Работа с кассой в 1С 8.3 Бухгалтерия: от подключения ККТ до отчёта кассира

Работа с кассой в 1С — это два разных, но связанных блока: учёт наличных (приходные и расходные ордера, кассовая книга) и работа с онлайн-кассой (ККТ), которая печатает фискальные чеки и передаёт их в ОФД. В 1С 8.3 Бухгалтерия оба блока живут в разделе Банк и касса, и разобраться, как касса работает, проще, чем кажется.

Ниже — как подключить кассу к 1С, где найти выдачу наличных, как открыть кассовую смену в 1С 8.3 Бухгалтерия и как пробивать чеки. Всё пошагово, с проводками и разбором частых ошибок.

💡 Держите в голове разницу: ПКО/РКО — это бухгалтерский учёт движения денег в кассе (счёт 50). Чек ККТ — это фискальный документ для покупателя и ФНС. Одна операция часто требует и того, и другого.

Что такое касса в 1С и как она работает

В 1С 8.3 под словом «касса» скрываются две сущности:

• 💵 Касса организации — счёт 50 «Касса». Наличные, которые лежат в сейфе. Движение оформляется кассовыми документами (ПКО и РКО).
• 🖨️ Онлайн-касса (ККТ) — физическое или облачное устройство с фискальным накопителем. Пробивает чеки по 54-ФЗ и отправляет их оператору фискальных данных (ОФД).

1С связывает эти сущности: когда вы принимаете наличные от покупателя, программа и проводит деньги по счёту 50, и пробивает фискальный чек на подключённой ККТ.

Если наличных расчётов с населением у вас нет (только расчёты с подотчётниками, зарплата, инкассация), онлайн-касса не нужна — хватит ПКО и РКО.

Настройка функциональности: включаем кассу в программе

Перед первым чеком проверьте, что нужный функционал включён.

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Вкладка Банк и касса → поставьте галку Контрольно-кассовая техника.
3. Для приёма карт — галка Платёжные карты.
4. Если торгуете в рознице — вкладка Торговля → Розничные продажи.

⚠️ Если галки Контрольно-кассовая техника нет, вы, скорее всего, в интерфейсе «без ККТ». Проверьте, что открыта именно полная функциональность, а не «Основная».

Как подключить кассу к 1С 8.3

Подключение — разовая процедура. Дальше касса просто числится в справочнике и выбирается в документах.

Подготовка перед подключением онлайн-кассы

Перед стартом соберите вводные:

• 📌 Версия 1С. Меню → О программе (или Сервис → О программе). Драйверы ККТ обновляются вместе с релизами, поэтому старая версия может не увидеть новую модель.
• 📌 Модель и драйвер ККТ. АТОЛ, Эвотор, ШТРИХ-М и др. — у каждого свой драйвер оборудования.
• 📌 Способ подключения — по USB к этому компьютеру, по сети или облачная касса (когда физический аппарат стоит у оператора, а 1С шлёт команды через интернет).
• 📌 Система налогообложения, которая зашита в самой ККТ при фискализации (ОСН, УСН доходы, УСН доходы-расходы, ПСН и т. д.).

Пошаговое подключение ККТ

Для облачной кассы тип оборудования будет «ККТ с передачей данных (офлайн)» или отдельный коннектор оператора (например, облачные решения АТОЛ Онлайн, Бизнес.Ру). Реквизиты для подключения выдаёт оператор.

💡 Тест подключения не проходит? Сначала проверьте, что касса открывается в родной утилите производителя (драйвер видит устройство). Если там работает, а в 1С нет — дело в номере порта или в правах доступа.

Регистрация фискального накопителя в 1С

Фискализацию (первичную регистрацию ФН в ФНС) обычно делают в личном кабинете налоговой и на самой кассе. В 1С это можно оформить через рабочее место Операции с фискальным накопителем:

• Регистрация — при первой постановке ККТ на учёт.
• Перерегистрация — при смене реквизитов, ОФД или замене ФН.
• Закрытие ФН — когда накопитель отработал срок (обычно 15 или 36 месяцев).

