Как сделать авансовый отчёт в 1С 8.3 Бухгалтерия

Сотрудник вернулся из командировки с пачкой чеков и авансом на карте — а вам нужно закрыть подотчёт, чтобы деньги «не висели» и приняли к учёту НДС. Разберём авансовый отчёт в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам: где он находится, как его сделать и заполнить по чекам, какие проводки формируются и что делать с остатком.

Пошаговая инструкция рабочая для актуальных релизов 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0), интерфейс «Такси». Пути и суммы — на конкретных примерах, чтобы можно было повторить у себя.

Что такое авансовый отчёт и зачем он нужен

Авансовый отчёт — документ, которым подотчётное лицо отчитывается за выданные деньги: что купил, сколько потратил, что осталось. Пока отчёт не проведён, за сотрудником числится долг на счёте 71.01.

Логика простая: сначала выдаём деньги под отчёт, потом сотрудник приносит чеки и составляет отчёт, а мы сверяем — хватило аванса или доплачиваем перерасход.

💡 По правилам кассовой дисциплины новый аванс наличными нельзя выдавать, пока сотрудник не отчитался по предыдущему. С безналом такого жёсткого запрета нет, но порядок лучше соблюдать.

Где находится авансовый отчёт в 1С 8.3

Самый частый вопрос — где в 1С искать этот документ. Он лежит в разделе Банк и касса.

Путь: Банк и касса → блок «Касса» → Авансовые отчёты.

Здесь открывается журнал всех отчётов. Кнопка Создать заводит новый документ. Если раздела не видно — проверьте, что в Главное → Функциональность не отключён блок расчётов с подотчётными лицами.

Второй способ найти нужное — через строку поиска сверху (значок лупы): наберите «авансовый» и перейдите по подсказке.

Шаг 1. Выдача денежных средств под отчёт

Прежде чем отчитываться, деньги нужно выдать. В 1С это отдельная операция — из кассы или с расчётного счёта.

Выдача наличными из кассы: Банк и касса → Выдача наличных (РКО) → вид операции Выдача подотчётному лицу.

Выдача на карту сотрудника: Банк и касса → Списание с расчётного счёта → вид операции Перечисление подотчётному лицу.

В обоих документах указываете сотрудника (справочник «Физические лица») и сумму. Основание — заявление работника или приказ руководителя.

⚠️ Выдавать под отчёт можно только по основанию (заявление или приказ). Сумму и срок отчёта организация определяет сама во внутреннем документе.

Шаг 2. Как создать авансовый отчёт в 1С

Когда сотрудник принёс подтверждающие документы, заводим сам отчёт.

1. Банк и касса → Авансовые отчёты → Создать.
2. В шапке выберите Подотчётное лицо — того же сотрудника, кому выдавали деньги.
3. Проверьте организацию и склад (склад нужен, если покупались материалы или товары).
4. Дата — день, когда сотрудник фактически отчитался.

Дальше работаем с закладками. Их пять, и каждая отвечает за свою часть расходов.

Шаг 3. Закладка «Авансы» — какие суммы уже выданы

На закладке Авансы подтягиваем документы, которыми выдавали деньги.

Нажмите Добавить → в поле «Документ аванса» выберите нужный РКО или списание с расчётного счёта. Сумма подставится автоматически.

Именно эта закладка отвечает на вопрос, как занести ранее выданные подотчётные суммы: 1С сама предложит непогашенные документы выдачи по этому сотруднику.

💡 Если на закладке «Авансы» пусто, а деньги выдавали — проверьте, что в РКО стоял вид операции «Выдача подотчётному лицу» и то же самое физлицо.

Шаг 4. Заполнение авансового отчёта по чекам

Теперь — самое частое: как заполнить отчёт по чекам за купленные материалы, товары и услуги.

Покупка материалов и товаров

Идём на закладку Товары. По каждому чеку — отдельная строка:

• 📄 Документ (расхода) — реквизиты чека или накладной (дата, номер).
• 🏢 Поставщик — из справочника контрагентов (магазин из чека).
• 📦 Номенклатура — что купили.
• 💰 Сумма и % НДС.
• 🧾 СФ — галочка, если приложен счёт-фактура (тогда НДС примется к вычету).

1С сама решит, куда оприходовать: материалы — на счёт 10, товары — на 41. Счёт учёта подставляется по виду номенклатуры.

⚠️ Без счёта-фактуры НДС по чеку к вычету не принимается. Даже если в чеке НДС выделен, в расходы попадёт вся сумма целиком. Не ставьте галочку «СФ», если самого документа нет.

