Как оформить и оплатить донорские дни в 1С 8.3 ЗУП

Сотрудник принёс справку о сдаче крови, а вы не знаете, каким документом это провести и по какому среднему оплатить? Разберём, как оформить донорские дни в 1С 8.3 ЗУП: какую галку включить в настройках, как провести день сдачи крови и дополнительный день отдыха донору, что уйдёт в табель и проводки, как это отразится на НДФЛ и взносах.

Всё показываю на редакции 3.1 — донорские в 1С 8.3 ЗУП проводятся одним документом, если заранее включить нужную настройку. Кадровику и расчётчику хватит 10 минут.

Что положено донору по закону

Прежде чем провести донорские дни в 1С 8.3 ЗУП, держите в голове нормы статьи 186 ТК РФ — от них зависит, сколько дней и по какому тарифу оплачивать.

Донор освобождается от работы:

• 🩸 в день сдачи крови и её компонентов;
• 🏥 в день медосмотра, связанного со сдачей;
• 😴 плюс получает дополнительный день отдыха после каждого дня сдачи.

Все эти дни оплачиваются по среднему заработку (ст. 139 ТК РФ, Постановление № 922).

Дополнительный день отдыха донор может присоединить к ежегодному отпуску или использовать в любой день в течение года после сдачи крови. Отгулять «просто так», без сдачи, нельзя — основанием всегда служит справка.

Отдельный нюанс — если сотрудник вышел на работу в день сдачи крови (кроме вредных и опасных условий, где выход запрещён). Тогда ему по договорённости положен другой день отдыха, а оплата дня выхода идёт как обычная рабочая смена.

Шаг 0. Включаем настройку донорских дней

По умолчанию документа для доноров в программе не видно. Сначала активируем возможность.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Разверните блок «Настройка состава начислений и удержаний».
3. На вкладке «Прочие начисления» поставьте флажок «Регистрируется оплата донорских дней и дополнительных дней отдыха».
4. Нажмите Применить и закрыть.

После этого в разделе Зарплата появляется документ «Отсутствие с сохранением оплаты», а в программе автоматически создаются предопределённые виды начислений для доноров.

Виды начислений: за сдачу крови и за дополнительный день отдыха

При включённой настройке 1С ЗУП создаёт два предопределённых вида начисления. Разберём, за что каждый отвечает.

Оба вида имеют назначение «Оплата донорских дней» и рассчитываются как «Средний заработок (для донорских дней)». Ничего в формулах менять не нужно — они настроены корректно из коробки.

Проверка автоматического создания начисления

Первым делом убедитесь, что начисления реально появились, а не «не доехали» при обновлении:

1. Настройка → Начисления.
2. Снимите фильтры и найдите «Оплата донорских дней» и «Оплата дополнительного дня отдыха донора».
3. Откройте вид начисления и проверьте вкладки — ниже разбор по каждой.

Если в списке пусто, вернитесь к Шагу 0: почти всегда причина в невключённой галке.

Создание нового вида начисления вручную

Свой вид начисления нужен редко: например, когда донорские дни в вашей компании относят на отдельную статью затрат или когда нужен собственный код в табеле. Создавайте его копированием типового (Ещё → Скопировать), а не с нуля.

Вкладка «Основное». Название и код — свои, уникальные. Назначение начисления — «Оплата донорских дней». Начисление выполняется «По отдельному документу» (документ «Отсутствие с сохранением оплаты»). Результат рассчитывается как средний заработок для донорских дней — формулу не переписывайте.

Вкладка «Учёт времени». Вид времени — «Донорский день» (или ваш новый вид использования рабочего времени). Здесь же выбирается, полная это неявка или отсутствие внутри смены.

Вкладка «Зависимости, приоритет, средний заработок». Начисление должно входить в базу расчёта среднего заработка для отпуска и больничного, а сами донорские дни — исключаться из отработанного времени. Приоритет — выше, чем у оплаты по окладу, чтобы день сдачи не задвоился с обычной сменой.

Вкладка «Налоги, взносы, бухучёт». НДФЛ — облагается, код дохода 2000. Страховые взносы — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами». Способ отражения в бухучёте — либо пусто (тогда возьмётся от подразделения/сотрудника), либо ваш отдельный способ.

Настройка внутрисменного начисления

Случай реальный: сотрудник отработал полсмены, потом уехал на станцию переливания. Полная неявка тут не подходит — оплатить нужно и часы работы, и часы отсутствия.

1. Скопируйте вид начисления «Оплата донорских дней» и назовите его, например, «Оплата донорских часов».
2. На вкладке Учёт времени укажите, что это внутрисменное отсутствие (формулировка переключателя различается по релизам 3.1 — смысл один: время не вытесняет всю смену, а вычитается из неё).
3. В документе отсутствия задайте количество часов, а не дату-диапазон.

Пошагово: как в 1С провести донорские дни (кадры и расчёт)

Основной документ — «Отсутствие с сохранением оплаты». Он закрывает и кадровую часть (табель), и расчётную (начисление). Отдельный кадровый приказ формировать не нужно.

1. Перейдите в Зарплата → Отсутствие с сохранением оплаты (или Создать → ...).
2. Выберите организацию и сотрудника-донора.
3. В поле «Вид отсутствия» укажите:
   • Оплата донорских дней — для дня сдачи крови/медосмотра;
   • Дополнительный день отдыха донора — для отгула за донорство.
4. Задайте период отсутствия (дату или диапазон дат по справке).
5. Проверьте месяц начисления — обычно текущий.
6. Нажмите на сумму-ссылку: программа покажет расчёт среднего заработка за 12 месяцев.
7. Проведите документ по кнопке Провести и закрыть.