Реквизиты (РНМ, номер ФН, данные ОФД) должны совпадать с карточкой в ЛК ФНС до символа — иначе чеки не уйдут в ОФД.

Как открыть кассовую смену в 1С 8.3 Бухгалтерия

Смену открывают в начале рабочего дня, до первого чека. Без открытой смены касса чек не пробьёт.

Путь: Банк и касса → Управление фискальным устройством (или кнопка Открыть смену в списке чеков ККТ).

Ключевые правила по смене:

• ⏱️ Смена не может длиться дольше 24 часов. На 24 часа 1 минуте касса перестанет печатать чеки, пока смену не закроете.
• 🧾 Открытие смены печатает служебный отчёт (Z-нулевой), закрытие — отчёт о закрытии смены (Z-отчёт).
• 👤 При открытии касса запоминает кассира — его ФИО и ИНН попадут в чеки.

Как указать ФИО и ИНН кассира

Данные кассира берутся из справочника Пользователи / Физические лица. Чтобы в чеке был корректный кассир:

1. Заведите физлицо с ФИО и ИНН.
2. Свяжите его с пользователем 1С.
3. При открытии смены под этим пользователем данные попадут в тег чека автоматически.

⚠️ ИНН кассира в чеке — необязательный, но ФИО и должность обязательны. Пустой кассир = чек с ошибкой реквизитов.

Кассовые документы в 1С: приход и расход

Это бухгалтерский контур — счёт 50. Онлайн-касса тут ни при чём, если деньги не от розничного покупателя (например, возврат подотчётных, взнос учредителя, снятие с расчётного счёта).

Приход: приходный кассовый ордер (ПКО)

Путь: Банк и касса → Кассовые документы → Поступление.

Виды операций и типовые проводки:

ПКО печатается по унифицированной форме КО-1. Номер присваивается автоматически по порядку.

Расход: расходный кассовый ордер (РКО)

Здесь же лежит ответ на частый вопрос — выдача наличных в 1С 8.3 Бухгалтерия, где найти: Банк и касса → Кассовые документы → Выдача. Это и есть РКО (форма КО-2).

💡 Выдавать под отчёт можно, даже если за сотрудником числится старый долг — с 2017 года это разрешено. А вот превышать лимит расчётов наличными между юрлицами (100 000 ₽ по одному договору) нельзя.

Кассовая книга в 1С 8.3: где найти

Кассовая книга (форма КО-4) формируется автоматически из ПКО и РКО. Вручную её вести не надо.

Путь: Банк и касса → Кассовые документы → кнопка Кассовая книга (или Отчёты → Кассовые документы).

• 📖 Формируется за день или за период.
• 📖 Выводит остаток на начало, обороты прихода/расхода, остаток на конец.
• 📖 Листы нумеруются сплошной нумерацией с начала года.

Проверьте, что остаток на конец дня не «минусовой» — отрицательная касса означает, что вы провели расход раньше прихода.

Лимит остатка кассы

Компании (кроме субъектов МСП и ИП, которые вправе лимит не устанавливать) должны утвердить лимит наличных в кассе на конец дня. Сверх лимита деньги сдают в банк.

В 1С лимит справочно указывается, но программа сама блокировку не ставит — контролировать превышение придётся по кассовой книге. Исключения, когда сверхлимитный остаток допустим: дни выплаты зарплаты (обычно до 5 рабочих дней) и выходные/праздники, если в эти дни были кассовые операции.

Инвентаризация кассы

Пересчёт наличных оформляется отдельным документом или актом ИНВ-15. В 1С сумму фактического остатка сверяют с остатком по счёту 50.

Проводки по результатам:

• Излишек: Дт 50.01 Кт 91.01 — оприходован излишек.
• Недостача: Дт 94 Кт 50.01, затем Дт 73.02 Кт 94 — отнесено на виновное лицо.

Как пробивать чеки в 1С Бухгалтерия 8.3

Теперь фискальный контур. Чек ККТ в 1С пробивается из специальных документов — вручную «просто напечатать чек» тоже можно, но правильнее от документа расчёта.

