Как заполнить АДВ-2 при смене фамилии сотрудника в 1С 8.3 ЗУП

Заполнить АДВ-2 при смене фамилии в 1С 8.3 ЗУП — это три шага: поменять ФИО в карточке физлица через кнопку «Изменить» с датой, создать заявление в разделе 1С-Отчётность и отправить его в СФР. Форма собирается автоматически: прежнее ФИО программа берёт из истории, новое — из актуальных данных.

Сотрудница вышла замуж и принесла паспорт с другой фамилией. Дальше два действия, которые постоянно путают: поправить анкетные данные внутри программы и отдельно уведомить фонд. Ниже — образец полей, путь к форме в ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии 8.3, что делать с отрицательным протоколом и где потом искать человека по девичьей фамилии.

Что такое АДВ-2 и когда её подают

АДВ-2 — «Заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица». Подаётся в Социальный фонд, когда у человека поменялись ФИО, дата или место рождения, пол или реквизиты документа, удостоверяющего личность.

Смена фамилии при вступлении в брак — самый частый повод. Задача заявления — синхронизировать данные лицевого счёта в СФР с новым паспортом, чтобы персонифицированная отчётность (ЕФС-1, персведомости) проходила без расхождений.

Три формы рядом, которые легко перепутать:

Документы от сотрудника при смене фамилии

Прежде чем что-то менять в программе, соберите основания. Без них дата изменения и реквизиты документа в АДВ-2 будут «из воздуха».

Свидетельство о браке — это документ-основание, его реквизиты (серия, номер, дата, кем выдано) попадут в заявление. ИНН, как и СНИЛС, при смене фамилии не меняется — переоформлять его в 1С не нужно.

Смена фамилии в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция

Порядок такой: сперва меняем анкетные данные в карточке физлица, затем формируем АДВ-2, потом отправляем в СФР и проверяем отчёты.

Шаг 1. Изменить ФИО в карточке физлица

Откройте Кадры → Сотрудники, найдите работника, перейдите по ссылке на его физлицо (или сразу через Кадры → Физические лица).

Рядом с полем ФИО нажмите ссылку «Изменить» (карандаш). Программа спросит дату изменения — ставьте дату из свидетельства о браке, а не текущую.

Меняйте ФИО именно через кнопку «Изменить» с датой, а не правкой поля напрямую. Иначе программа затрёт историю, и старая фамилия исчезнет из документов, оформленных до брака.

Шаг 2. Обновить паспортные данные

ФИО и паспорт — разные наборы полей. Замужество почти всегда идёт вместе с новым паспортом, поэтому на вкладке физлица откройте «Личные данные» (или гиперссылку «Паспортные данные») и внесите новую серию, номер, дату выдачи и код подразделения.

Если этого не сделать, в отчётности останется старый паспорт — и ЕФС-1 может уйти с расхождением по документу.

Шаг 3. Оформить кадровые документы

Приказ на смену фамилии не нужен — это не кадровое событие вроде перевода. Но по факту оформляют:

• 📄 дополнительное соглашение к трудовому договору (меняются ФИО работника);
• 📝 уведомление в банк по зарплатному проекту, чтобы платёж не завис на несовпадении ФИО;
• 🗂 обновление личной карточки, если ведёте её по своей форме (с 2021 года Т-2 не обязательна).

Шаг 4. Проверить, что данные встали правильно

Убедитесь, что новая фамилия подтянулась в карточке сотрудника, а старая осталась в истории. Найти человека можно и по девичьей фамилии — поиск в справочнике физлиц работает по всем записям истории.

После этого можно формировать АДВ-2.

Как заполнить форму АДВ-2 в 1С ЗУП: образец полей

Форма собирается из тех данных, что вы уже внесли. Заполнять вручную почти нечего — программа тянет прежнее и новое ФИО автоматически.

Образец заполнения по сути сводится к четырём блокам:

АДВ-2 в 1С 8.3 Бухгалтерия: где искать форму

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) при небольшом штате кадры и зарплата ведутся в той же базе, и АДВ-2 там тоже есть — механика отличается только путями в меню.

