Как оформить заказ поставщику в программе 1С

Заказ поставщику в 1С — это документ, которым вы фиксируете намерение купить товар: что, сколько, по какой цене и на каких условиях оплаты. Сам по себе он не делает бухгалтерских проводок и не меняет остатки — это управленческая заявка, от которой дальше «отрастают» оплата и поступление.

Ниже — как включить документ, тремя способами его создать, провести через статусы, оплатить, оприходовать поставку и корректно закрыть. Отдельно разберём отмену, импорт с прослеживаемостью, комиссию и частые ошибки.

Что такое документ «Заказ поставщику» и где он есть

Заказ поставщику живёт в «торговых» конфигурациях: 1С:Управление торговлей 11 (УТ), 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Логика везде похожая, отличаются только названия реквизитов и глубина настроек.

В 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 отдельного документа «Заказ поставщику» нет. Там его роль частично выполняет «Счёт от поставщика» — он тоже резервирует договорённость, но без управления запасами и статусами.

Зачем вообще нужен документ:

• 📌 фиксирует цену и условия до фактической поставки;
• 📦 показывает «товары в пути» и ожидаемые остатки;
• 💳 задаёт график оплаты (аванс, кредит, по факту);
• 🔗 связывает заказ клиента с закупкой под него;
• 📊 даёт отчёты о выполнении заказов и долгах перед поставщиками.

Настройка: как включить заказы поставщикам в 1С УТ

По умолчанию функция может быть выключена. Проверьте флажок.

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки.
2. Включите «Заказы поставщикам».
3. Рядом задайте варианты использования статусов и этапы оплаты (если планируете авансы).
4. При необходимости включите Обособленное обеспечение заказов — для закупки под конкретного клиента.

В УНФ аналогичный флажок находится в разделе Настройки → Ещё возможности → Закупки → «Заказы поставщикам».

Договоры и соглашения с поставщиком

Условия закупок удобно вынести в соглашение с поставщиком: валюта, склад, вид цен, порядок оплаты, срок поставки. Тогда при создании заказа реквизиты подставятся автоматически.

Договор нужен, если вы ведёте взаиморасчёты в разрезе договоров или работаете с несколькими условиями по одному контрагенту. Для простых случаев хватает соглашения или расчётов «по договору в целом».

Три способа создать заказ поставщику

Заказ формируют не только вручную. Выберите сценарий под свою задачу.

Вариант 1 — вручную

Самый прозрачный способ. Открываете список Закупки → Заказы поставщикам, жмёте Создать, выбираете поставщика, склад и заполняете табличную часть номенклатурой. Цены подтянутся из вида цен поставщика или соглашения.

Вариант 2 — из заказа клиента

Когда товар покупается под продажу, откройте заказ клиента и по кнопке Создать на основании → Заказ поставщику перенесите строки. Так закупка обособляется под клиента, и при поступлении товар автоматически резервируется под его заказ.

Вариант 3 — по потребностям

Обработка Формирование заказов по потребностям анализирует минимальные остатки, точку заказа и текущие резервы, а затем предлагает заказы сразу нескольким поставщикам. Это основной инструмент для магазинов и оптовых складов.

Как оформить заказ поставщику: пошагово

Разберём заполнение вручную — на этой основе легко понять и два других способа.

После проведения заказ не создаёт проводок — он резервирует договорённость и появляется в отчётах по закупкам. Реальный учёт начнётся с оплаты и поступления.

Статусы заказа поставщику

Если в настройках включено использование статусов, документ проходит по жизненному циклу. Это помогает понять, на каком этапе «застрял» заказ.

Оплата по заказу поставщику

Оплату вводят на основании заказа — так сумма и контрагент подставляются автоматически, а платёж «привязывается» к конкретной закупке.

• Аванс (предоплата). Списание с расчётного счёта на основании заказа. В бухгалтерии это Дт 60.02 Кт 51.
• Оплата по факту. Платёж после поступления, привязанный к поступлению или заказу.
• Платёжный календарь. Этапы оплаты из заказа попадают в календарь — видно, кому и когда платить.

Проверить долги удобно отчётом Ведомость расчётов с поставщиками или Задолженность поставщикам.

Поступление товаров от поставщика

Когда товар приехал, оформляете «Поступление товаров и услуг» — тоже на основании заказа, чтобы не вводить номенклатуру заново.

1. Откройте заказ → Создать на основании → Поступление товаров и услуг.
2. Проверьте количество: если привезли меньше — скорректируйте строки, остаток останется «к поступлению».
3. Укажите номер и дату входной накладной (УПД/ТОРГ-12), при необходимости — счёт-фактуру.
4. Проведите документ.

Вот теперь появляются проводки (пример для 1С:Бухгалтерия, товар с НДС 20%):

Частичная поставка

Привезли не всё? Оформите поступление на фактическое количество. Заказ останется в статусе «К поступлению» с остатком, а «Товары в пути» покажут, сколько ещё ждать.

Особые сценарии закупки

Заказ поставщику закрывает не только обычную оптовую покупку.

• 🌍 Импортные товары. В заказе указывают валюту и, при необходимости, страну происхождения. Таможенные расходы и ГТД добавляют отдельными документами при поступлении.
• 🔎 Прослеживаемые товары. Для номенклатуры из перечня прослеживаемости при поступлении заполняется РНПТ, единица измерения и количество по системе прослеживаемости.
• 🤝 Приём на комиссию. Товар остаётся собственностью поставщика-комитента. Оформляется отдельным видом операции поступления; заказ помогает планировать такие поставки.
• 📑 Агентская схема. Закупка товаров или услуг через агента оформляется соответствующим видом договора и операции — заказ фиксирует условия, а расчёты идут через счета агентских операций.

Корректировка и возврат товара поставщику

Если после поступления изменились цена или количество, оформляют «Корректировку поступления». Возврат некачественного или излишнего товара — документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления.

Возврат уменьшает задолженность перед поставщиком либо формирует его долг перед вами, если товар уже был оплачен.

Как отменить и закрыть заказ поставщику

Это два разных действия, их часто путают.

Отмена (заказ не будет выполнен). Поставщик отказал или закупка отпала. Установите статус «Закрыт» и укажите причину закрытия (например, «Отмена клиентом» или «Отказ поставщика»). Товар уходит из планов поставок.

Закрытие (заказ выполнен). Когда всё поступило и оплачено, заказ закрывается — вручную статусом или массово обработкой Закрытие заказов поставщикам. Она разом закроет заказы, по которым не осталось остатка к поступлению.

Отчёты для проверки заказов

Чтобы держать закупки под контролем, пользуйтесь готовыми отчётами раздела «Закупки»:

• Выполнение заказов поставщикам — что заказано, поступило и осталось;
• Ведомость по заказам поставщикам — состояние каждого заказа;
• Товары в пути — ожидаемые поставки по датам;
• Расчёты с поставщиками — долги и авансы.

Типичные ошибки

• ❌ Ждут проводки от заказа. Заказ поставщику — управленческий документ, проводок не даёт. Учёт идёт от поступления.
• ❌ Не включён флажок «Заказы поставщикам». Из-за этого документа нет в меню — правится в настройках раздела «Закупки».
• ❌ Поступление вводят «с нуля», а не на основании заказа. Теряется связь, заказ навсегда остаётся «к поступлению».
• ❌ Заказ помечают на удаление вместо закрытия. Рвётся цепочка оплат и поставок.
• ❌ Забывают про РНПТ по прослеживаемым товарам при импорте и поступлении.
• ❌ Аванс не привязан к заказу — платёж не зачитывается, в расчётах «висит» лишняя переплата.

Частые вопросы