Как оформить и начислить простой в 1С:ЗУП 8.3

Самое частое заблуждение: раз в 1С:ЗУП простой не оформляется одной кнопкой, значит его «проводят» обычным отпуском без оплаты или неявкой. Так делать нельзя — 1С простой считает по своим правилам, и путаница с видом отсутствия сразу ломает и табель, и средний заработок, и взносы.

В типовой 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3.1 готового документа «Простой» нет. Нужен свой вид начисления с правильным видом времени плюс отражение дней простоя в графике сотрудника. Ниже — где всё это лежит, как настроить с нуля, как посчитать 2/3 среднего заработка и какие проводки получатся.

Что считается простоем и сколько платить

Простой — временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера (ст. 72.2 ТК РФ). Сотрудник остаётся в штате, трудовой договор не расторгается, рабочее место сохраняется.

Размер оплаты зависит только от того, кто виноват (ст. 157 ТК РФ):

Подготовка до входа в 1С

Программа не заменяет кадровые документы. Перед начислением должны быть:

• 📄 приказ о простое — с датами начала (и окончания, если известно), причиной, виновной стороной, размером оплаты и указанием, должны ли сотрудники находиться на рабочих местах;
• ✍️ ознакомление работников с приказом под подпись;
• 📊 служебная записка или акт от руководителя подразделения — основание причины;
• 📬 уведомление службы занятости в течение 3 рабочих дней, если приостановлено производство целиком (ст. 25 Закона № 1032-1).

Простой в 1С 8.3 ЗУП: где найти нужные настройки

Отдельного раздела «Простой» в меню нет, поэтому вопрос «где найти» решается по трём адресам:

1. Настройка → Начисления — здесь создаётся и хранится вид начисления для оплаты простоя.
2. Настройка → Виды использования рабочего времени — предопределённые виды «Простой по вине работодателя», «Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника», «Простой по вине работника». Обычно они уже есть в базе.
3. Кадры → Индивидуальные графики (или Зарплата → Табели) — здесь дни простоя попадают в рабочее время сотрудника.

Если в списке видов использования рабочего времени нужных строк нет — создайте их вручную, указав вид времени «Простой» и код для табеля. В актуальных релизах ЗУП 3.1 они предопределены.

Создание вида начисления

Настройка → Начисления → Создать. Заполняем:

• Наименование — «Оплата времени простоя по вине работодателя», код, например, PROSTOY_RAB.
• Назначение начисления — «Повременная оплата труда и надбавки» (если хотите, чтобы начисление вытесняло оклад за дни простоя) либо «Прочие начисления и выплаты» при ручном вводе суммы.
• Начисление выполняется — «Только если введено значение показателя» или «Ежемесячно» с вытеснением по виду времени.
• Формула — для оплаты по среднему заработку:

СреднийЗаработокОбщий * ВремяВДнях * 2 / 3

• Для простоя по независящим причинам расчёт идёт от оклада:

Оклад / НормаДней * ВремяВДнях * 2 / 3

• Закладка «Учёт времени» → вид времени «Простой по вине работодателя». Это главное: именно здесь связываются начисление и табель.
• Закладка «Налоги, взносы, бухучёт» → НДФЛ облагается (код дохода проверьте по своей настройке), взносы — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами», вид дохода для учёта расходов на оплату труда — «Оплата труда».
• Закладка «Приоритет» — начисление простоя должно вытеснять оплату по окладу за те же дни, иначе сотрудник получит и оклад, и простой.

Проверьте вытеснение оклада до расчёта зарплаты — это ошибка номер один и самая дорогая по последствиям.

Как оформить простой в 1С 8.3 ЗУП пошагово

1. Создайте вид начисления по схеме выше (делается один раз).
2. Откройте Кадры → Индивидуальные графики и введите документ на сотрудника (или группу): в дни простоя поставьте вид времени РП вместо «Явка».
3. Если ведёте учёт по табелю — заполните Зарплата → Табели и отметьте дни кодом РП/НП/ВП.
4. Введите количество дней или часов простоя показателем: Зарплата → Данные для расчёта зарплаты (шаблон ввода создаётся в Настройка → Шаблоны ввода исходных данных), если начисление настроено на показатель.
5. Выполните Зарплата → Начисления зарплаты и взносов, заполните автоматически.
6. Проверьте строку по сотруднику: оклад пересчитан на отработанные дни, отдельной строкой — оплата простоя, НДФЛ и взносы посчитаны.
7. Распечатайте расчётный листок и убедитесь, что в нём виден отработанный период и период простоя раздельно.

