Учёт СИЗ в 1С: от поступления спецодежды до выдачи работникам

Учёт СИЗ в 1С ведут в двух местах: стоимость спецодежды и проводки — в 1С:Бухгалтерии на счетах 10.10 и 10.11, а нормы выдачи, размеры и личные карточки работников — в 1С:ЗУП КОРП. Полностью «в одной кнопке» задача не решается: бухгалтерия отвечает за деньги и склад, кадры и охрана труда — за то, кто, что и в каком размере получил.

Ниже — как настроить СИЗ учёт в 1С с нуля : какими документами провести поступление и передачу в эксплуатацию, какие проводки формируются, как включить блок СИЗ в ЗУП КОРП и распечатать карточку выдачи. Разберём и частые ошибки, из-за которых спецодежда «зависает» на складе или дублируется в отчётах.

Что относится к СИЗ и где это учитывается в 1С

СИЗ — средства индивидуальной защиты: спецодежда, спецобувь, каски, перчатки, респираторы, страховочные пояса, очки. Обеспечивать ими работников на вредных и опасных работах обязывает статья 221 ТК РФ, а нормы и правила задают приказы Минтруда № 767н и № 766н.

В программах 1С задача разделена по ролям:

• 🧾 1С:Бухгалтерия — приход спецодежды на склад, передача в эксплуатацию, погашение стоимости, налоговый учёт. Здесь живут счета и проводки.
• 👷 1С:ЗУП КОРП — нормы выдачи по профессиям, размеры сотрудников, документы выдачи и возврата, личная карточка учёта СИЗ.
• 🏭 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация — то же, что в ЗУП КОРП, плюс сквозной складской и производственный учёт.

Учёт спецодежды в 1С:Бухгалтерии — счета и проводки

Спецодежда — это запасы. С 2021 года её учёт подчиняется ФСБУ 5/2019. Ключевой счёт — 10, с двумя субсчетами:

Порядок списания стоимости зависит от срока полезного использования и закрепляется в учётной политике:

• срок службы до 12 месяцев — стоимость списывают в расходы сразу при передаче в эксплуатацию;
• срок службы свыше 12 месяцев — стоимость погашают линейно в течение срока носки (или тоже единовременно, если так решили по учётной политике).

Шаг 1. Поступление спецодежды на склад

Документ Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции «Товары». Номенклатуру заводим с видом «Спецодежда» или обычные «Материалы» — важно, чтобы счёт учёта подставился 10.10.

Шаг 2. Передача в эксплуатацию

Документ Передача материалов в эксплуатацию, закладка «Спецодежда». Здесь указываем:

1. Номенклатуру и количество.
2. Физическое лицо — кому выдана (для забалансового учёта на МЦ.02).
3. Способ погашения стоимости: «Погашать стоимость при передаче в эксплуатацию» или «Линейный».
4. Срок полезного использования в месяцах (для линейного способа).
5. Счёт затрат (20, 25, 26, 44) и аналитику.

После проведения спецодежда уходит со склада (Кт 10.10), встаёт в эксплуатацию и одновременно отражается за балансом на МЦ.02 — чтобы контролировать, что числится за конкретным работником.

Шаг 3. Погашение стоимости и списание

При линейном способе стоимость списывается ежемесячно регламентной операцией Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки в составе Закрытия месяца. Проверьте, что операция включена в список — иначе стоимость «зависнет» на 10.11.1.

При единовременном способе вся стоимость уходит в расходы сразу в момент передачи.

Как включить учёт СИЗ в 1С:ЗУП КОРП

Кадровый блок СИЗ в 1С:ЗУП КОРП (редакция 3) закрывает то, чего нет в Бухгалтерии: нормы, размеры, выдачу и карточки. Включается он в настройках.

Функциональные возможности блока

После включения в разделе охраны труда появляется рабочее место «Средства индивидуальной защиты». Оно позволяет:

• 📋 вести справочник номенклатуры СИЗ с характеристиками (размеры, рост, защитные свойства);
• 📏 хранить размеры каждого сотрудника (одежда, обувь, головной убор, СИЗОД);
• 📑 задавать нормы выдачи — типовые или собственные;
• 📦 регистрировать поступление, выдачу, возврат и списание СИЗ;
• 🖨 печатать личную карточку учёта выдачи и отчёты по обеспеченности.

Вводим размеры сотрудников

Без размеров выдача не оформится корректно. Размеры вносят в карточке сотрудника или через групповую обработку в рабочем месте СИЗ: рост, размер одежды, обуви, головного убора, средств защиты органов дыхания. Один раз заполнили — при выдаче подставляются автоматически.

Номенклатура СИЗ и характеристики

Номенклатуру СИЗ заводим отдельно от обычных товаров, чтобы работал подбор по размерам. Для каждой позиции указываем:

• вид СИЗ (одежда, обувь, СИЗОД, защита рук/головы/глаз);
• единицу измерения и срок носки в месяцах;
• характеристики — размерную сетку, по которой программа предложит нужный размер работнику.

Настройка норм выдачи

С 1 сентября 2023 года действуют Единые типовые нормы (ЕТН) выдачи СИЗ по приказу Минтруда № 767н. Нормы привязывают к профессии, должности или условиям труда: что положено, в каком количестве и на какой срок.

В ЗУП КОРП нормы задают в отдельном справочнике, а затем связывают с позициями штатного расписания. При выдаче программа сама подскажет, что и в каком объёме положено сотруднику, и подсветит превышение или недостачу.

Выдача СИЗ и личная карточка учёта

Выдачу оформляют документом из рабочего места СИЗ. Программа подбирает номенклатуру по нормам и размерам работника, фиксирует дату выдачи и рассчитывает дату следующей замены по сроку носки.

Главный документ для проверяющих — личная карточка учёта выдачи СИЗ. Она формируется автоматически по данным выдачи и содержит:

• нормы, положенные сотруднику;
• фактически выданные СИЗ с датами и сроками;
• подписи о получении;
• сведения о возврате и списании.

Отчёты для проверки СИЗ

Свести бухгалтерию и кадры помогают отчёты. Что смотреть:

• ОСВ по счёту 10.11.1 и МЦ.02 (в Бухгалтерии) — сколько спецодежды в эксплуатации и за кем числится по забалансу.
• Отчёт по обеспеченности СИЗ (в ЗУП КОРП) — кому чего не хватает относительно норм.
• Отчёт по эксплуатации СИЗ — у кого истекает срок носки и пора менять.
• Ведомость по забалансовому счёту МЦ.02 — контроль возврата при увольнении.

Типичные ошибки учёта СИЗ

Чаще всего спотыкаются на стыке склада, бухгалтерии и кадров.

• ❌ Спецодежда «зависла» на 10.10 — забыли документ Передача материалов в эксплуатацию. Стоимость не списалась в расходы.
• ❌ Не заполнено физлицо при передаче — спецодежда не встала на МЦ.02, контроль «за кем числится» потерян.
• ❌ Не работает погашение стоимости — регламентная операция отключена в закрытии месяца, 10.11.1 не гасится.
• ❌ Нормы не привязаны к должности — при выдаче в ЗУП КОРП программа не подсказывает, что положено, всё вводят руками.
• ❌ Не заполнены размеры — подбор по норме не срабатывает, возможны пересортица и лишние выдачи.
• ❌ Двойной учёт — одну и ту же спецодежду завели и как «Товары», и как «Спецодежду», счёт учёта подставился неверно.

Частые вопросы