Сводная справка по розничным продажам в 1С 8.3: где найти и как сформировать

Частая путаница: бухгалтер ищет сводную справку по розничным продажам в списке отчётов и не находит её — а это не отчёт, а документ. И создаётся он не в меню «Продажи», а среди регламентных операций по НДС. Поэтому вопрос «где в 1С найти сводную справку по розничным продажам» так часто зависает без ответа.

Разберём по-практикски: где в 1С 8.3 Бухгалтерия лежит эта сводная справка о розничных продажах, как её сформировать из Z-отчётов, что она делает с книгой продаж и НДС и почему без неё розница «не долетает» до декларации.

Что такое сводная справка и зачем она нужна

Когда вы продаёте физлицам за наличные или картой, счёт-фактуру на каждого покупателя не выставляют — этого требует статья 168 НК РФ (розница пробивает чек ККТ). Но НДС с этих продаж всё равно нужно показать в книге продаж.

Вот эту функцию и берёт на себя сводная справка. Одним документом за период она регистрирует сводный счёт-фактуру о продажах физлицам и заносит его в книгу продаж с кодом вида операции 26.

💡 Сама справка проводок по счетам НЕ делает. НДС с розницы уже начислен ранее — в момент проведения «Отчёта о розничных продажах». Справка лишь заносит запись в регистр книги продаж.

Где в 1С найти сводную справку по розничным продажам

Ищите не в отчётах, а в блоке НДС. Путь в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0):

Операции → раздел Закрытие периода → Регламентные операции НДС → кнопка Создать → Сводная справка по розничным продажам.

Второй способ — через помощник:

Отчёты → Отчётность по НДС (Помощник по учёту НДС) → там строка на формирование записей книги продаж по рознице.

⚠️ Если в списке «Регламентные операции НДС» такого вида документа нет — почти всегда причина в том, что в учётной политике не включён учёт розничного НДС, либо у организации не задан режим налогообложения с НДС.

Как сформировать сводную справку по розничным продажам: пошагово

Порядок жёсткий: сначала в базе должна быть отражена сама розница (Z-отчёты / отчёты о розничных продажах), и только потом — сводная справка поверх них.

Шаг 1 подробнее: регистрация Z-отчётов

Сводная справка ничего не «увидит», пока розница не проведена. Каждый Z-отчёт (снятие кассовой смены) отражается документом «Отчёт о розничных продажах». Он и создаёт основу для справки.

Если торгуете через несколько точек (НТТ и АТТ), проверьте, что по каждой рознице проведены документы за весь период — иначе справка соберёт неполную сумму.

Шаг 2 подробнее: формирование сводной справки

При заполнении 1С берёт данные из регистра «НДС Продажи». Одна справка может закрыть сразу весь квартал — необязательно делать её помесячно. Но удобнее формировать раз в месяц вместе с закрытием периода.

Что сформируется: проводки и книга продаж

Разведём два документа, чтобы не путать, где рождается НДС:

Проводки, которые возникают на этапе розничной реализации (не в справке, а раньше):

После проведённой сводной справки откройте книгу продаж (Отчёты → Книга продаж) — там появится строка со сводным счётом-фактурой и кодом операции 26.

Сводная справка по НДС и счёт-фактура физлицу: тонкости

• Ставки в справке разбиваются автоматически — 20%, 10% и, если есть, 0%.
• Номер сводного счёта-фактуры 1С присваивает сама; отдельный бумажный документ покупателю не нужен.
• Возвраты от физлиц уменьшают базу — их тоже проводят через розничные документы, и справка учтёт их со знаком минус.
• На УСН справка не нужна — книги продаж нет. Раздел появляется только у плательщиков НДС.

Типичные ошибки и что с ними делать

⚠️ Не дублируйте справку за один и тот же период — иначе розничный НДС попадёт в книгу продаж дважды и завысит начисления в декларации.

Как проверить себя перед сдачей НДС

• Сформируйте книгу продаж за квартал — розница должна присутствовать строкой с кодом 26.
• Сверьте итог НДС по книге продаж с оборотом по кредиту счёта 68.02.
• Запустите экспресс-проверку: Отчёты → Экспресс-проверка ведения учёта → блок НДС.

Частые вопросы