нормы в 1С 8.3 Бухгалтерия: НДФЛ и взносы

Суточные сверх нормы — это часть командировочных выплат свыше 700 ₽ в день по России и 2500 ₽ за границей. Превышение облагается НДФЛ и страховыми взносами, а вот сами суточные в 1С 8.3 Бухгалтерия проводятся полностью на затраты.

Разберём проводки по порядку: как суточные попадают в расход через авансовый отчёт, где настроить вид начисления и какими документами удержать НДФЛ и начислить взносы с превышения. Всё на примере с цифрами.

Что считается сверхнормативными суточными

Работодатель вправе платить любые суточные — размер закрепляют в положении о командировках или коллективном договоре. Ограничение только налоговое: до лимита выплата не облагается, всё что выше — облагается.

Для бухучёта нормы нет вообще: суточные списывают в расход целиком. Для налога на прибыль — тоже полностью, если командировка обоснована. Норматив работает только на «зарплатных» налогах.

Какие проводки формируются

Здесь легко запутаться, потому что операций три, а документа два. Сами суточные проходят через авансовый отчёт, а НДФЛ и взносы с превышения — через начисление зарплаты.

Счёт затрат для суточных и для взносов должен совпадать с тем, где учитывается зарплата сотрудника — иначе расход по одному человеку размажется по разным статьям.

Шаг 1. Авансовый отчёт: списываем суточные полностью

Суточные отражают в документе Авансовый отчёт (раздел Банк и касса → Авансовые отчёты).

1. На вкладке Прочее добавьте строку с суточными.
2. Укажите сумму за все дни командировки — целиком, без деления на норму и сверхнорму.
3. Выберите счёт затрат (26, 44, 20) и статью «Командировочные расходы».
4. Проведите документ.

Проводка одна: Дт 26 Кт 71.01 на всю сумму суточных. На этом этапе программа ещё не знает про превышение — НДФЛ и взносы она здесь не считает.

Шаг 2. Настройка вида начисления «Суточные сверх нормы»

Чтобы 1С посчитала налоги с превышения, нужен отдельный вид начисления. Создаётся один раз.

Путь: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления → Создать.

Заполните карточку:

• 🏷️ Наименование — «Суточные сверх нормы».
• 💰 НДФЛ — облагается, код дохода 2015 (сверхнормативные суточные).
• 📊 Страховые взносы — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».
• 🧾 Налог на прибыль — «не включается в расходы» (расход уже учтён авансовым отчётом).
• 📁 Способ отражения — «Не отражать в бухучёте» по самому начислению.

Смысл настройки: это начисление нужно только как база для НДФЛ и взносов. Саму сумму суточных оно повторно на затраты не относит — иначе расход задвоится.

Шаг 3. Начисляем НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных

Теперь считаем сумму превышения и заводим её в зарплатный документ.

Считаем превышение:

• Суточные по факту − (лимит × число дней) = облагаемая часть.
• Пример: 5 дней по России, 1000 ₽/день. Факт 5000 ₽, норма 700 × 5 = 3500 ₽. Сверх нормы — 1500 ₽.

Проводим в 1С:

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты (или отдельный документ за месяц).
2. По сотруднику добавьте начисление «Суточные сверх нормы» на сумму превышения — 1500 ₽.
3. Программа сама рассчитает НДФЛ (13% = 195 ₽) и страховые взносы (по тарифу организации).
4. Проведите документ.

Проводки после проведения:

• Дт 70 Кт 68.01 — 195 ₽ НДФЛ удержан;
• Дт 26 Кт 69.xx — взносы с 1500 ₽ по каждому фонду.

Суточные, налог на прибыль и УСН

Небольшой, но важный блок — здесь путают базы.

• 📈 Налог на прибыль. Суточные учитываются в расходах полностью, без норматива. Обоснование — приказ о командировке и авансовый отчёт.
• 🧮 УСН «доходы минус расходы». Аналогично: суточные в расходах целиком, нормирования нет.
• 💵 НДФЛ и взносы. А вот здесь норматив 700/2500 работает независимо от системы налогообложения — платите вы налог на прибыль или УСН.

То есть «сверхнормативность» касается только зарплатных налогов, а не расхода по прибыли или упрощёнке.

Типичные ошибки

• ❌ Делят суточные на две строки в авансовом отчёте. Не нужно: в расход идёт вся сумма одной проводкой, превышение выделяют уже в начислении зарплаты.
• ❌ Ставят способ отражения на вид начисления. Тогда сверхнормативная часть задваивается в затратах.
• ❌ Забывают код дохода 2015. НДФЛ посчитается, но в 6-НДФЛ доход встанет не по своей строке.
• ❌ Не начисляют взносы на травматизм. Сверхнормативные суточные облагаются и взносами на НС и ПЗ тоже.
• ❌ Применяют норматив к бухгалтерскому расходу. В бухучёте суточные не нормируются — списываются полностью.

Как проверить себя по отчётам

После проведения документов сверьтесь:

• Анализ счёта 71 — суточные полностью закрыты по подотчётному лицу.
• Оборотно-сальдовая ведомость по 68.01 — виден НДФЛ с превышения.
• Универсальный отчёт по регистру «Учёт доходов для исчисления НДФЛ» — доход с кодом 2015.
• Проверка расчёта взносов (раздел «Зарплата») — превышение попало в облагаемую базу.

Если в РСВ и 6-НДФЛ суммы сошлись со сверхнормативной частью — учёт закрыт корректно.

Частые вопросы