Сводная справка по розничным продажам в 1С 8.3 Бухгалтерия: где найти и как сформировать

Искать сводную справку о розничных продажах в 1С 8.3 нужно не в отчётах, а среди документов по НДС: Операции → Регламентные операции НДС → Создать. Где найти — разобрались, дальше самое интересное: это документ, а не отчёт, и именно поэтому половина бухгалтеров его не видит.

Ниже — полный маршрут по 1С 8.3 Бухгалтерия: где лежит сводная справка по розничным продажам, как собрать её из Z-отчётов, какие проводки при этом уже прошли раньше и почему без этого документа розница не попадает в декларацию по НДС.

Что такое сводная справка и зачем она нужна

Когда вы продаёте физлицам за наличные или картой, счёт-фактуру на каждого покупателя не выставляют — достаточно чека ККТ (ст. 168 НК РФ). Но НДС с этих продаж всё равно обязан оказаться в книге продаж.

Вот эту функцию и берёт на себя сводная справка. Одним документом за период она регистрирует сводный счёт-фактуру о продажах физлицам и заносит его в книгу продаж с кодом вида операции 26.

Практический смысл простой: розничная выручка и НДС в оборотке есть, а в разделе 9 декларации — дырка. Справка её закрывает.

Где в 1С найти сводную справку по розничным продажам

Основной путь в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0):

Операции → раздел Закрытие периода → Регламентные операции НДС → кнопка Создать → Сводная справка по розничным продажам.

Альтернативные маршруты к тому же документу:

• 🧭 Отчёты → Отчётность по НДС (Помощник по учёту НДС) — помощник сам предложит шаг по регистрации розницы.
• 🔍 Поиск по программе (Ctrl+Shift+F или кнопка с лупой в правом верхнем углу) — наберите «сводная справка», 1С покажет и список документов, и команду создания.
• 📂 Все функции → Документы → «Сводная справка по розничным продажам» (нужно включить Сервис → Параметры → Отображать команду Все функции).

Что проверить перед формированием

Пять минут проверки экономят вечер разбора расхождений:

Как сформировать сводную справку по розничным продажам: пошагово

Порядок жёсткий: сначала в базе отражена сама розница (Z-отчёты), и только потом — сводная справка поверх них.

Шаг 1 подробнее: регистрация Z-отчётов

Сводная справка ничего не «увидит», пока розница не проведена. Каждое снятие кассовой смены отражается документом «Отчёт о розничных продажах» — он и создаёт базу для справки.

Если торгуете через несколько точек, проверьте оба варианта учёта:

• 🏪 АТТ (автоматизированная точка) — отчёт о розничных продажах формируется по номенклатуре, суммы и НДС видны сразу.
• 🛒 НТТ (неавтоматизированная точка) — сначала инвентаризация, потом отчёт о розничных продажах по её итогам. Пока инвентаризации нет, выручки в базе нет, и справка соберёт неполную сумму.

Шаг 2 подробнее: формирование сводной справки

При заполнении 1С берёт данные из регистра накопления «НДС Продажи». Одна справка может закрыть сразу весь квартал — помесячно делать не обязательно. Но удобнее формировать вместе с закрытием месяца, чтобы книга продаж всегда была актуальной.

Реквизит «Период» задаёт диапазон сбора данных, а дата документа определяет, каким числом запись встанет в книгу продаж. Ставьте дату последним днём периода — так строка не «уедет» в следующий квартал.

Что сформируется: проводки и книга продаж

Разведём два документа, чтобы не путать, где рождается НДС:

Проводки, которые возникают на этапе розничной реализации (не в справке, а раньше):

Числовой пример: за месяц касса дала 1 200 000 ₽ с НДС 20%. В книгу продаж по сводной справке уйдёт база 1 000 000 ₽ и НДС 200 000 ₽ — ровно столько же должно быть в кредите счёта 68.02 по розничным документам.

После проведения откройте книгу продаж (Отчёты → Книга продаж) — там появится строка со сводным счётом-фактурой и кодом операции 26.

Сводная справка по НДС и счёт-фактура физлицу: тонкости

• Ставки в справке разбиваются автоматически — 20%, 10% и, если есть, 0%.
• Номер сводного счёта-фактуры 1С присваивает сама; отдельный бумажный документ покупателю не нужен.
• Возвраты от физлиц уменьшают базу — их проводят через розничные документы, и справка учтёт их со знаком минус.
• Покупатель в сводном счёте-фактуре — обобщённый «Розничный покупатель» или сама организация; отдельный контрагент на каждого не создаётся.
• Комиссия банка по эквайрингу в справку не попадает: это отдельный расход по счёту 91.02.

Розница у комитента-продавца

Отдельный случай — когда ваши товары продаёт комиссионер в розницу. В релизах 1С:Бухгалтерии начиная с 3.0.76 сводную справку научили формировать и в учёте комитента-продавца: данные подтягиваются из отчёта комиссионера о продажах физлицам. Комитент получает такую же сводную запись в книге продаж, не выставляя счета-фактуры покупателям комиссионера.

Автоматизация: справка без ручных кликов

Ручное создание справки каждый месяц легко забыть. Варианты разгрузки:

1. Формировать документ в рамках помощника по НДС — он сам подсветит незакрытый шаг по рознице.
2. Ставить справку в чек-лист закрытия месяца рядом с «Формированием записей книги продаж».
3. Если розничных точек много, автоматизацию делают доработкой: регламентное задание создаёт документ последним числом месяца. Услуга у франчайзи стоит ориентировочно 10 000–25 000 ₽ за настройку — оправдано от нескольких десятков касс.

Когда сводная справка не нужна

Не каждая база требует этого документа:

• 🚫 УСН и АУСН без НДС — книги продаж нет, раздел не используется.
• 🚫 Патент — то же самое, счета-фактуры не выставляются.
• 🚫 Только оптовые продажи по накладным и счетам-фактурам — розницы в базе нет.
• ✅ ОСНО или УСН с НДС + розничная торговля — справка обязательна каждый квартал.

Типичные ошибки и что с ними делать

Как проверить себя перед сдачей НДС

• Сформируйте книгу продаж за квартал — розница должна присутствовать строкой с кодом 26.
• Сверьте итог НДС по книге продаж с оборотом по кредиту счёта 68.02.
• Запустите отчёт «Продажи» или «Сравнение продаж» — суммы розницы должны совпасть с итогом справки.
• Прогоните Отчёты → Экспресс-проверка ведения учёта → блок НДС: там отдельно проверяется полнота регистрации счетов-фактур.

Частые вопросы