Как вести воинский учёт в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Воинский учёт в 1С — это отдельный кадровый блок, где программа хранит сведения о военнообязанных сотрудниках, формирует извещения и отчёты для военкомата и помогает не пропустить сроки. Вести воинский учёт обязана каждая организация, где работают граждане, подлежащие такому учёту, — независимо от численности и формы собственности.

Ниже — как включить и настроить воинский учёт в 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:ЗУП 3.1, как поставить сотрудников на учёт, какие отчёты и в какие сроки сдавать в военкомат, как оформить бронирование граждан в запасе и какие штрафы грозят за нарушения.

Кто обязан вести воинский учёт

Обязанность закреплена в ФЗ-53 и Положении о воинском учёте (Постановление Правительства РФ № 719). Освобождения по размеру бизнеса нет.

• 🏢 Вести учёт должны все организации, у которых есть работники, подлежащие воинскому учёту.
• 👤 ИП воинский учёт не ведут — обязанность лежит только на юрлицах.
• 🪖 На учёт ставят военнообязанных (пребывающих в запасе) и призывников (граждан, подлежащих призыву).

Кого именно ставят на учёт:

• мужчин в запасе, в том числе с военным билетом;
• призывников 18–30 лет без отсрочки от призыва;
• женщин с военно-учётной специальностью (медики, связисты и др.).

Не подлежат учёту: освобождённые от воинской обязанности, проходящие военную службу, отбывающие лишение свободы, женщины без ВУС, постоянно проживающие за границей.

💡 Ответственного за воинский учёт назначают приказом. В малых компаниях эту функцию обычно совмещает кадровик или бухгалтер по зарплате.

Что нужно для старта: настройка воинского учёта в 1С

В обеих конфигурациях блок воинского учёта по умолчанию скрыт — его включают в настройках функциональности. Дальше заполняют данные организации и переносят сведения по сотрудникам.

Настройка в 1С:Бухгалтерия 8.3

Полноценный воинский учёт появился в 1С:Бухгалтерия начиная с релиза 3.0.147. После включения флажка в функциональности блок доступен из раздела Зарплата и кадры → Воинский учёт.

Оттуда доступны карточки граждан, извещения для военкомата и годовые отчёты. Если раздел не виден — проверьте, что обновились до актуального релиза и включили функциональность.

Настройка в 1С:ЗУП 3.1

В 1С:ЗУП воинский учёт присутствует давно и реализован подробнее, чем в БП. Все инструменты собраны в разделе Кадры → Воинский учёт.

Здесь ведут план работы по воинскому учёту, карточки граждан по форме 10, извещения, сведения об изменениях и полный набор отчётов, включая бронирование.

⚠️ Если у вас крупный штат военнообязанных или есть бронирование, вести учёт удобнее в ЗУП. В БП блок закрывает базовые потребности небольшой организации.

Постановка сотрудников на воинский учёт

Основа воинского учёта — актуальные сведения по каждому военнообязанному. В 1С их хранят в карточке сотрудника и в отдельных карточках граждан.

Карточка гражданина (форма 10)

Форма 10 — это учётная карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту. В ЗУП она формируется на основании данных вкладки Воинский учёт в карточке сотрудника.

Что вносим:

• 🪖 категорию запаса и воинское звание;
• 🔢 военно-учётную специальность (ВУС);
• 🩺 категорию годности к военной службе (А, Б, В, Г, Д);
• 🏛 наименование военкомата по месту жительства;
• 📌 отметки о постановке и снятии с учёта.

Извещения о приёме, переводе и увольнении

Когда военнообязанного принимают, переводят или увольняют, организация обязана уведомить военкомат. В 1С для этого есть документ-извещение.

1. Открываете Кадры → Воинский учёт → Сведения о приёме и увольнении (в ЗУП) или аналогичный раздел в БП.
2. Программа сама подбирает сотрудников, состоящих на воинском учёте, по кадровым документам за период.
3. Печатаете сведения и передаёте в военкомат в установленный срок.

