Как оформить и провести договор ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия

Договор ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия проводят пошагово через блок зарплаты: заводят исполнителя, оформляют документ «Договор подряда», начисляют вознаграждение по акту, удерживают НДФЛ по коду дохода 2010, начисляют взносы и выплачивают деньги ведомостью. В штат человека не принимают, кадровых приказов не делают.

Речь про гражданско-правовой договор с физлицом — подряд или возмездная услуга. Ниже весь цикл: что включить в настройках, как принять сотрудника по ГПХ, как отразить начисление и проводки, как провести выплату, как закрыть договор и что сдать в отчётности. С числами, счетами и разбором ошибок.

Что такое договор ГПХ и когда он не подходит

Гражданско-правовой договор регулируется ГК РФ, а не Трудовым кодексом. На практике это три конструкции:

• 🔨 договор подряда (гл. 37 ГК РФ) — есть материальный результат: смонтировали, отремонтировали, изготовили;
• 🛠️ возмездное оказание услуг (гл. 39 ГК РФ) — консультация, обучение, уборка, сопровождение;
• ✍️ авторский договор — текст, дизайн, код, фотография (у него свой код дохода и свои вычеты).

Заказчик по ГПХ становится налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов. А вот отпуск, больничный за счёт работодателя, запись в трудовую книжку и табель здесь не появляются.

Когда ГПХ лучше не оформлять:

• работа постоянная, с ежедневным графиком, рабочим местом и подчинением руководителю;
• заказчику важен процесс и присутствие, а не сданный и принятый результат;
• в договоре фигурируют слова «должность», «оклад», «трудовая дисциплина»;
• исполнитель — ИП или самозанятый: тогда это обычный договор с контрагентом, без НДФЛ и взносов у вас.

Чем ГПХ отличается от трудового договора в учёте

Налогообложение договора ГПХ: НДФЛ, взносы и вычеты

НДФЛ и код дохода

Вознаграждение по ГПХ облагается НДФЛ по общей прогрессивной шкале — 13% в пределах 2,4 млн ₽ дохода за год, далее ставка растёт. Удерживает налог заказчик, при каждой выплате, включая аванс.

• Код дохода для обычных работ и услуг — 2010.
• Для авторских вознаграждений — 2201–2209 в зависимости от вида произведения.
• Дата фактического получения дохода — день выплаты денег, а не последний день месяца, как по окладу.

Страховые взносы

Выплаты по ГПХ входят в базу для ВНиМ — исполнитель имеет право на больничный и детские пособия за счёт СФР при выполнении условий по стажу и взносам за предыдущий год.

Вычеты по ГПХ

Два вычета, о которых часто забывают:

• Профессиональный (ст. 221 НК РФ) — на документально подтверждённые расходы исполнителя, по его заявлению. По авторским договорам можно применить норматив в процентах, если расходы не подтверждены.
• Стандартные на детей — предоставляются, если исполнитель написал заявление и приложил документы; считаются нарастающим итогом за год.

В типовой Бухгалтерии отдельного поля «профвычет по ГПХ» нет: сумму НДФЛ в документе начисления можно скорректировать вручную, сняв флажок автоматического расчёта. В 1С:ЗУП 3.1 под это есть отдельный вид вычета.

Что проверить и настроить перед стартом

Начисления по ГПХ живут в блоке зарплаты, поэтому сначала включаем его.

Как активировать работу по договорам подряда:

1. Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты.
2. В Общих настройках поставьте Учёт расчётов по зарплате... ведётся → В этой программе.
3. Разверните блок Расчёт зарплаты и включите флажок «Договоры подряда» — в части релизов пункт называется «выплаты по договорам ГПХ».
4. Там же проверьте Способы отражения зарплаты в бухучёте — от них зависят проводки.

После этого в разделе Зарплата и кадры появится журнал Договоры подряда, а в начислениях — нужный вид расчёта.

Как оформить договор ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Общая логика: заносим исполнителя → создаём документ договора → начисляем по акту → выплачиваем → закрываем и сдаём отчёты.

Как принять сотрудника по ГПХ в 1С Бухгалтерия 8.3

Формально «приёма» нет — приказ не издаётся, в трудовую книжку ничего не пишется. Но карточку в программе завести нужно, иначе не посчитать НДФЛ и взносы.

Идите в Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать. Программа предложит создать заодно элемент справочника «Физические лица» — это нормально: дублей не будет, если совпадает ИНН.

Обязательный минимум по исполнителю:

• 👤 ФИО, дата рождения, гражданство, статус налогоплательщика;
• 🪪 паспортные данные и адрес регистрации;
• 🔢 ИНН и СНИЛС;
• 🏦 реквизиты карты или счёта, если платите безналом.

Заполнение документа «Договор подряда»

Журнал: Зарплата и кадры → Договоры подряда. В самом документе критичны пять полей:

• Сотрудник — заведённое физлицо-исполнитель.
• Даты начала и окончания — из них программа берёт период начислений и подсказывает срок сдачи ЕФС-1.
• Сумма — общая по договору или за месяц, зависит от порядка выплаты.
• Счёт затрат — 26, 20, 44, 08 или 91.02.
• Порядок выплаты — в конце срока, по актам выполненных работ или ежемесячно.

