Как оформить и начислить аренду автомобиля у сотрудника в 1С ЗУП 3.1

Компания взяла машину у своего же водителя и платит ему за это отдельно от зарплаты. Вопрос один: как провести аренду транспорта у сотрудника в 1С ЗУП 3.1 , чтобы удержать НДФЛ, не переплатить взносы и получить верные проводки.

Готового начисления «Аренда» в программе нет — его создают руками, и от одной галочки в настройке зависит, обложится сумма взносами или нет. Ниже — вся цепочка: какой договор оформить, как настроить начисление, какой код НДФЛ поставить, что будет со взносами при аренде с экипажем и без, и какие проводки сформируются.

Что за договор и почему это не зарплата

Аренда автомобиля — это гражданско-правовые отношения, а не трудовые. Сотрудник выступает как арендодатель-физлицо, компания — как арендатор. Основание — договор аренды транспортного средства (ГК РФ, ст. 632–649), а не трудовой договор.

Отсюда три следствия:

• 💰 арендная плата не входит в средний заработок и в расчёт отпускных;
• 🧾 это не «начисление по окладу», а прочий доход физлица;
• 📄 нужен отдельный письменный договор и акт приёма-передачи авто.

Какие виды договора бывают: с экипажем и без

Различие принципиальное — от него зависят взносы. Разберите свой случай.

Дальше в статье — про «чистую» аренду. Если склоняетесь к компенсации, логика настройки в ЗУП похожая, но код дохода и налогообложение другие.

Налогообложение аренды: НДФЛ, взносы, налог на прибыль

Соберём в одну таблицу, чтобы не путаться при настройке начисления.

НДФЛ

Арендная плата физлицу облагается НДФЛ по обычной ставке — 13% (15% с превышения). Компания выступает налоговым агентом: удерживает налог при выплате и перечисляет в бюджет (ст. 226 НК РФ).

• Код дохода для аренды транспорта — 2400.
• Код для услуг по управлению (экипаж) — 2010 (доход по договору ГПХ).

Вычеты по такому доходу тоже возможны, если сотрудник о них заявил.

Страховые взносы

Здесь главная развилка:

• 🚗 плата за пользование имуществом (сама аренда) взносами не облагается — это выплата по договору, связанному с передачей имущества в пользование (п. 4 ст. 420 НК РФ);
• 🧑‍🔧 плата за услуги управления при аренде с экипажем — это уже вознаграждение за работу, и оно облагается взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ.

Взносы на травматизм по услугам управления начисляются, только если это прямо предусмотрено договором.

Налог на прибыль

Арендная плата уменьшает базу по налогу на прибыль как прочий расход, связанный с производством (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы на ГСМ, ремонт, страховку — по условиям договора: обычно при аренде без экипажа их несёт арендатор, при аренде с экипажем — арендодатель.

Настройка начисления «Аренда» в 1С ЗУП 3.1

Отдельного вида начисления для аренды в типовой конфигурации нет — создаём его сами один раз, дальше используем каждый месяц.

Разберём ключевые поля по шагам.

Начисление арендной платы: разовый документ

Когда начисление настроено, ежемесячная выплата вводится документом:

1. Открываем Зарплата → Разовые начисления (или «Работы, услуги, прочие доходы» в свежих релизах).
2. Создаём документ, выбираем сотрудника-арендодателя.
3. Указываем наше начисление «Аренда» и сумму по договору.
4. Проводим — 1С рассчитает НДФЛ автоматически.
5. Выплату проводим ведомостью, как и обычный доход, но чаще отдельной ведомостью «Прочие доходы».

Пример на цифрах. Аренда без экипажа — 10 000 ₽/мес:

• НДФЛ 13%: 10 000 × 13% = 1 300 ₽;
• на руки сотруднику: 10 000 − 1 300 = 8 700 ₽;
• взносы: 0 ₽.

Аренда с экипажем, где 7 000 ₽ — аренда и 3 000 ₽ — услуги управления:

• НДФЛ со всей суммы 10 000 × 13% = 1 300 ₽;
• взносы только с 3 000 ₽: при тарифе 30% это ≈ 900 ₽ (у субъектов МСП часть сверх МРОТ — 15%);
• аренда 7 000 ₽ взносами не облагается.

Проводки: что сформируется в учёте

ЗУП отражает начисления сводно, а конкретные проводки формируются при синхронизации с 1С:Бухгалтерией по способу отражения. Ориентир такой:

Если в способе отражения указан счёт 73.03, проводки будут через него — это допустимо, но 76.10 корректнее отражает арендные отношения с физлицом.

Отчёты для проверки

После начисления сверьтесь, что суммы встали правильно:

• 📊 6-НДФЛ — доход по коду 2400 (и 2010) попал в раздел 2 и приложение с расшифровкой;
• 📋 РСВ — аренда без экипажа не увеличила базу по взносам; услуги управления — увеличили;
• 🧮 отчёт Анализ начислений или расчётный листок сотрудника — сумма и удержанный НДФЛ видны отдельной строкой.

Типичные ошибки

• ❌ Начислили аренду как оклад. Сумма попала в средний заработок и раздула отпускные. Аренда идёт отдельным видом дохода, не «Оплата по окладу».
• ❌ Обложили взносами всю аренду с экипажем. Взносы — только с услуг управления. Разделите суммы в договоре и в двух начислениях.
• ❌ Поставили код НДФЛ 4800 или 2010 для аренды без экипажа. Для аренды транспорта — код 2400.
• ❌ Забыли договор и акт. Расходы по налогу на прибыль снимут, останется только НДФЛ и взносы.
• ❌ Компенсацию за личное авто провели как аренду. Это разные вещи: компенсация по ст. 188 ТК РФ в пределах норм не облагается вовсе.

Если аренда невыгодна: альтернатива

Когда сотрудник ездит на своей машине по служебным делам сам, чаще выгоднее не аренда, а компенсация за использование личного транспорта (ст. 188 ТК РФ). В пределах норм из соглашения она не облагается ни НДФЛ, ни взносами, а оформляется приказом и соглашением к трудовому договору. В ЗУП для неё заводят своё начисление с видом дохода «не облагается НДФЛ в пределах норм».

Частые вопросы