Как оформить простой по вине работодателя в 1С ЗУП 8.3: расчёт 2/3 среднего

Средний заработок считается по общим правилам ст. 139 ТК РФ и Постановления № 922: берутся 12 календарных месяцев перед месяцем начала простоя, фактические выплаты делятся на фактически отработанные дни.

Пример. Оклад 60 000 ₽. За расчётный период выплачено 745 000 ₽, отработано 248 дней. Средний дневной заработок:

745 000 / 248 = 3 004,03 ₽

Простой по вине работодателя — 10 рабочих дней. Начисление:

3 004,03 × 10 × 2 / 3 = 20 026,87 ₽

За остальные рабочие дни месяца сотруднику начисляется обычный оклад пропорционально. Если в месяце 21 рабочий день, а простой занял 10 из них, оклад составит 60 000 / 21 × 11 = 31 428,57 ₽.

Итого к начислению: 51 455,44 ₽. НДФЛ 13 % — 6 689 ₽, на руки ≈ 44 766 ₽.

Простой по независящим причинам и по вине работника

Для НП база — оклад, а не средний. Тот же сотрудник, те же 10 дней простоя из 21 рабочего:

60 000 / 21 × 10 × 2 / 3 = 19 047,62 ₽

Разница с оплатой по среднему небольшая, но она всегда есть, и налоговая с трудовой инспекцией смотрят именно на основание в приказе. Подменять вид простоя, чтобы заплатить меньше, — прямой риск доначислений.

Простой по вине работника не оплачивается: в графике ставите ВП, начисление не вводите. Оклад за эти дни тоже не начисляется, потому что вид времени не является отработанным.

Проводки по оплате простоя

Счёт затрат берётся из настройки начисления и способа отражения зарплаты по подразделению. Производственники обычно относят оплату простоя на 20 или 25, при длительной остановке — на 91.02 как прочие расходы.

В налоговом учёте оплата простоя по вине работодателя и по независящим причинам включается в расходы: как расходы на оплату труда либо как внереализационные потери от простоев. Главное — документальное обоснование причины, иначе расход снимут.

Простой в 1С:Бухгалтерии 8.3

Если зарплата считается в Бухгалтерии 3.0 без ЗУП, механика проще, но и автоматики меньше:

1. Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления → Создать.
2. Наименование «Оплата простоя», НДФЛ — облагается, взносы — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами», вид расхода по ст. 255 НК РФ — как оплата труда.
3. В документе Начисление зарплаты добавьте строку с этим начислением и впишите сумму вручную — средний заработок Бухгалтерия за вас не посчитает.
4. Оклад за дни простоя уменьшите самостоятельно: поправьте сумму или проставьте отработанные дни.

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Оформили простой как отпуск без оплаты. Отпуск без оплаты — по заявлению работника. Простой — инициатива обстоятельств, и он оплачивается. Трудинспекция трактует подмену как невыплату зарплаты.
• ❌ Не вытеснили оклад. Сотрудник получает и полный оклад, и 2/3 среднего. Проверяйте закладку «Приоритет» и вид времени.
• ❌ Оплатили календарные дни. Оплачиваются только рабочие дни (часы) по графику сотрудника. Выходные внутри простоя не оплачиваются.
• ❌ Взяли 2/3 оклада при вине работодателя. По вине работодателя база — средний заработок, и он обычно выше оклада за счёт премий.
• ❌ Забыли про взносы. Оплата простоя облагается полностью, включая взносы на травматизм.
• ❌ Не уведомили службу занятости при остановке всего производства — отдельный штраф, не связанный с расчётом.
• ❌ Не проверили расчётный листок. Ошибка в виде времени видна в листке сразу: период простоя не выделен отдельной строкой.

Отчётность после простоя

• Табель Т-12/Т-13 — дни простоя с кодами РП (31), НП (32), ВП (33). Выгружается из ЗУП по данным графика.
• 6-НДФЛ — оплата простоя попадает в общий доход периода по дате выплаты. Отдельных строк не требует, но проверьте, что код дохода в начислении корректен.
• РСВ — суммы входят в базу по взносам полностью, льготных кодов категорий у простоя нет.
• ЕФС-1 — простой не является кадровым мероприятием, подраздел 1.1 по нему не сдаётся. Оплачиваемый простой в стаже отражается как обычный период работы. Неоплачиваемый простой по вине работника показывается в подразделе 1.2 как неоплачиваемый период (код НЕОПЛ).
• Отчёт «Анализ начислений и удержаний» (Зарплата → Отчёты по зарплате) — быстрый способ увидеть, кому и сколько начислено простоем за месяц.

Частые вопросы