Вариант порядка выплаты определяет, как часто вы будете делать начисление:

Как настроить начисление по договору подряда

Проверьте настройку вида начисления до первого расчёта, потом переделывать дороже.

• Код дохода НДФЛ — 2010 (выплаты по договорам ГПХ, кроме авторских). Это и есть тот «вид дохода», о котором чаще всего спрашивают.
• Категория дохода для взносов — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».
• Способ отражения — счёт затрат и аналитика, которые вы хотите видеть в проводках.
• Вид дохода для исполнительных документов — если по исполнителю могут прийти удержания.

Указали код 2000, как у зарплаты, — выплата некорректно попадёт в 6-НДФЛ и в справку о доходах. Проверьте это до сдачи отчёта, а не после требования из налоговой.

Начисление по ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия: расчёт после акта

Начисление делают после того, как акт выполненных работ подписан обеими сторонами. До акта обязательства нет — начислять нечего.

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты.
2. Укажите месяц, организацию и подразделение.
3. Нажмите Заполнить — исполнители с действующими договорами подтянутся автоматически.
4. Проверьте сумму по акту, при необходимости поправьте её вручную.
5. На закладках НДФЛ и Взносы убедитесь, что налог и взносы рассчитались.

Если исполнитель не попал в документ автоматически, проверьте три вещи: попадает ли месяц начисления в период договора, не проведён ли уже документ за этот месяц, включён ли флажок «Договоры подряда» в настройках.

Пример расчёта с числами

Вознаграждение по акту — 50 000 ₽, исполнитель-резидент, травматизм в договоре не прописан, тариф взносов общий:

Взносы — расход организации сверх суммы договора. Исполнителю они не касаются, а вот бюджет проекта увеличивают почти на треть. Прикинуть НДФЛ, сумму на руки и взносы под свои числа удобно калькулятором:

Если исполнитель принёс заявление и документы на профессиональный вычет — например, на 12 000 ₽ подтверждённых расходов, — база станет 38 000 ₽, НДФЛ 4 940 ₽. Взносы при этом считаются с полной суммы 50 000 ₽: вычет по НДФЛ базу по взносам не уменьшает.

Как в бухгалтерии 1С 8.3 отразить договор ГПХ: проводки

Вознаграждение по ГПХ — это расход на оплату труда физлица, не состоящего в штате (п. 21 ст. 255 НК РФ). В проводках это выглядит так:

Какой счёт расчётов использовать: 70 или 76.10

В типовой Бухгалтерии 3.0 документ «Начисление зарплаты» по умолчанию кредитует счёт 70 — и для окладов, и для договоров подряда. Это допустимо: инструкция к плану счетов относит на 70 расчёты по оплате труда, включая выплаты внештатным исполнителям.

Многие бухгалтеры всё же обособляют такие расчёты на счёте 76.10 «Прочие расчёты с физическими лицами» — чтобы кредит 70 показывал только штат, а долги перед исполнителями были видны отдельно. Для этого в способе отражения начисления указывают нужный счёт, либо ведут ГПХ в 1С:ЗУП 3.1, где расчёты по договорам ГПХ выводятся на 76.10 штатной настройкой.

Выбирайте один вариант и закрепите его в учётной политике. Хуже всего — когда часть договоров сидит на 70, а часть на 76.10: сверка по физлицу перестаёт сходиться.

Как выбрать счёт затрат

Признание расходов в налоговом учёте

• Налог на прибыль. Вознаграждение по ГПХ — расход на оплату труда, взносы — прочие расходы. В декларации они попадают в Приложение 2 к Листу 02 через прямые или косвенные расходы, в зависимости от счёта затрат.
• УСН «доходы минус расходы». И вознаграждение, и взносы признают после фактической выплаты — по кассовому методу, а не по дате акта.
• Счёт 91.02. Расходы, не связанные с деятельностью, в налоговую базу не идут: в способе отражения укажите статью, не принимаемую к НУ, иначе прибыль посчитается неверно.

Выплата по договору ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия

Выплатить вознаграждение можно тремя путями.

Стандартный порядок для безнала:

1. Создайте ведомость на выплату за нужный период, нажмите Заполнить — программа подтянет начисленное к выплате.
2. Проверьте суммы: в ведомости должна стоять сумма за вычетом НДФЛ.
3. На основании ведомости проведите «Списание с расчётного счёта» — закрывается долг перед исполнителем.
4. Отдельной платёжкой перечислите НДФЛ в составе ЕНП.

Аванс и выплата по этапам

Аванс по ГПХ — не «зарплатный аванс», а обычная выплата дохода. Значит:

• НДФЛ удерживают в день перечисления аванса;
• в 6-НДФЛ аванс попадает в свой период удержания;
• взносы начисляют по дате начисления вознаграждения (акта), а не по дате аванса.

