Ввод остатков отпусков в 1С ЗУП 3.1: как внести и проверить

Остаток отпуска в 1С не появится сам — программа считает право на отпуск только с той даты, с которой вы начали в ней работать. Всё, что сотрудник «накопил» до перехода на 1С ЗУП, нужно ввести вручную. Именно для этого служит ввод остатков отпусков: документ фиксирует, сколько дней отпуска положено человеку на дату старта учёта.

Пропустите этот шаг — и при расчёте отпуска или компенсации при увольнении программа покажет неверное число дней. Разберём, где в 1С ЗУП 8.3 ЗУП 3.1 посмотреть и внести начальные остатки отпусков, как заполнить дни по каждому сотруднику и как потом проверить результат отчётом.

Когда остатки отпусков вводить нужно, а когда — нет

Документ нужен не всем. Ориентируйтесь по ситуации.

Вводить остатки нужно:

• 🆕 начинаете вести учёт в 1С ЗУП с нуля (миграция с другой программы или с бумаги);
• 🔄 переносите данные из старой базы, где право на отпуск не велось корректно;
• 📅 стартуете учёт не с даты приёма сотрудников, а с середины их стажа.

Вводить остатки НЕ нужно:

• база ведётся давно, отпуска начисляются и списываются штатными документами;
• сотрудник принят уже в этой базе — право копится автоматически с даты приёма;
• вы просто хотите «поправить» цифру — для исправления есть отдельный сценарий (см. ниже про исправление прав на отпуск).

Перед вводом остатков сделайте резервную копию базы. Документ влияет на расчёт отпускных и компенсаций по всем сотрудникам сразу.

Что вводим до остатков: начальные данные и штатная расстановка

Остатки отпусков — не первый документ при старте. Сначала в базе должны появиться сотрудники и их условия работы. Логика ввода начальных остатков в 1С ЗУП такая:

1. Начальная штатная расстановка — вносим штатное расписание и распределяем по нему сотрудников, их оклады и графики.
2. Данные по сотрудникам — принятые работники, даты приёма, стаж.
3. Работники по договорам ГПХ — вносим отдельно, если по ним ведёте выплаты (право на отпуск у них не возникает, остатки не нужны).
4. Начальная задолженность по зарплате и данные для НДФЛ и среднего заработка — если переносите расчётные данные.
5. Ввод остатков отпусков — завершающий штрих, когда сотрудники уже в базе.

Где найти документ «Ввод остатков отпусков» в 1С ЗУП 3.1

Частый вопрос — где посмотреть ввод начальных остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1. Путей два.

Способ 1. Через помощник начальной настройки. Раздел Настройка → Начальная настройка (или Стартовый помощник). В блоке про кадровые данные будет шаг с остатками отпусков.

Способ 2. Напрямую через список документов. Раздел Кадры → Ежегодные отпуска, либо Зарплата → См. также → журнал Ввод остатков отпусков. В некоторых релизах документ лежит в разделе Настройка → См. также.

Пошагово: как ввести остатки отпусков

Разберём базовый сценарий — вносим остаток дней на дату начала учёта.

Пример 1. Ввод остатка на дату начала учёта

Сотрудник Иванов принят 12.03.2021. Учёт в 1С стартует с января 2026. По расчётам кадровика на 31.12.2025 у него накоплено 14 неотгулянных дней основного отпуска.

В документе за январь 2026 вносим:

• сотрудник — Иванов;
• вид отпуска — основной ежегодный (28 дней в год);
• остаток — 14 дней;
• рабочий год — программа подставит 12.03.2025 — 11.03.2026.

После проведения 1С видит: у Иванова есть 14 дней «в запасе» плюс дни, которые накопятся дальше по графику.

Пример 2. Ввод дней отсутствия, сдвигающих рабочий год

Право на отпуск копится за отработанный год. Но некоторые периоды рабочий год не увеличивают и сдвигают его границу — например, отпуск за свой счёт свыше 14 календарных дней за рабочий год.

Если такие периоды были до старта учёта, их вносят в том же документе (или в связанном сценарии по правам на отпуск): указываем количество дней отсутствия, которые сдвигают дату окончания рабочего года.

Пример 3. Исправление прав на отпуск из-за ошибки в приёме

Классическая ситуация: в документе Прием на работу указали неверную дату или неправильный вид отпуска — и право на отпуск считается криво.

Порядок исправления:

1. Проверьте Прием на работу — дату приёма и настройку ежегодного отпуска (сколько дней в год положено).
2. Исправьте первичный документ, если ошибка там.
3. Если приём править нельзя (закрытый период), скорректируйте право документом ввода остатков: внесите правильный остаток на текущую дату.
4. Перепроведите расчёты, затронувшие сотрудника.

Заполнение данных по сотрудникам: на что смотреть

Когда вносите остатки списком, по каждому работнику проверьте:

Сотрудников по договорам ГПХ в остатки отпусков не вносим — право на ежегодный отпуск у них не возникает.

Как посчитать остаток дней для ввода

Если исходной цифры нет, посчитайте вручную. Формула простая:

Положено за стаж − Уже отгуляно = Остаток

Пример. Петрова работает с 01.02.2023, норма — 28 дней в год. На 01.01.2026 полных отработанных лет — почти 3.

• положено примерно за 2 года и 11 месяцев ≈ 28 × 2 + 28 / 12 × 11 ≈ 82 дня;
• отгуляла за это время 56 дней;
• остаток к вводу — примерно 26 дней.

Типичные ошибки при вводе остатков отпусков

Проверка: отчёт «Остатки отпусков»

После проведения обязательно сверьтесь. Основной инструмент — отчёт Остатки отпусков.

Где смотреть: Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков (в части релизов — Зарплата → Отчёты по зарплате).

Что проверить в отчёте:

• 👤 остаток дней по каждому сотруднику совпадает с введённым;
• 📆 указан корректный рабочий год;
• ➕ нет неожиданных дублей или отрицательных значений там, где их не должно быть.

Ещё один способ увидеть остаток отпуска в 1С по конкретному человеку — карточка сотрудника или документ Отпуск: при создании отпуска программа покажет доступный остаток на дату.

Частые вопросы