Как вывести дни рождения сотрудников в 1С:ЗУП 8.3 списком

Быстрый ответ: список дней рождения сотрудников в 1С:ЗУП 8.3 удобнее всего собрать через Универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» с колонкой «Дата рождения» — это готовый список, который можно отсортировать и отобрать по месяцу. Есть и способ на 10 секунд — вывести дату рождения прямо в список сотрудников.

Кадровику это нужно регулярно: поздравления, приказы к юбилеям, планирование подарков. Ниже — три рабочих способа получить дни рождения сотрудников в 1С:ЗУП 8.3 списком, плюс настройка напоминаний, чтобы программа сама подсказывала ближайшие даты.

Какой способ выбрать

Три подхода дают один и тот же результат по-разному. Быстро глянуть — колонка в списке. Красивый отчёт с юбилеями и группировкой по месяцам — универсальный отчёт. Чтобы 1С сама напоминала — напоминания.

Способ 1. Колонка «Дата рождения» в списке сотрудников

Самый быстрый вариант, когда список нужен «здесь и сейчас», без печати.

1. Откройте Кадры – Сотрудники (или Кадры – Физические лица).
2. Нажмите Ещё – Изменить форму.
3. Найдите в дереве колонок реквизит Дата рождения, поставьте галочку, нажмите ОК.
4. Кликните по шапке новой колонки — список отсортируется по дате.

💡 В справочнике «Сотрудники» дата рождения тянется из связанного физлица. Если колонка не появляется — берите список через «Физические лица», там реквизит доступен всегда.

Минус способа — по такой колонке нельзя удобно отобрать «только июльские» именинники: сортировка идёт по полной дате с годом. Для отбора по месяцу переходите к отчёту.

Способ 2. Универсальный отчёт по дням рождения

Это основной инструмент, если нужен нормальный список — на печать, с группировкой и юбилярами. Настраивается один раз и сохраняется как вариант отчёта.

Как отсортировать по дню и месяцу, а не по году

Сотрудники родились в разные годы, и обычная сортировка по дате перемешает их. Чтобы список шёл по календарю (сначала январские, потом февральские), добавьте в отчёт вычисляемое поле или сгруппируйте по Месяц(Дата рождения), а внутри — по День(Дата рождения).

⚠️ Не сортируйте готовый список просто по «Дате рождения» — получите порядок по годам рождения, а не по календарю. Для поздравлений это неудобно.

Как показать юбилеи (50, 55, 60 лет)

Юбиляров считают по возрасту в текущем году. Добавьте вычисляемое поле «Возраст» как разницу текущего года и года рождения, затем отбор Возраст = 50 (или список круглых дат). Так в отдельный список попадут только юбиляры — удобно для приказов на премию к юбилею.

Способ 3. Кадровый отчёт «Списки работников»

Если универсальный отчёт кажется сложным, похожий список даёт стандартный кадровый отчёт.

1. Откройте Кадры – Кадровые отчёты – Списки работников организации.
2. В настройках выведите колонку Дата рождения (через Настройки – Дополнительные поля).
3. Задайте группировку по подразделению или отбор по нужным сотрудникам.

Отчёт хорош тем, что уже «причёсан» под печать и включает только работающих сотрудников на выбранную дату — уволенные в список не попадут.

Как настроить напоминания о днях рождения

Чтобы не формировать отчёт каждую неделю, включите в 1С:ЗУП напоминания — программа сама покажет ближайшие даты.

• Откройте карточку сотрудника (или физлица) → поле Дата рождения.
• Рядом с датой нажмите значок будильника Настроить напоминание.
• Задайте «Напомнить за N дней» — например, за 3 дня.

Все напоминания собираются в списке Главное – Напоминания (значок будильника на панели). Оттуда видно, у кого день рождения на подходе, без формирования отчёта.

💡 Массово проставлять напоминания по одному долго. Если сотрудников много — держите сохранённый вариант универсального отчёта с отбором по текущему месяцу и открывайте его первого числа.

Список дней рождения в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 порядок такой же, но справочник сотрудников проще. Универсальный отчёт стройте по справочнику Физические лица (Зарплата и кадры – Физические лица) — там тоже есть реквизит «Дата рождения». Колонку в списке добавляют через то же Ещё – Изменить форму.

Типичные ошибки

• 🔸 Пустая дата рождения в карточке. Сотрудник не попадёт в список — заполните реквизит в физлице.
• 🔸 Отчёт по «Сотрудникам», а дата пустая. Реквизит хранится у физлица; если связь сбита (дубли физлиц), стройте отчёт по «Физическим лицам».
• 🔸 В списке уволенные. Универсальный отчёт по справочнику покажет всех. Нужны только работающие — берите кадровый отчёт «Списки работников» с отбором на дату.
• 🔸 Дубли физлиц. Один человек заведён дважды — в списке два дня рождения. Проверьте Кадры – Физические лица на одинаковые ФИО и объедините карточки.
• 🔸 Сортировка по году. Список идёт не по календарю. Группируйте по Месяц и День, а не по полной дате.

Частые вопросы