Как оформить заказ поставщику в 1С: настройка, шаги, закрытие

Закупщик держит в голове десятки поставок: кому уже отправили заявку, что оплатили, а что ещё не приехало. Без документа всё это живёт в переписке и таблицах — и рано или поздно теряется.

Заказ поставщику в 1С закрывает ровно эту боль. Это ваше обязательство перед контрагентом: что купить, у кого, по какой цене и когда ждать. Ниже — как в 1С создать заказ поставщику с нуля, где включить сам документ, как связать его с оплатой и поступлением и как корректно закрыть.

💡 Термин «заказ поставщику» есть в 1С:Управление торговлей (УТ 11), 1С:ERP и 1С:УНФ. В типовой 1С:Бухгалтерия отдельного такого документа нет — там закупку оформляют сразу «Поступлением (акты, накладные)». Основной разбор ниже — на УТ 11, механика в ERP и УНФ почти идентична.

Зачем нужен документ «Заказ поставщику»

Заказ — это не проводка и не факт покупки. Сам по себе заказ поставщику бухгалтерских проводок не делает и на остатки склада не влияет. Он резервирует ваше намерение и запускает цепочку.

Что даёт документ:

• 📌 фиксирует номенклатуру, количество, цену и срок поставки;
• 💰 служит основанием для оплаты поставщику (платёж «привязывается» к заказу);
• 📦 становится основанием для «Поступления товаров» — приходуете строго по заказу;
• 📊 попадает в отчёты как «ожидаемое поступление» — видно, что и когда приедет;
• 🔗 связывает потребность (заказ клиента, минимальный остаток) с конкретной закупкой.

Проще говоря, заказ — это ниточка, которая тянет за собой деньги и товар и не даёт им разбежаться.

Настройка: где включить заказы поставщикам

Если в меню закупок нет пункта «Заказы поставщикам» — документ просто выключен в настройках. Включается один раз.

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки.
2. Найдите группу Заказы поставщикам.
3. Поставьте флажок «Заказы поставщикам».
4. Рядом при необходимости включите «Статусы заказов поставщикам» — тогда у документа появится жизненный цикл (согласование, контроль поступления).

⚠️ Без флажка «Статусы заказов…» документ работает в упрощённом режиме: без согласования, сразу «к поступлению». Для маленькой фирмы этого часто достаточно, но контроль слабее.

Подготовка: поставщик, договор, склад

Перед первым заказом нужен минимальный каркас справочников.

• Поставщик. Заводится в Партнёры (как компания) и Контрагенты (как юрлицо с ИНН/КПП). В УТ это разные сущности: партнёр — кто, контрагент — с кем договор.
• Соглашение/договор. Определяет валюту, цены, условия оплаты и склад по умолчанию. По ГК РФ это ваш договор поставки — в 1С он подтягивает условия в заказ автоматически.
• Склад. Место, куда приедет товар. Хотя бы один оптовый склад должен быть заведён.

Если справочники пустые, заказ создать можно, но заполнять придётся всё руками — и легко ошибиться в реквизитах.

Как в 1С создать заказ поставщику: пошагово

Базовый способ — вручную «с нуля». Путь: Закупки → Заказы поставщикам → кнопка Создать.

После проведения заказ виден в списке и в отчётах как ожидаемая поставка. Остатки и бухучёт пока не двигаются — это произойдёт на поступлении.

Варианты создания заказа: не только вручную

Вводить каждую строку руками — самый медленный путь. В УТ есть способы собрать заказ автоматически.

Про два ключевых варианта подробнее.

Вариант 1 — из заказа клиента

Клиент заказал то, чего нет на складе. Открываете его заказ и через Создать на основании формируете заказ поставщику. 1С сама перенесёт номенклатуру и количество. Такая цепочка «заказ клиента → заказ поставщику» позволяет потом видеть, под какого покупателя куплен товар.

Вариант 2 — по потребностям

Механизм обеспечения смотрит на минимальные остатки, незакрытые заказы клиентов и статистику продаж, а затем предлагает, что и сколько докупить. Вы корректируете и одним действием создаёте сразу пачку заказов разным поставщикам. Экономит часы на регулярных закупках.