Уплата НДФЛ и уведомление по ЕНП

НДФЛ по ГПХ живёт по общим правилам расчётных периодов внутри месяца:

• удержания с 1-го по 22-е число — уведомление до 25-го, уплата до 28-го числа этого месяца;
• удержания с 23-го по последнее число — уведомление до 3-го, уплата до 5-го числа следующего месяца.

В 1С это делает Задачи организации — там появятся и уведомление об исчисленных суммах, и платёжка. Взносы за месяц — уведомление до 25-го, уплата до 28-го числа следующего месяца.

Как закрыть договор ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия

Отдельной кнопки «Закрыть» у документа нет: договор считается исполненным, когда стороны подписали финальный акт и заказчик рассчитался.

Порядок действий:

1. ✅ Проведите последнее начисление по акту и выплатите остаток.
2. ✅ Проверьте, что сальдо расчётов по исполнителю нулевое — оборотно-сальдовая по 70 (или 76.10) с разбивкой по работникам.
3. ✅ Если договор закончился раньше даты в документе, поправьте дату окончания — иначе программа продолжит подтягивать исполнителя в начисления.
4. ✅ Подайте ЕФС-1, подраздел 1.1 о прекращении договора.
5. ✅ Убедитесь, что доход попал в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения за соответствующий период.

ЕФС-1 и при заключении, и при прекращении договора ГПХ подают не позднее следующего рабочего дня после события. Просрочка — штраф за каждое физлицо.

Досрочное расторжение и изменение условий

Условия правят допсоглашением. В учёте это выглядит просто:

• Сумма изменилась — новую сумму отражают следующим начислением по акту, отдельного документа «изменение» не требуется.
• Срок продлили — поправьте дату окончания в документе договора.
• Работа выполнена частично — начислите фактически принятый объём, остаток не начисляйте.
• Аванс выдан, работа не выполнена — исполнитель возвращает деньги, возврат проводят как приход по тому же счёту расчётов; ранее удержанный НДФЛ становится излишне удержанным и требует корректировки.

Отчётность по договорам ГПХ: 6-НДФЛ, РСВ, персведения, ЕФС-1

Договоры ГПХ попадают в стандартный набор зарплатной отчётности.

6-НДФЛ

В разделе 1 вознаграждение по ГПХ отражают по сроку перечисления — по тому расчётному периоду месяца, в котором налог удержали. В разделе 2 сумма входит в общие доходы и, дополнительно, в отдельную строку по выплатам по договорам ГПХ.

Ориентир для самопроверки: дата дохода = дата выплаты. Если акт подписан в марте, а деньги ушли в апреле, доход целиком относится ко второму квартальному отчёту.

РСВ и персведения

В РСВ выплаты по ГПХ попадают в базу по всем видам взносов. В подразделе с персданными по такому исполнителю указывают код категории застрахованного лица и суммы по месяцам.

В персонифицированных сведениях исполнителя показывают за каждый месяц, в котором были выплаты. Месяцы без выплат при действующем договоре — с нулевыми суммами.

ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД и СЗВ-М

Старые формы СЗВ-М и СЗВ-ТД по ГПХ больше не сдают: их заменил единый отчёт ЕФС-1. Для договоров ГПХ значим подраздел 1.1 — тот же, что и для приёма-увольнения по трудовым договорам, но с признаком гражданско-правового договора и его реквизитами.

Проверка взаиморасчётов и самоконтроль перед отчётностью

Перед сдачей отчётов пройдитесь по четырём отчётам в 1С:

• 📊 Анализ НДФЛ по датам получения доходов — исчисленный налог должен равняться удержанному и перечисленному.
• 📊 Анализ взносов в фонды — проверьте, что вознаграждение вошло в базу по всем видам взносов.
• 📊 Оборотно-сальдовая по счёту расчётов с разбивкой по работникам — после выплаты остатков быть не должно.
• 📊 Проверка расчётов / универсальный отчёт по регистру накопления НДФЛ — поможет найти суммы с неверным кодом дохода.

Особые случаи: ИП, самозанятый, нерезидент, свой работник

Типичные ошибки при учёте ГПХ

• ❌ Оформили приказ о приёме и завели в табель. У ГПХ нет кадровых документов, а лишний приказ — аргумент для переквалификации в трудовой договор.
• ❌ Код дохода не 2010. Выплата неверно ляжет в 6-НДФЛ и справку о доходах, отчёт придётся корректировать.
• ❌ Не сдан ЕФС-1 на следующий рабочий день после заключения или прекращения — штраф за каждое физлицо.
• ❌ Начислили травматизм без основания. Взносы НС и ПЗ — только при прямом условии в договоре.
• ❌ Не удержали НДФЛ с аванса. Облагается каждая выплата, а не только финальная.
• ❌ Один и тот же человек заведён дважды — как сотрудник и как исполнитель. Вычеты и предельная база задвоятся.
• ❌ Начислили до акта. Без подписанного акта нет ни расхода, ни объекта обложения.
• ❌ Смешали счета расчётов — часть договоров на 70, часть на 76.10. Сверка по физлицу разваливается.
• ❌ Признаки трудовых отношений в тексте: график, оклад, рабочее место, подчинение. Это доначисления, пени и штраф по ст. 5.27 КоАП.

Частые вопросы