Заказ клиента в 1С: как оформить, оплатить и закрыть

Заказ клиента в 1С — это документ, который фиксирует намерение покупателя купить товар: что, сколько, по какой цене и к какому сроку. По нему резервируют остатки, принимают оплату и контролируют отгрузку.

Разберём весь путь заказа в 1С:Управление торговлей 11 (в ERP логика та же): от включения функции до закрытия сделки. Покажу, где ставить галочки, какие статусы бывают и что делать, когда заказ «завис».

Что такое заказ клиента и зачем он нужен

Заказ — это ещё не продажа. Товар остаётся на вашем складе, деньги ещё не обязательно пришли. Но обязательства уже зафиксированы.

Что даёт документ на практике:

• 📦 Резерв товара — отложенные позиции не уйдут другому покупателю.
• 💰 Контроль оплаты — видно, оплачен заказ, частично оплачен или нет.
• 🚚 Контроль отгрузки — сколько отгружено, сколько осталось.
• 📊 Планирование — по заказам видно будущую выручку и потребность в закупке.

Включение функции работы с заказами

По умолчанию заказы могут быть отключены. Включается это в настройках.

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи.
2. Найдите блок Оптовые продажи.
3. Поставьте флажок Заказы клиентов.
4. Выберите вариант использования из выпадающего списка.

Вариантов использования заказа три — от этого зависит, что можно делать по документу:

Здесь же включите Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки, если отгружаете партиями.

Создание заказа клиента в 1С УТ 11

Документ лежит в разделе Продажи → Заказы клиентов. Нажмите Создать.

Шапка документа

Заполните обязательные поля:

• Клиент — из справочника контрагентов (или создайте нового прямо здесь).
• Соглашение — подтянет условия: цены, скидки, склад, порядок оплаты.
• Склад — откуда планируется отгрузка.
• Операция — обычно «Реализация».

Дата и номер проставятся сами. Валюта берётся из соглашения.

Подбор товаров в документ

Табличную часть заполняют двумя способами.

Кнопкой Добавить — по одной строке, если позиций мало.

Кнопкой Подбор товаров — удобнее для большого заказа:

1. Открывается форма подбора с остатками и ценами.
2. Слева — группы номенклатуры, справа — список.
3. Двойной клик по товару → указываете количество.
4. Внизу видно В документе — что уже набрано.
5. Перенести в документ — строки уходят в заказ.

По каждой строке проверьте Действие (Отгрузить / Обеспечить / К оформлению) — оно управляет тем, попадёт ли позиция в резерв и отгрузку.

Оплата заказа клиента

На вкладке с этапами оплаты задаётся график: сколько и когда клиент должен заплатить. Варианты — Аванс (до обеспечения), Предоплата (до отгрузки), Кредит (после отгрузки).

Саму оплату проводят отдельными документами на основании заказа.

Оплата по безналу

Приход денег на расчётный счёт:

1. Банк и касса → Поступления на расчётный счёт (или загрузка из клиент-банка).
2. Вид операции — Оплата от клиента.
3. В поле Объект расчётов подберите нужный заказ.
4. Проведите.

Проводка по безналичному поступлению:

Оплата наличными

Через кассу — документ Поступление наличных (ПКО) с видом операции Оплата от клиента и ссылкой на заказ. Проводка: Дт 50 Кт 62.02.

После оплаты в заказе меняется статус расчётов, а в отчёте видно Оплачено / Долг.

Реализация (продажа) товаров и услуг

Когда товар готов к отгрузке, на основании заказа создают Реализацию товаров и услуг.

1. Откройте заказ → Создать на основании → Реализация товаров и услуг.
2. Данные перенесутся из заказа автоматически.
3. Проверьте количество — можно отгрузить не весь заказ, а часть.
4. Проведите документ.

Реализация списывает товар со склада и формирует выручку:

При частичной отгрузке заказ остаётся открытым на остаток — по нему потом делают вторую реализацию.

Статусы заказа: жизненный цикл сделки

Статус показывает, на каком этапе заказ. Он управляет тем, что с документом можно делать.

Переключают статус в шапке документа. Пока заказ не в статусе «К обеспечению» или «К отгрузке» — резерв не встанет, а отгрузку сделать нельзя.

Контроль обеспечения и отгрузки

Чтобы не потерять заказы, работают через отчёты и рабочие места.

• Продажи → Заказы клиентов — список с колонками % оплаты и % отгрузки.
• Обеспечение потребностей — рабочее место: что зарезервировано, что в дефиците, что заказать поставщику.
• Отчёт Состояние выполнения заказов клиентов — сводка по всем открытым сделкам.
• Отчёт Ведомость расчётов с клиентами — долги и переплаты.

Закрытие заказа клиента

Заказ закрывается автоматически, когда полностью отгружен и оплачен — статус меняется на Закрыт.

Если нужно закрыть вручную (клиент забрал не всё и остаток не нужен):

1. Откройте заказ.
2. В строках с недоотгруженным товаром поставьте Действие → Не обеспечивать или Отменить.
3. Смените статус на Закрыт.
4. Проведите.

Так остаток снимется с резерва и не будет мешать в отчётах.

Печать заказа клиента

Из открытого документа нажмите Печать. Доступные формы:

• 📄 Заказ клиента — внутренняя форма со всеми позициями.
• 🧾 Счёт на оплату — для отправки покупателю.
• 📋 Товарный чек / спецификация — по договорённости.

Счёт сохраняют в PDF или отправляют по ЭДО прямо из программы.

Удаление заказа клиента

Проведённый заказ нельзя удалить сразу — сначала распроведите или пометьте на удаление.

1. В списке заказов выделите документ.
2. Ещё → Пометить на удаление (или клавиша Del).
3. Документ станет перечёркнутым.
4. Окончательно чистит база: НСИ и администрирование → Удаление помеченных объектов.

Типичные ошибки при работе с заказами

Проверь себя

Частые вопросы