Наличный расчёт и приём оплаты

Основной документ — Поступление наличных с видом операции Оплата от покупателя (розница — Розничная выручка). После проведения жмёте Пробить чек. Касса печатает чек с признаком «Приход».

Для розницы в рабочем месте кассира (РМК) чек формируется на каждую продажу автоматически.

Эквайринговые операции (оплата платёжными картами)

Оплата картой — это тоже чек ККТ, но деньги идут не в кассу, а на счёт 57.

1. Документ Операция по платёжной карте (Банк и касса).
2. Вид оплаты — эквайринг, выбираете договор эквайринга с банком.
3. Пробиваете чек с формой расчёта «Безналичными».

Проводки:

Операции по расчётному счёту (безнал без карты)

Если покупатель-физлицо платит по банковским реквизитам (перевод, СБП), с 2019 года на такую оплату тоже нужен чек. Пробить его можно из документа Поступление на расчётный счёт кнопкой Пробить чек, признак способа расчёта — «Полный расчёт», форма — «Безналичными».

Чеки на предоплату (аванс) и полный расчёт

Онлайн-касса различает признак способа расчёта. Частые варианты:

При зачёте аванса второй чек пробивается на сумму зачёта с признаком «Полный расчёт» — деньги повторно не приходят, но фискально отгрузка должна быть отражена.

Реализация, возврат и чеки на возврат

• Продажа товара с чеком — из Реализации или из РМК.
• Возврат от покупателя — документ Возврат товаров от покупателя или Выдача наличных с видом «Возврат покупателю», чек с признаком «Возврат прихода».

⚠️ Чек коррекции и чек возврата — разные вещи. Возврат — когда покупатель вернул товар/деньги. Чек коррекции — когда вы вообще забыли пробить чек или пробили с ошибкой и исправляете это перед ФНС.

Розничные продажи и отчёт о розничных продажах

В рознице по каждому чеку копить отдельные ПКО неудобно. Схема такая:

1. В течение смены чеки пробиваются в РМК (Банк и касса → Рабочее место кассира).
2. При закрытии смены 1С создаёт документ Отчёт о розничных продажах — свёрнутая выручка за день.
3. Он формирует проводки по выручке и НДС.

Как закрыть смену и сформировать отчёт кассира

В конце дня смену обязательно закрывают — иначе через 24 часа касса встанет.

Путь: Банк и касса → Управление фискальным устройством → Закрыть смену.

При закрытии:

• 🧾 Печатается Z-отчёт (отчёт о закрытии смены), данные уходят в ОФД.
• 🧾 1С формирует Отчёт о розничных продажах и, при рознице, Отчёт кассира-операциониста (форма КМ-6 — сейчас справочно, унифицированные формы КМ отменены, но многие ведут по привычке).
• 🧾 Сверяется наличность в денежном ящике с суммой по Z-отчёту.

Отчёт кассира в 1С 8.3 смотрите там же, в списке Отчёты о розничных продажах или через Отчёты → Кассовые документы.

Приложение «1С:Касса» и мобильные сценарии

Для мелкой розницы и выездной торговли есть отдельное облачное приложение 1С:Касса — оно работает на смартфоне/планшете с фискальным регистратором и синхронизируется с 1С:Бухгалтерией через обмен. Удобно, когда полноценное рабочее место кассира разворачивать не нужно, а чеки бить надо.

Ориентировочная стоимость подписки — примерно от 300–600 ₽ в месяц за одну кассу (тарифы зависят от оператора и числа устройств). Точные цены смотрите у конкретного провайдера.

Частые ошибки и как их избежать

Если не помогло: куда смотреть дальше

• 🔍 Журнал регистрации 1С (Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации) — фиксирует технические ошибки обмена с ККТ.
• 🔍 Личный кабинет ОФД — видно, какие чеки дошли, а какие «зависли».
• 🔍 Тест ККТ в утилите производителя — отсекает, на чьей стороне проблема: 1С или само оборудование.
• 🔍 Проверьте актуальность драйвера и релиза 1С — рассинхрон версий частая причина «касса перестала печатать после обновления».

Частые вопросы