1. ФИО меняется в справочнике физлиц: Зарплата и кадры → Физические лица, ссылка «Изменить» рядом с ФИО, с указанием даты.
2. Паспортные данные — по гиперссылке личных данных в той же карточке.
3. Само заявление создаётся в Отчёты → 1С-Отчётность → Уведомления, сообщения и заявления — «Создать» → группа СФР (ПФР) → АДВ-2.

Дальше всё как в ЗУП: проверка, печать, подпись сотрудника, отправка.

Если зарплата считается в ЗУП, а бухучёт в Бухгалтерии — заявление подавайте из ЗУП, там живёт полная история анкетных данных. В Бухгалтерию новое ФИО придёт синхронизацией.

Отправка АДВ-2 в СФР и сроки

Если подключён сервис 1С-Отчётность, отправляйте прямо из документа кнопкой «Отправить». Ответ фонда придёт в ту же базу, в журнал обмена.

Без электронной отчётности — распечатайте АДВ-2 вместе с описью АДВ-6-1 и отнесите в отделение СФР на бумаге.

• 📬 Дождитесь положительного протокола от фонда — только он подтверждает, что данные в лицевом счёте обновлены.
• ⏱ Подавайте не откладывая, лучше до сдачи ближайшей персонифицированной отчётности, чтобы ЕФС-1 и персведомости ушли уже с корректными ФИО.
• 🗓 Протокол обычно приходит в течение нескольких рабочих дней.

Фонд вернул ошибку: что делать

Отрицательный протокол по АДВ-2 почти всегда означает расхождение с лицевым счётом. Типовые ситуации:

После исправления отправляйте новое заявление — корректировок у АДВ-2 нет, подаётся заново.

Проверка изменения персональных данных в отчётах

После обновления пройдитесь по местам, где фамилия «живёт» в программе:

• ✅ расчётный листок и справки текущего месяца — новая фамилия;
• ✅ документы прошлых периодов — прежняя фамилия (значит, история сохранена верно);
• ✅ данные для ЕФС-1 и персведомостей — подтягивается актуальное ФИО;
• ✅ справка о доходах (2-НДФЛ) и отчётность в налоговую — новая фамилия при прежнем ИНН;
• ✅ зарплатный проект и банковские реквизиты сотрудника.

Если где-то мелькает старая фамилия в текущих документах — вернитесь к шагу 1 и проверьте дату изменения в истории физлица.

Нестандартные ситуации

Сотрудник уже уволен, а фамилию сменил после. Работодатель заявление не подаёт — человек обращается в СФР сам или через Госуслуги. В своей базе данные не правьте, иначе поедут архивные документы.

Один человек работает в двух организациях базы. Физлицо в справочнике одно, значит меняете ФИО один раз. Заявление подаёт тот работодатель, который сдаёт по нему персотчётность; дублировать от обеих организаций не нужно.

Сменилось не только ФИО, но и дата или место рождения. Всё уходит одной АДВ-2 — в блоке новых данных заполняете все изменившиеся поля, а не только фамилию.

Смена фамилии у исполнителя по договору ГПХ. Если по нему идут взносы и персотчётность, логика та же: правите анкетные данные физлица и подаёте АДВ-2.

Двойная фамилия или дефис. Пишите точно как в паспорте, дефис без пробелов. Программа пропустит, а фонд сверяет побуквенно.

Иностранный работник. Основанием будет документ его страны о смене имени с нотариальным переводом — реквизиты берите из перевода.

Типичные ошибки

• 🚫 Правка ФИО без даты. Стирается история, ломаются прошлые документы.
• 🚫 Забыли паспорт. Фамилию поменяли, а серия и номер остались старые — расхождение в отчётности.
• 🚫 Нет документа-основания. Без реквизитов свидетельства фонд вернёт заявление.
• 🚫 Ждут нового СНИЛС. Номер не меняется — ждать нечего, обновляются только анкетные данные.
• 🚫 Не дождались протокола. Отправили АДВ-2 и забыли — а фонд данные не принял.
• 🚫 Опечатка в букве «ё». «Королева» вместо «Королёва» даёт расхождение с паспортом.
• 🚫 Сдали ЕФС-1 раньше АДВ-2. Отчёт уходит с ФИО, которого фонд ещё не знает.

Частые вопросы