Как сделать авансовый отчёт в 1С 8.3 Бухгалтерия

Авансовые отчёты в 1С 8.3 лежат в разделе Банк и касса → Авансовые отчёты: выбираете подотчётное лицо, на закладке «Авансы» указываете документ выдачи денег, расходы разносите по закладкам «Товары», «Оплата» и «Прочее», затем проводите. Ниже — пошаговая инструкция с проводками и суммами.

Сотрудник вернулся с пачкой чеков и авансом на карте, а вам закрывать подотчёт, чтобы деньги не «висели» на счёте 71.01 и не потерялся вычет НДС. Пути и примеры — для актуальных релизов 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0), интерфейс «Такси».

Что такое авансовый отчёт и когда он нужен

Авансовый отчёт — документ, которым подотчётное лицо отчитывается за полученные деньги: что купило, сколько потратило, что осталось. Пока отчёт не проведён, за сотрудником числится долг по дебету счёта 71.01.

Логика цепочки всегда одна:

1. 💵 выдали деньги под отчёт (или сотрудник потратил свои);
2. 🧾 сотрудник принёс подтверждающие документы;
3. 📄 бухгалтер составил авансовый отчёт в 1С;
4. 🔁 вернули остаток либо возместили перерасход.

Когда отчёт не нужен. Если сотрудник купил что-то на свои деньги без предварительной выдачи аванса — это не подотчёт, а компенсация расходов работника. Оформляется заявлением и приказом, а в 1С проводится через Дт 10/26/41 Кт 73.03 с последующей выплатой. Формально авансовым отчётом это закрывать не обязательно, но на практике многие всё равно делают документ — так удобнее собирать расходы в одном месте.

Где в 1С авансовые отчёты 8.3 находятся

Самый частый вопрос — где в 1С искать документ. Он не в «Покупках» и не в «Зарплате», а в кассовом блоке.

Путь: Банк и касса → блок «Касса» → Авансовые отчёты.

Откроется журнал всех отчётов, кнопка Создать заводит новый документ. Ещё два способа добраться:

• 🔍 строка поиска сверху (значок лупы) — наберите «авансовый» и перейдите по подсказке;
• ⭐ добавьте пункт в избранное щелчком по звёздочке — журнал будет в «Начальной странице».

Если раздела не видно, проверьте Главное → Функциональность: блок расчётов с подотчётными лицами мог быть выключен в упрощённом интерфейсе.

Перед оформлением: правила выдачи подотчётных сумм

Ошибки в авансовом отчёте чаще всего родом из выдачи. Пять вещей, которые стоит зафиксировать до того, как деньги ушли.

Шаг 1. Выдача денежных средств под отчёт

Сначала оформляем выдачу — из кассы или с расчётного счёта.

Наличными из кассы: Банк и касса → Выдача наличных (РКО) → вид операции Выдача подотчётному лицу.

На карту сотрудника: Банк и касса → Списание с расчётного счёта → вид операции Перечисление подотчётному лицу.

В обоих документах выбираете сотрудника из справочника «Физические лица» и сумму. В назначении платежа при переводе на карту укажите «под отчёт на хозяйственные расходы» — иначе банк или проверяющие могут счесть перевод доходом работника.

Шаг 2. Как создать авансовый отчёт в 1С

Сотрудник принёс документы — заводим отчёт.

1. Банк и касса → Авансовые отчёты → Создать.
2. В шапке выберите Подотчётное лицо — то же физлицо, которому выдавали деньги.
3. Проверьте организацию и склад (склад обязателен, если покупались материалы или товары).
4. Дата — день, когда сотрудник фактически отчитался, а не дата чеков.

Дальше работаем с закладками. Их пять, и каждая отвечает за свой тип расхода.

Заполнять все закладки не нужно — только те, по которым есть расходы.

Шаг 3. Закладка «Авансы» — ранее выданные подотчётные суммы

На закладке Авансы подтягиваем документы, которыми выдавали деньги.

Нажмите Добавить → в поле «Документ аванса» выберите РКО или списание с расчётного счёта. Сумма подставится автоматически. 1С показывает только непогашенные документы выдачи по выбранному физлицу — это и есть ответ на вопрос, как занести ранее выданные подотчётные суммы.

Если аванса не было вовсе, закладку оставляем пустой: тогда весь отчёт превратится в перерасход, который организация возмещает сотруднику.

Шаг 4. Как заполнить авансовый отчёт в 1С 8.3 по чекам

Самая трудоёмкая часть — разнести чеки. Разберём по типам расходов.

Покупка материалов и товаров

Закладка Товары, по каждому чеку — отдельная строка:

• 📄 Документ (расхода) — вид, номер и дата чека или накладной;
• 🏢 Поставщик — магазин из чека, из справочника контрагентов;
• 📦 Номенклатура — что купили;
• 💰 Сумма и % НДС (основная ставка сейчас 22 %, в старых чеках может быть 20 %);
• 🧾 СФ — галочка ставится, только если счёт-фактура реально приложен.

Счёт учёта 1С подставляет по виду номенклатуры: материалы → 10, товары → 41, оборудование → 08.

Услуги и прочие затраты: почта, госпошлина, канцелярия

Всё, что не приходит на склад, заносим на закладку Прочее. Здесь счёт затрат и аналитику указываете вручную.