Услуги и прочие затраты (почта, госпошлина, канцелярия)

Услуги, которые не приходят на склад, заносят на закладку Прочее. Классический пример — почтовые расходы или госпошлина.

Здесь вручную указываете Счёт затрат и аналитику:

• Почтовые, канцелярские, хозяйственные — обычно 26 или 44.
• Госпошлина — 68 или 91.02 в зависимости от вида.

Оплата поставщику (закладка «Оплата»)

Если сотрудник не покупал новое, а оплатил уже полученный товар или услугу, используйте закладку Оплата. Там указывается контрагент и договор — 1С закроет долг проводкой Дт 60 Кт 71.

Шаг 5. Командировка: суточные, билеты, проживание

Авансовый отчёт по командировке в 1С 8.3 Бухгалтерия делается по тем же шагам, но добавляются суточные и проездные.

Что куда заносим:

• 🚆 Билеты (поезд, самолёт) и гостиница — закладка Прочее, счёт затрат 26/44.
• 🍽 Суточные — тоже Прочее, отдельной строкой; НДС по ним нет.
• 📑 Если гостиница дала счёт-фактуру — ставим галочку СФ, НДС уйдёт к вычету.

Суточные не подтверждаются чеками — их считают по количеству дней командировки и норме из локального акта организации.

По налогам держите в голове лимиты необлагаемых суточных: 700 ₽/день по России и 2 500 ₽/день за границей. Всё, что сверху, облагается НДФЛ и взносами.

💡 Билеты в электронном виде — маршрут/квитанция и посадочный талон — полноценное подтверждение расхода. Отдельный счёт-фактура для вычета НДС по билету не нужен: НДС берётся из самого бланка.

Шаг 6. Проведение и печать авансового отчёта

Когда все закладки заполнены — жмём Провести. Внизу документа 1С покажет итог: перерасход (организация должна сотруднику) или остаток (сотрудник должен вернуть).

Проверить проводки — кнопка Дт/Кт (Показать проводки). Убедитесь, что счёт 71.01 по этому сотруднику закрылся в ноль или ушёл в нужную сторону.

Печать: Кнопка Печать → форма Авансовый отчёт (АО-1). Это унифицированная форма для подписи сотрудником и бухгалтером.

Шаг 7. Возврат остатка или доплата перерасхода

Отчёт проведён — закрываем расчёты деньгами.

Сотрудник не всё потратил (остаток): Он возвращает деньги. Оформляем Банк и касса → Поступление наличных (ПКО) с видом операции Возврат от подотчётного лица. Проводка Дт 50.01 Кт 71.01.

Аванса не хватило (перерасход): Доплачиваем сотруднику через РКО «Выдача подотчётному лицу» или списание на карту. Проводка Дт 71.01 Кт 50.01 (или Кт 51).

⚠️ Пока остаток «висит» на 71.01, у сотрудника фактически незакрытый долг. Налоговая при проверке может переквалифицировать давние невозвращённые суммы в доход работника с НДФЛ.

Как проверить расчёты с подотчётными лицами

Не полагайтесь только на глаз — сверьтесь через отчёты.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 (Отчёты → ОСВ по счёту). По каждому сотруднику видно сальдо: ноль — всё закрыто.
• 📋 Карточка счёта 71.01 — детально по датам, кто, сколько, чем закрыл.

Если по сотруднику висит дебетовое сальдо — деньги ему выданы, но он не отчитался. Кредитовое — организация должна ему (перерасход не возмещён).

Типичные ошибки при заполнении

Собрал то, на чём спотыкаются чаще всего.

Образец заполнения: пример с числами

Чтобы собрать всё вместе — короткий сквозной пример.

Менеджеру Петрову выдали из кассы 10 000 ₽. Он купил:

• канцтовары на 1 200 ₽ (чек с выделенным НДС, счёт-фактура есть);
• отправил документы почтой на 300 ₽ (только чек);
• съездил в однодневную командировку, суточные 700 ₽.

Итого израсходовано: 1 200 + 300 + 700 = 2 200 ₽. Остаток к возврату: 10 000 − 2 200 = 7 800 ₽.

В 1С это выглядит так: закладка «Авансы» — РКО на 10 000 ₽; «Товары» — канцтовары с СФ; «Прочее» — почта и суточные. После проведения Петров возвращает 7 800 ₽ через ПКО.

Частые вопросы