Как оформить и оплатить дни диспансеризации в 1С:ЗУП

Оплатить день диспансеризации в 1С 8.3 ЗУП можно двумя путями. Штатный — включить настройку и провести отсутствие специальным документом: программа сама возьмёт средний заработок, отметит табель и подтянет период в ЕФС-1. Кустарный — начислить сумму «Разовым начислением» руками. Второй вариант быстрее на пять минут и потом стоит полдня разборок со стажем и табелем.

Ниже — как оформить диспансеризацию в 1С 8.3 ЗУП по-человечески: сколько дней положено разным категориям, как провести день диспансеризации в 1С ЗУП пошагово, что с НДФЛ и взносами, как период попадёт в отчётность и какие ошибки чаще всего ловят при проверке.

Сколько дней положено и кому

Гарантия установлена ст. 185.1 ТК РФ. Дни оплачиваются по среднему заработку, а их количество зависит от возраста и статуса сотрудника.

День работник выбирает по согласованию с работодателем и пишет заявление. Отказать нельзя, но дату можно сдвинуть под производственный процесс.

Что подготовить до ввода в программу

Документ в ЗУП — последний шаг, а не первый. До него нужны бумаги:

• 📄 заявление сотрудника с конкретной датой (или двумя датами);
• 📄 приказ или распоряжение о предоставлении освобождения от работы;
• 📄 справка из медорганизации — если требование закреплено в локальном акте (ТК её не требует);
• 📄 справка из СФР о статусе предпенсионера — для двух дней.

Дата в приказе и дата в документе 1С должны совпадать. Расхождение вылезет при сверке табеля с кадровыми документами.

Настройка вида начисления в 1С:ЗУП

В актуальных релизах ЗУП 3.1 механизм включается флажком — вид начисления создавать вручную не нужно.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Включите настройку регистрации оплачиваемых отсутствий (диспансеризация, донорские дни, прочие освобождения от работы с сохранением оплаты).
3. В списке Настройка → Начисления появится предопределённый вид с назначением «Оплата дней прохождения диспансеризации» и расчётом по среднему заработку.

Проверьте у предопределённого вида три реквизита — именно из-за них потом «не сходится» отчётность:

Если в вашем релизе предопределённого вида нет, заведите свой:

• Настройка → Начисления → Создать;
• назначение — оплата по среднему заработку (по аналогии с командировкой);
• средний считается по общим правилам ст. 139 ТК РФ и Постановления № 922;
• код дохода НДФЛ — как у обычной оплаты труда, вид дохода для взносов — стандартный.

Не используйте для диспансеризации «Оплату по окладу» и тем более «Разовое начисление» — сумма посчитается неверно, а день не отметится в табеле и в стаже.

Как провести день диспансеризации в 1С 8 ЗУП пошагово

Отсутствие регистрируют отдельным документом: он резервирует дни в графике, запускает расчёт среднего и ставит отметку в табель.

Пошагово в программе:

1. Раздел Зарплата (или Кадры) → документ регистрации отсутствия с сохранением оплаты.
2. Создать, выберите организацию и сотрудника.
3. В поле вида отсутствия — Оплата дней прохождения диспансеризации.
4. Укажите день освобождения от работы. Для предпенсионеров и пенсионеров — два дня; если они не подряд, заведите две строки или два документа.
5. Программа подтянет средний заработок и рассчитает сумму. На вкладке с расчётом среднего видно базу и отработанные дни — загляните туда хотя бы раз.
6. Проведите документ. Сумма попадёт в Начисление зарплаты и взносов за месяц.

Выплачивать день диспансеризации отдельно от зарплаты не нужно: это часть оплаты труда за месяц, идёт в общий расчёт и в обычный срок выплаты.

Как день отмечается в табеле

Проведённый документ автоматически меняет отметку в графике. В табеле день диспансеризации показывается не как явка и не как прогул — это оплачиваемое освобождение от работы.