Оплата поставщику по заказу

Оплату проводят обычными платёжными документами, но со ссылкой на заказ — тогда система понимает, что этот платёж закрывает именно эту закупку.

• Аванс до поставки — Списание безналичных ДС с видом операции «Оплата поставщику» и указанием заказа в поле «Объект расчётов».
• Оплата по факту — тем же документом, но уже после или вместе с поступлением.
• Контроль долга — отчёт «Расчёты с поставщиками» покажет, сколько оплачено и сколько осталось по каждому заказу.

💡 Если в соглашении задан график оплаты (например, 30% аванс, 70% после отгрузки), 1С сама подскажет суммы и даты платежей и подсветит просрочку.

Поступление товара на основании заказа

Товар приехал — оформляем приход. Не создавайте «Поступление» с нуля: делайте его на основании заказа, чтобы строки и суммы перенеслись автоматически.

1. Откройте нужный заказ поставщику.
2. Нажмите Создать на основании → Поступление товаров и услуг.
3. Проверьте фактическое количество и цены — если поставщик привёз меньше, скорректируйте строки.
4. Проведите документ.

Вот тут появляются проводки и движения: товар встаёт на склад, формируется долг перед поставщиком (Кт 60), а заказ переходит ближе к закрытию. Отклонения «заказали / привезли» останутся видны в отчётах.

Статусы, отмена и закрытие заказа

У заказа есть жизненный цикл. Набор статусов зависит от настроек (флажок «Статусы заказов поставщикам»), но логика общая.

Как закрыть заказ поставщику

Заказ закрывают, когда он полностью исполнен либо больше не актуален. Два пути:

• Автоматически — когда по заказу оприходовали весь товар, он закрывается сам (или переводится в «Закрыт» обработкой «Закрытие заказов»).
• Вручную — открыть заказ и сменить статус на Закрыт, либо через список пометить и закрыть.

Отмена заказа

Поставщик подвёл или закупка отменилась — заказ нужно снять с ожидания.

• Если поступлений и оплат по заказу не было — просто закройте его или пометьте на удаление.
• Если частично поступил/оплачен — закройте с причиной закрытия (в УТ можно указать «Отменён поставщиком» и т.п.), чтобы недопоставленное количество ушло из планов.

⚠️ Не удаляйте заказ, по которому уже есть оплата или поступление, — вы порвёте цепочку расчётов. Правильный путь — закрытие со статусом и причиной, а не пометка на удаление.

Заказ поставщику в ERP и УНФ: чем отличается

Механика везде похожа, но нюансы есть.

• 1С:ERP. Тот же документ и та же логика, плюс более развитое обеспечение потребностей, графики закупок и согласование через бизнес-процессы. Для крупного производства/торговли.
• 1С:УНФ. Документ называется так же, интерфейс проще. Заказ поставщику связывается с заказом покупателя и платежами, но настроек меньше — ориентирован на малый бизнес.
• 1С:Бухгалтерия. Отдельного заказа нет. Если нужен именно учёт заявок — используют «Счета от поставщиков» как ориентир либо ведут закупки сразу поступлениями.

Типичные ошибки

Собрал то, на чём спотыкаются чаще всего.

• ❌ Поступление создают «с нуля», а не на основании заказа. Итог — заказ висит «к поступлению» вечно, отчёты врут. Всегда делайте приход из заказа.
• ❌ Забыли склад или соглашение в шапке. Цены и условия не подтянулись, сумма заказа неверная.
• ❌ Платёж не привязан к заказу (пустой «Объект расчётов»). Долг по заказу не гасится, хотя деньги ушли.
• ❌ Заказ не закрывают после поставки. Копятся «мёртвые» ожидаемые поступления, план закупок засоряется.
• ❌ Удаляют заказ с оплатой/приходом вместо закрытия — ломаются взаиморасчёты.

Отчёты для проверки

Чтобы держать закупки под контролем, регулярно смотрите:

• 📈 Ведомость по заказам поставщикам — что заказано, что поступило, что осталось.
• 💳 Расчёты с поставщиками — оплаты и долги по каждому контрагенту и заказу.
• 📦 Ожидаемые поступления — календарь приходов по датам.

Если цифры в отчёте расходятся с реальностью — почти всегда причина в одной из ошибок выше.

Частые вопросы