Как отразить услуги нотариуса в бухучёте в 1С 8.3

Заверили у нотариуса доверенность, копии устава или договор — а теперь надо провести это в 1С. Вопрос не в том, какие поставить проводки, а в том, какую часть суммы вы вправе взять в налоговые расходы. Именно здесь чаще всего и ошибаются.

Разберём по порядку: каким документом провести услуги нотариуса, какие проводки в бухучёте формируются в 1С 8.3, что уйдёт в принимаемые расходы, а что — нет. Отдельно — оплата через подотчётное лицо, потому что нотариусу обычно платят наличными на месте.

На какой счёт относить расходы на нотариуса

Услуги нотариуса — это управленческие или общехозяйственные затраты. Счёт зависит от вида деятельности:

• 🏢 26 «Общехозяйственные расходы» — для производства и большинства организаций на общей системе;
• 🛒 44 «Расходы на продажу» — для торговли;
• ⚙️ 20 «Основное производство» — если расход прямо связан с конкретным заказом;
• 📎 91.02 «Прочие расходы» — часть платы, которую нельзя принять к налоговому учёту (о ней ниже).

Корреспондирующий счёт — тот, через кого шла оплата:

• 71 — если платил сотрудник наличными под отчёт (самый частый случай);
• 76 — если оплата шла напрямую с расчётного счёта или по счёту нотариальной конторы;
• 60 — при работе через нотариуса как контрагента с договором.

Принимаемые и непринимаемые расходы: тариф и сверх тарифа

Ключевая развилка темы. Нотариус берёт плату по двум составляющим:

1. По тарифу (госпошлина или нотариальный тариф) — установлен законом. Эту часть принимаем в налоговые расходы по пп. 16 п. 1 ст. 264 НК РФ.
2. Сверх тарифа — плата за услуги правового и технического характера (УПТХ): составление проекта, набор текста, консультация. Эта часть в налоговом учёте не принимается (п. 39 ст. 270 НК РФ).

Всю сумму из чека нотариуса нельзя списать в расходы «одной строкой» — сначала разделите тариф и услуги правового характера. Разбивка есть в справке или квитанции нотариуса.

💡 Если нотариус не выделил УПТХ отдельной строкой, а в справке стоит только общий тариф по закону — всю сумму по такому документу можно считать тарифной и принять в расходы.

Первичные документы для отражения услуг нотариуса

Чтобы расход прошёл проверку, нужен подтверждающий документ. Подойдёт один из:

• 📄 справка нотариуса о совершённом нотариальном действии с суммой тарифа;
• 🧾 квитанция или БСО нотариальной конторы;
• 📝 отметка о взысканном тарифе на самом заверенном документе (доверенности, копии).

Для оплаты через сотрудника к первичке добавляется авансовый отчёт. Дата признания расхода — дата утверждения авансового отчёта руководителем.

Оплата нотариуса через подотчётное лицо: пошагово в 1С 8.3

Классическая схема: бухгалтер или директор едет к нотариусу с наличными и потом отчитывается. В 1С 8.3 это три документа.

1. Выдача денежных средств под отчёт

Раздел Банк и касса → Выдача наличных (РКО), вид операции «Выдача подотчётному лицу». Формируется проводка:

2. Авансовый отчёт сотрудника

Раздел Банк и касса → Авансовые отчёты. На вкладке «Прочее» заносим услугу нотариуса, выбираем счёт затрат и разбиваем сумму:

• тарифную часть — счёт 26 (44), вид расхода «Прочие расходы»;
• УПТХ сверх тарифа — счёт 91.02, статья прочих расходов с флажком «Принимается к налоговому учёту» снят.

⚠️ На вкладке «Прочее» в поле «Документ (расхода)» укажите реквизиты справки нотариуса — иначе в книге учёта расход останется без основания.

3. Возврат неиспользованных средств в кассу

Если выдали больше, чем потратили, остаток сотрудник возвращает. Раздел Банк и касса → Поступление наличных, вид операции «Возврат от подотчётного лица»:

Если, наоборот, сотрудник потратил свои — за организацией остаётся долг (Кт 71.01), который гасят следующей выдачей.

Прямая оплата нотариусу без подотчёта

Реже, но бывает: оплата по счёту нотариальной конторы с расчётного счёта. Тогда используем Поступление (акт, накладная) → Услуги и списание с банка:

Счёт 76.05 «Расчёты с прочими поставщиками» удобнее, чем 60, когда договора как такового нет.

Типичные ошибки при учёте нотариальных расходов

• ❌ Всю сумму относят на 26 и в расходы. Часть сверх тарифа налоговая снимет — нужен 91.02.
• ❌ Проводят датой оплаты, а не датой авансового отчёта. Расход признаётся на дату утверждения отчёта.
• ❌ Нет подтверждающего документа. Запись «со слов» без справки/квитанции инспекция не примет.
• ❌ Заверение личных документов сотрудника вешают на фирму. Это не расход организации.
• ❌ Путают счёт затрат. Торговля должна использовать 44, а не 26.

Как проверить, что провели правильно

После проведения загляните в отчёты:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71 — сальдо по сотруднику должно закрыться;
• ОСВ по счёту 26 (44) — там тарифная часть;
• ОСВ по 91.02 — там УПТХ сверх тарифа;
• регистр Прочие расходы (НУ) — убедитесь, что непринимаемая часть не попала в декларацию по прибыли.