Сведения об изменении данных работников

Отдельно сообщают об изменении учётных данных: смена фамилии, адреса, семейного положения, образования, должности или структурного подразделения. В 1С это документ Сведения об изменениях, который также заполняется автоматически по кадровым движениям.

💡 Раз в год данные карточек сверяют с военкоматом. Список для сверки 1С формирует отдельным отчётом.

Какие отчёты сдавать в военкомат: таблица

Набор отчётов делится на «событийные» (по факту приёма, увольнения, изменения данных) и «ежегодные».

Все перечисленные документы в ЗУП формируются в разделе воинского учёта, в БП — в блоке Зарплата и кадры → Воинский учёт.

Сроки подачи сведений в военкомат

Просроченные сведения — самая частая причина штрафов. Держите ключевые сроки перед глазами.

⚠️ Сроки могут отличаться в зависимости от требований конкретного военкомата и региональных графиков сверки. Уточняйте даты в своём военкомате — именно он согласует график сверки для организации.

Бронирование граждан, пребывающих в запасе

Бронирование освобождает нужных предприятию работников из запаса от призыва по мобилизации и в военное время. Ведут его организации, включённые в перечни бронируемых должностей.

Как забронировать сотрудника в 1С

1. Включите учёт бронирования в настройках воинского учёта.
2. В карточке гражданина укажите основание брони (номер перечня, пункт, раздел).
3. Оформите отметку о предоставлении отсрочки и внесите данные в военный билет по правилам.

Как отменить бронирование в 1С

При увольнении забронированного сотрудника или изменении должности бронь снимают. В 1С для этого меняют отметку в карточке гражданина и формируют извещение о снятии с брони для военкомата.

💡 Не забывайте снимать бронь при увольнении — «зависшая» бронь всплывает при сверке и вызывает вопросы военкомата.

Отчёты по бронированию: формы 6, 11/МУ, 19

По забронированным гражданам организация отчитывается перед комиссией по бронированию отдельным комплектом форм. В 1С они собраны в подразделе отчётов по бронированию.

• 📊 Форма № 6 — сведения о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе.
• 📄 Форма № 11/МУ — донесение о количестве граждан, пребывающих в запасе.
• 📈 Форма № 19 — отчёт о численности и обеспеченности организации трудовыми ресурсами из числа граждан в запасе.

Аналитические отчёты для самопроверки

Помимо форм для военкомата, в 1С есть служебные отчёты — по ним удобно проверить полноту учёта перед сверкой:

• список сотрудников, подлежащих воинскому учёту, но без заполненных данных ВУ;
• список граждан для сверки с военкоматом;
• перечень забронированных сотрудников;
• сведения о гражданах, которые обязаны состоять на учёте, но не состоят.

Прогоните их перед годовой сверкой — так вы закроете пробелы заранее.

Штрафы за нарушения воинского учёта

С октября 2023 года штрафы по воинскому учёту резко выросли. Отвечает, как правило, должностное лицо — ответственный за воинский учёт или руководитель.

⚠️ Суммы приведены ориентировочно по действующим редакциям статей 21.1–21.4 КоАП РФ. Точный размер зависит от конкретного состава нарушения и решения по делу.

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Не включили функциональность. Раздел воинского учёта не виден, потому что не поставлен флажок в настройках. Проверьте функциональность и релиз программы.
• ❌ Заполнили карточку сотрудника, но не сформировали извещение. Данные в 1С есть, а в военкомат сведения не ушли. Формируйте извещения по каждому приёму и увольнению.
• ❌ Пропустили срок 5 дней. Событийные сведения подают быстро — заведите привычку формировать их сразу после кадрового документа.
• ❌ Не сняли бронь при увольнении. «Мёртвая» бронь искажает форму 6 и всплывает на сверке.
• ❌ Не сверились с военкоматом. Годовую сверку данных проводят обязательно; расхождения фиксируют и исправляют.

Частые вопросы