• Норма времени за месяц не уменьшается — день считается отработанным для целей нормы.
• В отчёте Табель учёта рабочего времени (Т-13) за месяц смотрите, что на дате стоит буквенное обозначение отсутствия, а не «Я».
• Если в табеле осталась явка, значит документ не проведён либо проведён на другую дату.

Расчёт суммы: пример с числами

Средний дневной заработок считается за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу диспансеризации.

Пример. Оклад сотрудника — 60 000 ₽. За расчётный период отработано 247 дней, выплаты, учитываемые в среднем, — 720 000 ₽.

• Средний дневной заработок: 720 000 / 247 = 2 914,98 ₽.
• За 1 день диспансеризации начислено: 2 914,98 ₽.
• Для предпенсионера (2 дня): 2 914,98 × 2 = 5 829,96 ₽.
• НДФЛ 13 % с одного дня: 2 914,98 × 13 % = 378,95 ₽, на руки — 2 536,03 ₽.

Из базы среднего исключаются периоды отсутствий и выплаты за них — отпуска, больничные, командировки и сам предыдущий день диспансеризации. Премии учитываются по правилам Постановления № 922.

Проводки, НДФЛ и страховые взносы

Оплата дней диспансеризации — это сохранение среднего заработка, а не компенсация. Отсюда всё остальное:

• ✅ облагается НДФЛ (гл. 23 НК РФ);
• ✅ облагается страховыми взносами (гл. 34 НК РФ) и взносами на травматизм;
• ✅ входит в расходы на оплату труда по налогу на прибыль;
• ✅ попадает в 6-НДФЛ и в расчёт по страховым взносам за период начисления.

Счёт затрат (26/44/20/25) программа берёт из настроек отражения зарплаты по организации, подразделению или сотруднику. Если нужно отнести такие дни на отдельный счёт или субконто, задайте способ отражения прямо в виде начисления.

Отражение периода в ЕФС-1 и в персучёте

Период диспансеризации — оплачиваемое отсутствие, и его показывают в стаже отдельной строкой.

• В ЕФС-1, подраздел 1.2 (сведения о страховом стаже), период отражается со специальным кодом стажа для диспансеризации.
• При корректном назначении вида начисления ЗУП заполняет строку сам — вручную дописывать не нужно.
• Проверьте, что даты не «слились» с обычным рабочим периодом: они должны идти отдельным интервалом.
• Подраздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД) не заполняется — кадрового события тут нет, трудовая функция не меняется.

Нестандартные ситуации

Отчёты для проверки

Три места, где видно, что день проведён правильно:

• Начисления и удержания (или анализ начислений по сотруднику) — сумма по виду «Оплата дней диспансеризации» за месяц.
• Табель учёта рабочего времени — отметка на конкретной дате.
• Анализ взносов в фонды и Подробный анализ НДФЛ — сумма попала в базу обложения, а не выпала из неё.

Если сумма есть, а в табеле и стаже пусто — почти всегда начисление сделано «разовым» документом вместо регистрации отсутствия.

Типичные ошибки

• ❌ Ставят «отпуск за свой счёт». День диспансеризации оплачивается — это не отпуск без сохранения зарплаты.
• ❌ Начисляют по окладу вместо среднего. Сумма выйдет другой; закон требует средний заработок.
• ❌ Проводят «Разовым начислением». Сумма есть, табеля и стажа нет, ЕФС-1 придётся править руками.
• ❌ Не удерживают НДФЛ и не начисляют взносы. Выплата облагается в общем порядке.
• ❌ Дают 2 дня всем подряд. Два дня — только предпенсионерам и получателям пенсии.
• ❌ Не следят за периодичностью. Программа не считает, когда сотрудник был на диспансеризации в прошлый раз — ведите учёт сами.
• ❌ Забывают про ЕФС-1. Период отсутствия должен попасть в стаж отдельной строкой.

Частые вопросы