Как заполнить АДВ-2 при смене фамилии сотрудника в 1С 8.3 ЗУП

Сотрудница вышла замуж и принесла паспорт с новой фамилией. Дальше два действия, которые часто путают: поправить анкетные данные внутри программы и отдельно уведомить фонд. Форма АДВ-2 — это как раз заявление в СФР об изменении анкетных данных застрахованного лица, и в 1С 8.3 ЗУП её удобно заполнить и отправить прямо из базы.

Ниже — как заполнить АДВ-2 при смене фамилии сотрудника, образец полей и полная пошаговая инструкция по смене фамилии в 1С ЗУП: от карточки физлица до отправки в фонд. СНИЛС при этом не меняется — номер остаётся прежним, обновляются только ФИО.

Что такое АДВ-2 и когда её подают

АДВ-2 — «Заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица». Подаётся в Социальный фонд (СФР), когда у человека поменялись ФИО, дата или место рождения, пол или реквизиты документа.

Смена фамилии при вступлении в брак — самый частый повод. Задача заявления — синхронизировать данные в лицевом счёте СФР с новым паспортом, чтобы персонифицированная отчётность (ЕФС-1, персведомости) проходила без расхождений.

💡 Номер СНИЛС остаётся тем же на всю жизнь. Пластиковые карточки не выдают с 2019 года — вместо них уведомление формы АДИ-РЕГ. Перевыпускать «зелёную карточку» не нужно.

Документы от сотрудника

Прежде чем что-то менять в программе, соберите основания. Без них дата изменения и реквизиты документа в АДВ-2 будут «из воздуха».

Свидетельство о браке — это документ-основание, его реквизиты (серия, номер, дата, кем выдано) попадут в заявление.

Смена фамилии в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция

Порядок такой: сперва меняем анкетные данные в карточке физлица, затем формируем АДВ-2, потом отправляем в СФР и проверяем отчёты.

Шаг 1. Изменить ФИО в карточке физлица

Откройте Кадры → Сотрудники, найдите работника, перейдите по ссылке на его физлицо (или сразу через Кадры → Физические лица).

Рядом с полем ФИО нажмите ссылку «Изменить» (карандаш). Программа спросит дату изменения — ставьте дату из свидетельства о браке, а не текущую.

Меняйте ФИО именно через кнопку «Изменить» с датой, а не правкой поля напрямую. Иначе программа затрёт историю, и старая фамилия исчезнет из документов, оформленных до брака.

⚠️ Если поправить ФИО «поверх», расчётные листки и справки за прошлые периоды начнут печататься с новой фамилией — это ошибка. История нужна, чтобы прошлые документы остались с прежней фамилией.

Шаг 2. Оформить кадровые документы

Приказ на смену фамилии не нужен — это не кадровое событие вроде перевода. Но по факту оформляют:

• 📄 дополнительное соглашение к трудовому договору (меняются ФИО работника);
• 📝 при необходимости — уведомление в банк по зарплатному проекту и обновление данных для полиса ОМС.

Личная карточка (бывшая Т-2) с 2021 года не обязательна, но если ведёте свою — обновите и её.

Шаг 3. Заполнить и проверить данные документа

Убедитесь, что новая фамилия подтянулась в карточке сотрудника, а старая осталась в истории. После этого можно формировать АДВ-2.

Как заполнить АДВ-2 в 1С ЗУП: образец полей

Форма собирается из тех данных, что вы уже внесли. Заполнять вручную почти нечего — программа тянет старое и новое ФИО автоматически.

Образец заполнения по сути сводится к трём блокам:

Отправка АДВ-2 в СФР и сроки

Если подключён сервис 1С-Отчётность, отправляйте прямо из документа кнопкой «Отправить». Ответ фонда (положительный протокол) придёт в ту же базу.

Без электронной отчётности — распечатайте АДВ-2 вместе с описью АДВ-6-1 и отнесите в отделение СФР на бумаге.

• 📬 Дождитесь положительного протокола от фонда — только он подтверждает, что данные в лицевом счёте обновлены.
• ⏱ Подавайте не откладывая, лучше до сдачи ближайшей персонифицированной отчётности, чтобы ЕФС-1 ушла уже с корректными ФИО.

💡 Жёсткого штрафного срока именно по АДВ-2 нет, но рассинхрон данных приводит к отказам по персведомостям. Проще закрыть вопрос сразу.

Проверка настроек и отчётов

После обновления пройдитесь по местам, где фамилия «живёт» в программе:

• ✅ расчётный листок и справки текущего месяца — новая фамилия;
• ✅ документы прошлых периодов — прежняя фамилия (значит, история сохранена верно);
• ✅ данные для ЕФС-1 и персучёта — подтягивается актуальное ФИО;
• ✅ зарплатный проект и банковские реквизиты сотрудника.

Если где-то мелькает старая фамилия в текущих документах — вернитесь к шагу 1 и проверьте дату изменения в истории физлица.

Типичные ошибки

• 🚫 Правка ФИО без даты. Стирается история, ломаются прошлые документы.
• 🚫 Забыли документ-основание. Без реквизитов свидетельства фонд вернёт заявление.
• 🚫 Ждут нового СНИЛС. Номер не меняется — ждать нечего, обновляются только данные.
• 🚫 Не дождались протокола. Отправили АДВ-2 и забыли — а фонд данные не принял.
• 🚫 Опечатка в букве «ё». «Королева» вместо «Королёва» даёт расхождение с паспортом.

Частые вопросы