• 📮 Почтовые, канцелярские, хозяйственные расходы — 26 или 44 в зависимости от вида деятельности.
• ⚖️ Госпошлина в суд — 68.10 с отнесением на 91.02.
• 🔧 Мелкий ремонт, услуги сервиса — 26, 25 или 20.

Оплата контрагенту и возвратная тара

Если сотрудник ничего не покупал, а оплатил уже поставленный товар или оказанную услугу, используйте закладку Оплата: выбираете контрагента, договор и документ-основание. 1С закроет долг проводкой Дт 60.01 Кт 71.01 — двойного прихода ТМЦ не будет.

Закладка Возвратная тара нужна редко: поддоны, баллоны, бочки, которые придётся вернуть поставщику. Они не списываются в расходы, а висят на 10.04 до возврата.

Шаг 5. Авансовый отчёт по командировке в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Командировочный отчёт делается по тем же правилам, но добавляются суточные и проездные.

Что и куда заносим:

• 🚆 билеты (поезд, самолёт, автобус) — закладка Прочее, счёт 26/44;
• 🏨 гостиница — Прочее, там же; если есть счёт-фактура, ставим галочку СФ;
• 🍽 суточные — Прочее, отдельной строкой, без НДС;
• 🚕 такси до аэропорта — Прочее, при наличии чека и обоснования в локальном акте.

Суточные не подтверждаются чеками: считаются по числу календарных дней командировки (включая дни в пути) и норме из приказа организации.

Необлагаемые лимиты: 700 ₽/день по России и 2 500 ₽/день за границей. Всё, что выше, попадает под НДФЛ и страховые взносы — 1С сама сформирует доход по сверхнормативной части, если суточные начисляются документом командировки в связке с зарплатным блоком.

НДС в авансовом отчёте: когда вычет возможен

Здесь теряется больше всего денег, поэтому таблицей.

Потерянный чек. Без подтверждающего документа расход в налоговом учёте не принимается. Варианты: запросить дубль у продавца, использовать выписку по карте вместе с объяснительной (для бухучёта), либо удержать сумму с сотрудника. В 1С непринимаемый расход проводится с флагом «Расходы (НУ)» = «Не принимаются к налоговому учёту».

Шаг 6. Проведение и печать бланка АО-1

Когда закладки заполнены, жмём Провести. Внизу документа 1С покажет итог по расчётам: перерасход (организация должна сотруднику) или остаток (сотрудник должен вернуть).

Проводки проверяем кнопкой Дт/Кт. Смотрим два момента: закрылся ли 71.01 по этому физлицу и правильно ли ушёл НДС.

Печать. Кнопка Печать → Авансовый отчёт (АО-1). Форма печатается на двух сторонах: лицевая — расчёт с подотчётным лицом и подписи, обратная — перечень документов и суммы расхода. Если нужны копии для сотрудника, сразу задайте количество экземпляров в окне печати.

Шаг 7. Возврат остатка или доплата перерасхода

Отчёт проведён — закрываем расчёты деньгами.

Остался неизрасходованный аванс. Сотрудник возвращает деньги: Банк и касса → Поступление наличных (ПКО), вид операции Возврат от подотчётного лица. Проводка Дт 50.01 Кт 71.01. Если перевёл на счёт — документ «Поступление на расчётный счёт» с тем же видом операции.

Аванса не хватило. Доплачиваем через РКО «Выдача подотчётному лицу» или списание на карту: Дт 71.01 Кт 50.01 либо Кт 51.

Как проверить расчёты с подотчётными лицами

Глазами по документам сверять долго — используйте отчёты.

• 📊 ОСВ по счёту 71.01 (Отчёты → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»). В настройках включите группировку по субконто «Работники организаций» — увидите сальдо по каждому.
• 📋 Карточка счёта 71.01 — детально по датам: что выдали, чем закрыли.
• 🧮 Анализ субконто по физлицу — если нужно посмотреть человека сразу по нескольким счётам (71, 73, 70).

Дебетовое сальдо = деньги выданы, сотрудник не отчитался. Кредитовое = организация должна ему, перерасход не возмещён.

Почему 1С не проводит авансовый отчёт и другие типичные ошибки

Диагностика по симптомам — что именно программа не пускает и почему.

Образец авансового отчёта в 1С 8.3 пошагово: пример с числами

Сквозной пример, который можно повторить у себя.

Менеджеру Петрову выдали из кассы 10 000 ₽ (РКО от 3-го числа). Он потратил:

• канцтовары — 1 200 ₽, чек и счёт-фактура есть (НДС 22 % = 216,39 ₽);
• отправка документов почтой — 300 ₽, только чек;
• однодневная командировка, суточные по локальному акту — 700 ₽;
• ж/д билет туда-обратно — 2 400 ₽, НДС в бланке 433 ₽.

Итого расход: 1 200 + 300 + 700 + 2 400 = 4 600 ₽. Остаток к возврату: 10 000 − 4 600 = 5 400 ₽.

В документе это выглядит так:

После проведения Петров возвращает 5 400 ₽ через ПКО «Возврат от подотчётного лица», сальдо по 71.01 становится нулевым.

Оформление авансового отчёта в других конфигурациях 1С

Принцип везде один, отличаются путь и набор закладок.

Частые вопросы