Справочник «Способы отражения расходов»: как настроить в 1С 8.3

Способ отражения расходов в 1С — это заготовка проводки: вы один раз задаёте счёт затрат и аналитику, а программа сама подставляет их при начислении амортизации, списании материалов или расчёте зарплаты. Справочник «Способы отражения расходов» хранит эти шаблоны и убирает ручной ввод счетов каждый месяц.

Ниже — где найти справочник в 1С:Бухгалтерии 8.3, как заполнить элемент, как разнести один расход на несколько счетов и какие проводки в итоге получатся.

Что такое справочник «Способы отражения расходов» и зачем он нужен

Каждый регулярный расход попадает в дебет какого-то затратного счёта: 20, 23, 25, 26, 44 или 91. Плюс аналитика — подразделение, статья затрат, номенклатурная группа.

Вбивать это вручную при каждом закрытии месяца долго и легко ошибиться. Поэтому в 1С сделали справочник-шаблон.

Один элемент справочника = один готовый рецепт проводки:

• 🧾 Счёт затрат — куда пойдёт расход (Дт).
• 🏭 Подразделение — где он возник.
• 📂 Статья затрат — с видом расхода для налогового учёта.
• 📦 Номенклатурная группа — для счетов 20 и 23.

Дальше этот шаблон привязывается к основному средству, начислению зарплаты или материалу — и подставляется автоматически.

💡 Один и тот же способ можно назначить десяткам объектов. Поменяли счёт в справочнике — пересчёт при следующем закрытии месяца пойдёт уже по новым правилам.

Где найти справочник в 1С:Бухгалтерии 8.3

Открыть можно из двух мест:

• ОС и НМА → раздел «Справочники и настройки» → Способы отражения расходов.
• Справочники → блок «Доходы и расходы» → Способы отражения расходов.

В типовой поставке уже есть готовые элементы: «Амортизация (счёт 20.01)», «Амортизация (счёт 26)» и подобные. Их можно использовать или создать свои.

Как настроить способ отражения расходов — пошагово

По кнопке Создать открывается карточка. Заполняем наименование и табличную часть.

Записали элемент — он готов к использованию.

⚠️ Если статью затрат оставить пустой или выбрать неверный вид расхода, сумма уйдёт не в ту строку декларации по налогу на прибыль. Вид расхода в статье затрат проверяйте всегда.

Как распределить расход на несколько счетов

Табличная часть допускает несколько строк. Это нужно, когда один расход делится между подразделениями или видами деятельности.

Пример: амортизацию станка, который работает и на производство, и на общехозяйственные нужды, делим 70 / 30.

Программа распределит сумму пропорционально коэффициентам. Абсолютные проценты не нужны — важно только соотношение чисел (70 и 30 сработают так же, как 7 и 3).

Способ отражения расходов по амортизации ОС

Самый частый сценарий. При принятии основного средства к учёту на закладке Бухгалтерский учёт есть поле «Способ отражения расходов по амортизации» — туда и подставляется элемент справочника.

Дальше каждый месяц регламентная операция Амортизация и износ ОС (в «Закрытии месяца») формирует проводку по этому шаблону:

• станок в цехе → Дт 20.01 Кт 02.01;
• офисная техника → Дт 26 Кт 02.01;
• оборудование в магазине → Дт 44.01 Кт 02.01.

По правилам ФСБУ 6/2020 амортизация начисляется с месяца, следующего за принятием к учёту (либо с месяца принятия — по учётной политике). Способ отражения на график начисления не влияет — он определяет только счёт и аналитику.

💡 У группы однотипных ОС можно менять способ отражения массово — документом Изменение отражения расходов по амортизации ОС (раздел «ОС и НМА»).

Отражение расходов на оплату труда

Для зарплаты в 1С:Бухгалтерии работает отдельный, но устроенный так же справочник — «Способы учёта зарплаты» (Зарплата и кадры → «Справочники и настройки»).

Логика идентична: счёт затрат + статья затрат с видом расхода «Оплата труда». Способ назначается в настройках учёта зарплаты или в конкретном начислении.

Типичные проводки по оплате труда:

• зарплата рабочих производства → Дт 20.01 Кт 70;
• зарплата административного персонала → Дт 26 Кт 70;
• продавцы в рознице → Дт 44.01 Кт 70.

Страховые взносы идут по тому же счёту затрат, что и начисление, но с кредитом счёта 69.

Прямые и косвенные расходы: связь с налогом на прибыль

Способ отражения задаёт счёт, а прямым или косвенным расход становится по настройке в разделе Налоги и отчёты → Налог на прибыль → Перечень прямых расходов.

• Прямые (обычно счёт 20, 23) списываются в налоговом учёте по мере реализации продукции.
• Косвенные (25, 26, 44) уменьшают прибыль полностью в периоде начисления.

Соответствие настраивается по виду расхода из статьи затрат. Именно поэтому статью в способе отражения важно выбирать осознанно: она связывает бухгалтерский счёт с колонкой налогового учёта (ст. 318 НК РФ).

Пример распределения затрат производства:

• сырьё в производство → Дт 20.01 Кт 10.01 (прямой);
• зарплата рабочих → Дт 20.01 Кт 70 (прямой);
• амортизация оборудования → Дт 20.01 Кт 02.01 (прямой);
• аренда офиса → Дт 26 Кт 60.01 (косвенный).

Какие проводки сформируются

Типичные ошибки

• ❌ Пустая статья затрат. Проводка сформируется, но в налоговом учёте расход «повиснет» без вида — декларация заполнится неверно.
• ❌ Не заполнена номенклатурная группа для счёта 20. Себестоимость не соберётся по видам продукции.
• ❌ Счёт 26 вместо 20 у производственного ОС. Прямые расходы уедут в косвенные, налоговая база исказится.
• ❌ Разные способы у однотипных объектов. Из-за этого амортизация «размазывается» по счетам хаотично. Проверяйте отчётом.

⚠️ После изменения счёта в способе отражения перепроведите Закрытие месяца за незакрытые периоды — старые проводки сами не перестроятся.

Как проверить настройку

Быстрая самопроверка перед закрытием месяца:

• ОСВ по счёту 02 покажет, на какие счета затрат легла амортизация.
• Анализ субконто «Статьи затрат» — верно ли распределились виды расходов.
• Отчёт по проводкам после закрытия месяца — сверить Дт/Кт с ожидаемыми.

Частые вопросы