Воинский учёт в 1С 8.3: настройка, документы и отчётность

Воинский учёт в 1С — это ведение данных о военнообязанных сотрудниках и передача сведений в военкомат прямо из программы. В 1С 8.3 функционал есть и в «Зарплате и управлении персоналом» (ЗУП), и в «Бухгалтерии предприятия» (БП): карточки Ф-10, списки для сверки, извещения о приёме и увольнении, бронирование и годовая отчётность.

Вести воинский учёт обязана каждая организация независимо от числа сотрудников. Ниже — как настроить его в 1С, какие документы формировать, что и в какие сроки сдавать в военкомат, и за что штрафуют.

Кто обязан вести воинский учёт

Обязанность лежит на всех работодателях-юрлицах — с первого сотрудника. Освобождения по «малому штату» нет.

На учёт ставят военнообязанных и призывников:

• 🪖 мужчин от 18 до 30 лет (призывной возраст) и всех в запасе;
• 👩 женщин с военно-учётной специальностью (медики, связисты, картографы и др.);
• 📋 сотрудников, имеющих отметку о воинском учёте в военном билете или приписном свидетельстве.

Не подлежат учёту: женщины без ВУС, лица с постоянным проживанием за границей, отбывающие наказание, снятые с учёта по возрасту или здоровью.

Настройка воинского учёта в 1С

Прежде чем формировать документы, включите функционал. В ЗУП и БП путь немного отличается, но логика одна.

Включение в 1С:ЗУП 3.1

1. Откройте Настройка → Кадровый учёт.
2. Поставьте флажок Ведётся воинский учёт.
3. В карточке организации (Настройка → Организации) заполните реквизиты военкомата, к которому приписана компания.
4. Проверьте, что в разделе Кадры появился пункт Воинский учёт.

Включение в 1С:Бухгалтерия

В БП раздел появился начиная с релиза 3.0.147 — в более ранних версиях его нет, нужно обновиться.

1. Настройки → Зарплата и кадры → Настройки учёта зарплаты.
2. На закладке Кадровый учёт включите ведение воинского учёта.
3. Раздел Зарплата и кадры → Воинский учёт станет доступен.

Военно-учётные данные сотрудника

Основа всего — заполненная карточка. Данные берут из военного билета или приписного свидетельства.

Откройте карточку сотрудника → раздел Воинский учёт (или документ Сведения о воинском учёте) и заполните:

После заполнения сотрудник попадёт в отчёты и списки автоматически. Пустая или ошибочная карточка — самая частая причина, почему человек «выпадает» из отчётности.

Карточки и документы для военкомата

В 1С формируются все основные учётные формы. Разберём по назначению.

Карточка гражданина (форма 10)

Форма 10 (карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту) — персональная карточка на каждого военнообязанного. В ЗУП печатается из карточки сотрудника, в разделе воинского учёта. Хранится в картотеке организации.

Карточка учёта организации (форма 18)

Форма 18 — сводная карточка по всей организации: сколько военнообязанных, сколько забронировано, реквизиты компании. Её сдают в военкомат при постановке организации на учёт и обновляют при изменениях.

В 1С форма 18 собирается автоматически из данных сотрудников — вручную пересчитывать численность не нужно.

Извещения о приёме и увольнении

При приёме или увольнении военнообязанного нужно уведомить военкомат. В 1С это документ-извещение (сведения о приёме и увольнении):

• формируется на основании кадрового приёма/увольнения;
• печатается по установленной форме;
• подаётся в военкомат в течение 5 дней с даты приказа.

Сведения об изменениях данных работников

Если у сотрудника поменялись ФИО, семейное положение, образование, должность, структурное подразделение или адрес — военкомат уведомляют отдельными сведениями. Тоже в срок 5 дней. В 1С они формируются списком за период, чтобы не готовить на каждого вручную.

Списки и сверка с военкоматом

Помимо разовых извещений есть регулярные списки.

• 📄 Список граждан для сверки — сведения о состоящих на учёте, которые сверяют с картотекой военкомата (обычно ежегодно по графику военкомата).
• 👦 Список граждан мужского пола 15 и 16 лет — подаётся ежегодно до 15 сентября.
• 🎯 Список для первоначальной постановки на учёт (юноши 17 лет) — ежегодно до 1 ноября.
• 🔎 Сведения о гражданах, обязанных состоять, но не состоящих на учёте — выявляет 1С по несоответствию данных: человек военнообязанный, а военкомат не указан.

Все списки в 1С собираются кнопкой за период — программа сама отбирает подходящих сотрудников по датам рождения и военно-учётным признакам.

Бронирование граждан в 1С

Бронирование — закрепление ценных специалистов за организацией на период мобилизации, чтобы их не призвали. Ведут его компании, получившие право бронировать (по решению комиссии).

Порядок в 1С:

1. Включите учёт бронирования в настройках воинского учёта.
2. Внесите номера перечней и разделов, по которым бронируется специальность.
3. Оформите бронирование сотрудника — программа проверит соответствие должности и ВУС перечню.
4. Выдайте удостоверение об отсрочке (форма 4) и внесите отметку.

Как отменить бронирование

Если сотрудник уволился, перешёл на непокрытую перечнем должность или снят с учёта — бронирование отменяют. В 1С отмена оформляется отдельным документом; человек исключается из отчётов по бронированию за следующий период.

Отчёты по бронированию

По забронированным сдают отдельный комплект (ежегодно, к концу года):

• Форма 6 — отчёт о численности работающих и забронированных граждан запаса;
• Форма 11/МУ — донесение о количестве граждан в запасе;
• Форма 19 — анализ обеспеченности трудовыми ресурсами из числа забронированных.

Все три в 1С формируются из данных бронирования — вручную сводить не нужно.

Аналитические отчёты для самопроверки

Перед сдачей проверьте себя внутренними отчётами 1С (раздел Воинский учёт → Отчёты):

• список всех военнообязанных с заполненностью карточек;
• сотрудники без данных воинского учёта (кандидаты на «не состоят, но обязаны»);
• сводка по категориям запаса и годности;
• забронированные и остаток по перечням.

Эти отчёты — не для военкомата, а для контроля: они показывают дыры в данных до того, как их найдёт проверка.

Штрафы за нарушения воинского учёта

Ответственность несёт руководитель и назначенный ответственный (КоАП РФ, ст. 21.1–21.4). Суммы за последние годы выросли в разы. Ориентиры для должностных лиц:

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Флажок включён, а раздела нет → устаревший релиз конфигурации, нужно обновление.
• ❌ Сотрудник не попадает в отчёты → не заполнена карточка воинского учёта (пустая ВУС, категория запаса).
• ❌ Просрочка 5 дней по приёму/увольнению → не настроен контроль сроков; ведите извещения сразу после кадрового документа.
• ❌ Бронь не снята с уволенного → расхождение в форме 6; отменяйте бронирование в момент увольнения.
• ❌ Не сверены данные с военкоматом → накопленные расхождения по адресам и должностям; делайте ежегодную сверку списком из 1С.
• ❌ Нет приказа и плана работы → формально учёт «не организован», даже если данные в 1С есть.

Частые вопросы