Как ввести остатки отпусков в 1С:ЗУП 3.1

Частая ошибка при старте в новой базе — забыть про отпуска. Кадры и оклады перенесли, а остаток отпуска в 1С у каждого сотрудника нулевой. Программа считает, что все отдыхали, и первый же приказ уходит «в минус». Чтобы этого не было, в 1С:ЗУП вводят начальные остатки по отпускам — сколько дней уже накоплено к дате переноса.

Разберём документ Ввод остатков отпусков в ЗУП 3.1: где он лежит, как заполнить, чем отличается от штатной расстановки и какие поля чаще всего путают. Примеры — с реальными числами.

Зачем нужен документ «Ввод остатков отпусков»

1С считает право на отпуск по рабочим годам сотрудника. За каждый отработанный месяц копится 2,33 дня основного отпуска (28 / 12). Программа знает дату приёма — и от неё начисляет дни.

Проблема в том, что часть отпусков сотрудник уже отгулял до начала ведения учёта в этой базе. Этих документов в ЗУП нет. Значит, накопленное право нужно скорректировать вручную — иначе остаток будет завышен.

Документ решает три задачи:

• 📥 Задать стартовый остаток дней на конкретную дату (например, на 01.01 при переходе).
• ➖ Учесть отгулянные дни, которых нет в базе, чтобы они не задваивались.
• 🔧 Исправить право на отпуск, если оно посчиталось неверно из-за ошибки в приёме.

💡 Остаток отпуска нужен не для проводок, а для корректного расчёта при следующем отпуске, компенсации за неиспользованные дни и графике отпусков. Бухгалтерских записей документ не делает.

Право на отпуск: как 1С его считает

Прежде чем вводить остатки, стоит понять логику. В ЗУП право на отпуск складывается из двух частей.

Итог по каждому сотруднику: накоплено − использовано = остаток. Именно остаток вы увидите в отчёте и подставите в новый приказ на отпуск.

Виды отпусков, по которым ведут остатки:

• 🏖️ основной ежегодный (28 дней, ст. 115 ТК РФ);
• ☀️ дополнительный за вредность, ненормированный день, северный стаж;
• 👶 учебный и другие целевые — обычно остатки по ним не копят.

Где найти документ «Ввод остатков отпусков»

Путь в интерфейсе ЗУП 3.1:

1. Раздел Кадры или Зарплата.
2. Пункт Работа с отпусками → Остатки отпусков.
3. Кнопка Создать.

Если пункта не видно — проверьте, что включена функциональная опция учёта отпусков: Настройка → Расчёт зарплаты → галка Ведётся учёт отпусков. Без неё раздел скрыт.

⚠️ Документ вводится по каждому сотруднику отдельной строкой. Массово через «Начальную штатную расстановку» остатки отпусков не переносятся — там только оклады и график. Это разные механизмы, их часто путают.

Начальная штатная расстановка и остатки отпусков — в чём разница

При переходе на ЗУП обычно сначала заполняют документ Начальная штатная расстановка (или Начальное штатное расписание). Он фиксирует, кто где работает и с каким окладом на дату старта.

Остатки отпусков в него не входят. После расстановки нужен отдельный проход документом Ввод остатков отпусков.

Порядок при переносе базы такой:

Как заполнить документ: пошагово

1. Укажите дату документа — обычно последний день перед началом учёта (например, 31.12).
2. Выберите сотрудника.
3. В табличной части задайте вид отпуска (основной ежегодный).
4. Заполните рабочий год — период «с … по …», за который положены дни. Это ключевое поле.
5. Впишите остаток дней на дату документа.
6. При необходимости добавьте строки по дополнительным отпускам.
7. Проведите документ.

Поле «рабочий год» — самое важное. Отпуск в России привязан не к календарному, а к рабочему году сотрудника: год отсчитывается от даты приёма. Если приняли 15 марта — рабочий год идёт с 15 марта по 14 марта следующего года.

Пример 1. Ввод остатка на дату перехода

Сотрудник принят 01.02.2023. Переходим на ЗУП с 01.01.2026. За это время он отгулял 40 дней, документов в базе нет.

Считаем накопленное право на 31.12.2025:

• отработано примерно 35 месяцев × 2,33 ≈ 81,5 дня;
• отгуляно 40 дней;
• остаток = 81,5 − 40 ≈ 41,5 дня (обычно округляют до 41 или 42 по учётной политике).

В документе на дату 31.12.2025 по этому сотруднику ставим остаток ≈ 41 день с указанием рабочих годов, за которые он числится.

💡 Дни считайте по данным кадрового учёта до перехода, а не «на глаз». Расхождение всплывёт при первой же компенсации за неиспользованный отпуск.

Пример 2. Дни отсутствия, сдвигающие рабочий год

Отпуска за свой счёт свыше 14 дней за рабочий год сдвигают его окончание (ст. 121 ТК РФ). Если сотрудник брал длительный неоплачиваемый отпуск, «лишние» дни отодвигают дату, к которой копится право.

В ЗУП это учитывается отдельным документом отсутствия, но при вводе остатков сдвиг нужно заложить в границы рабочего года вручную. Иначе программа начислит дни за период, который на самом деле «не считается».

Практический ориентир: взял 30 дней за свой счёт — 16 из них (сверх 14) сдвигают конец рабочего года на 16 дней вперёд.

Пример 3. Исправление права из-за ошибки в приёме

Классика: в документе Приём на работу указали неверную дату или не ту норму отпуска (например, 28 вместо 31 дня для льготника). Право посчиталось криво.

Что делать:

Расчёт и проверка остатков

После ввода откройте отчёт Остатки отпусков (раздел Кадры → Кадровые отчёты). Он покажет по каждому сотруднику: накоплено, использовано, остаток на дату.

Что сверяем:

• ✅ остаток совпадает с данными кадрового учёта до перехода;
• ✅ нет отрицательных значений (минус = перебор использования над правом);
• ✅ рабочие годы идут без разрывов и наложений.

По новым правилам списания остатки прошлых лет не «сгорают» автоматически — они накапливаются, пока сотрудник их не отгуляет или не получит компенсацию при увольнении. Поэтому большой накопленный остаток в отчёте — норма, а не ошибка.

Типичные ошибки при вводе остатков

• ❌ Ввели остатки, но забыли про штатную расстановку — сотрудников в базе нет, вводить не на кого.
• ❌ Неверная дата документа — поставили дату перехода вместо последнего дня перед ним, начисление задвоилось.
• ❌ Пустой рабочий год — 1С не понимает, за какой период дни, отчёт показывает ноль.
• ❌ Задвоение отгулянных дней — не вычли то, что сотрудник уже отдыхал до перехода.
• ❌ Округление вразнобой — где 41, где 41,5; закрепите правило округления в учётной политике.

Частые вопросы