Как вывести список дней рождения сотрудников в 1С ЗУП 8.3

Готовый отчёта «Дни рождения» в типовой 1С ЗУП 8.3 нет — но список сотрудников с датами рождения собирается за пару минут через «Универсальный отчёт» по справочнику Сотрудники или Физические лица. Ниже — как вывести дни рождения сотрудников в 1С ЗУП 8.3 списком, отобрать нужный месяц, посчитать возраст и юбилеи, настроить напоминания и выгрузить всё в Excel.

Инструкция подходит для ЗУП 3.1 и 3.0. Отдельным блоком — как сделать то же самое в 1С:Бухгалтерии, где сотрудники лежат в другом справочнике.

Где 1С хранит даты рождения

Дата рождения — это реквизит ДатаРождения справочника Физические лица. У каждого сотрудника есть привязанное физлицо, поэтому строить список можно от любого из двух справочников:

• 📇 Сотрудники — по одному человеку может быть несколько записей (совместитель, договор ГПХ). Удобно для «действующих сейчас».
• 👤 Физические лица — один человек = одна запись. Удобно, когда нужен именно уникальный список без дублей.

Способ 1. Универсальный отчёт — список за 2 минуты

Это самый гибкий путь: настраивается один раз, дальше сохраняется в вариант отчёта и открывается в один клик.

Результат — таблица вида ФИО + дата рождения, которую сразу можно отсортировать по возрастанию даты, распечатать или выгрузить.

Способ 2. Отбор по месяцу — «кто празднует в этом месяце»

Обычная задача кадровика — не весь список, а именинники конкретного месяца. Прямой отбор по полю Дата рождения сравнивает полную дату с годом, поэтому «весь март любого года» так не выбрать.

Два рабочих приёма:

1. Через дополнительное поле-функцию. В Универсальном отчёте → Настройки → Дополнительные поля можно добавить вычисляемое поле Месяц(ДатаРождения) и уже по нему ставить отбор = 7 (июль) и группировку.
2. Выгрузка в Excel + автофильтр. Проще и быстрее: сформировали весь список, выгрузили таблицу, в Excel поставили формат ячейки и отфильтровали по месяцу. Для разовой задачи — оптимально.

Сравнение подходов:

Способ 3. Возраст и юбилеи

Если нужен не просто список, а колонка «возраст» и подсветка юбиляров (50, 55, 60 лет):

• Добавьте в Дополнительные поля вычисляемое поле возраста. Простая формула — разница между текущей датой и ДатаРождения в годах.
• Для юбилеев поставьте отбор по возрасту, кратному 5, либо выгрузите список и отметьте юбиляров в Excel вручную — при небольшом штате это быстрее настройки.

Пример расчёта: сотрудник родился 15.08.1975. На 2026 год ему исполняется 51 год; на 2025-й было 50 — то есть юбилей уже прошёл. Такие пограничные случаи в формуле «текущая дата минус дата рождения» считаются корректно, если сравнивать именно полные даты, а не только год.

Способ 4. Напоминания о днях рождения

Чтобы 1С сама подсказывала о приближающихся днях рождения, а не искать их отчётом каждое утро, есть механизм напоминаний.

1. Откройте карточку физлица или сотрудника.
2. Нажмите на значок будильника (Напоминание) рядом с реквизитом Дата рождения либо через Ещё → Настроить напоминание.
3. Задайте периодичность Ежегодно и срок «за N дней».

Напоминания собираются в общий список (Главное → Напоминания) и всплывают заранее. Минус — их придётся включить по каждому человеку отдельно, поэтому для большого штата удобнее регулярный отчёт, а напоминания оставить для ключевых людей (руководство, юбиляры).

Способ 5. Список в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 логика та же, но справочник называется иначе — сотрудники и физлица лежат в разделе Зарплата и кадры.

• Откройте Универсальный отчёт (Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки).
• Источник — справочник Физические лица, поля — Наименование и Дата рождения.
• Дальше всё как в ЗУП: отбор, сортировка, сохранение варианта.

Разница только в наборе данных: в базовой Бухгалтерии кадровый учёт упрощён, поэтому дополнительных кадровых реквизитов меньше, но дата рождения есть всегда.

Выгрузка в Excel

Любой сформированный отчёт выгружается кнопкой Сохранить (значок дискеты) или Ещё → Сохранить → формат Лист Microsoft Excel (.xlsx). Дальше в Excel удобно:

• 📅 отфильтровать по месяцу автофильтром;
• 🎂 отсортировать по дате рождения внутри месяца;
• 📊 добавить столбец возраста формулой =ДОЛЯГОДА() или =РАЗНДАТ().

Типичные ошибки

• ❌ Пустая дата рождения. У части физлиц реквизит не заполнен — они «выпадают» из отчёта. Проверьте: поставьте отбор Дата рождения = пусто и заполните пробелы.
• ❌ Дубли по совместителям. Строите по справочнику Сотрудники — один человек попадает несколько раз. Решение — строить по Физическим лицам.
• ❌ Отбор по полной дате вместо месяца. Классическая ошибка (см. Способ 2). Фильтруйте по функции Месяц().
• ❌ Уволенные в списке. Если нужны только работающие, добавьте отбор по статусу занятости или по дате увольнения.

Перед массовым заполнением дат рождения или изменением реквизитов физлиц сделайте резервную копию базы .

Частые вопросы