Вкладка «Главное»: что заполняем

На вкладке Главное живут все кадровые реквизиты: сотрудник, вид отсутствия, даты начала и окончания, месяц начисления и признак выплаты (с зарплатой или в межрасчёт). Реквизит «Основание» заполняйте номером и датой справки — потом не придётся искать бумагу при проверке.

Вкладка «Оплата» и блоки расчёта

На вкладке Оплата видно, как программа собрала сумму:

• 📊 расчётная база — заработок за 12 месяцев, предшествующих месяцу сдачи крови;
• 📅 отработанные дни/часы в этой базе;
• 💰 среднедневной заработок = база / количество дней;
• 🧾 итог = среднедневной × количество донорских дней.

Пример: база за год — 720 000 ₽, отработано 247 дней. Среднедневной — 2 914,98 ₽. За день сдачи крови плюс дополнительный день отдыха начислится 5 829,96 ₽.

Отсутствие с сохранением оплаты как основа документа

Пользователи часто ищут отдельное «начисление отсутствия» — его нет. Именно документ «Отсутствие с сохранением оплаты» и есть тот инструмент, который в инструкциях называют по-разному: «оплата за дни сдачи крови», «оплата за дополнительный день отдыха», «отсутствие с сохранением оплаты». Это один документ с разными видами внутри.

Табель и печать: как отражается донорский день

Табель за эти дни заполняется автоматически — вручную менять «Я» на код донорского дня не нужно.

• В типовой поставке донорский день отмечается буквенным кодом «Г» (цифровой 23). Если в вашей учётной политике принят другой код, заведите свой вид использования рабочего времени и подставьте его в вид начисления.
• Печатные формы Т-12 / Т-13 берут код из вида времени, привязанного к начислению.
• Из самого документа отсутствия печатается приказ об освобождении от работы — по кнопке Печать. Отдельного приказа Т-6 не требуется: это не отпуск.
• В расчётном листке появляется отдельная строка с названием вида начисления и суммой среднего.

Проводки: как оплата донорских дней отражается в учёте

Средний заработок за донорские дни — это расходы на оплату труда. Проводки формируются при синхронизации с бухгалтерской программой (или в самой 1С:Бухгалтерии по документу «Отражение зарплаты в учёте»).

Счёт затрат (20, 25, 26, 44) подтягивается по способу отражения, заданному для подразделения или сотрудника. Отдельный способ отражения для доноров настраивать не требуется.

НДФЛ и страховые взносы: облагается или нет

Здесь чаще всего ошибаются. Оплата донорских дней — это не компенсация, а сохранение среднего заработка. Поэтому:

• ✅ НДФЛ удерживается (код дохода 2000), сумма попадает в 6-НДФЛ;
• ✅ страховые взносы начисляются — такова позиция Минфина и ФНС;
• ✅ сумма входит в базу для расчёта будущих отпускных и больничных.

Особенности по сценариям

Не все случаи укладываются в схему «одна справка — один документ». Частые ситуации:

• Сдал кровь несколько раз за месяц — оформляйте отдельные документы под каждую справку, чтобы средний и табель считались корректно по каждой дате.
• Присоединил день отдыха к отпуску — в документе «Отпуск» дополнительный донорский день не указывается. Оформляйте его отдельным «Отсутствием с сохранением оплаты» на дату рядом с отпуском.
• Отгул за донорство в следующем году — право действует год со дня сдачи. Дата документа отсутствия может относиться к другому расчётному периоду, средний при этом берётся за 12 месяцев до даты отгула.
• Вышел на работу в день сдачи — день сдачи оплачивается как обычная смена, а взамен предоставляется другой оплачиваемый день отдыха (тем же документом-отсутствием).
• Совместитель — донорские дни положены по каждому месту работы, где сотрудник отсутствовал; в базе по совместительству оформляется свой документ.
• Уволился, не отгуляв донорский день — «сгоревший» день отдыха деньгами при увольнении не компенсируется (в отличие от отпуска).

Типичные ошибки

Собрал то, на чём спотыкаются чаще всего.

• ❌ Не включили настройку и завели ручное начисление — оно не влияет на табель и портит средний.
• ❌ Оформили как отпуск документом «Отпуск» — попадает в остатки отпусков и искажает резерв.
• ❌ Провели донорский день документом «Отпуск без сохранения оплаты» — сотрудник остался без оплаты, а табель показал «ДО».
• ❌ Не приложили справку и заявление — при проверке ГИТ или ФНС начисление признают необоснованным.
• ❌ Вручную поставили сумму вместо расчёта среднего — расхождение с базой 6-НДФЛ и РСВ.
• ❌ Задвоили день — и как рабочий (в графике), и как донорский. Проверяйте, что смена в этот день закрыта отсутствием.
• ❌ Свой вид начисления без базы среднего — недоплата в следующих отпускных.

Если документа «Отсутствие с сохранением оплаты» нет

Бывает, что настройку включили, а документ в разделе Зарплата так и не появился. Что проверить:

1. Права доступа — у пользователя должна быть роль на кадровые/расчётные документы.
2. Релиз конфигурации — на старых версиях 3.1 документ и начисления называются иначе («Оплата дней ухода за детьми-инвалидами и доноров»). Обновитесь до актуального релиза 3.1: названия и настройки подтянутся сами.
3. Поиск — документ ищите через Все функции или меню Зарплата, а не только по плиткам начальной страницы.

Альтернатива на очень старых версиях — начисление «Оплата донорских дней» вводится строкой в документе «Начисление зарплаты и взносов» с нужным видом расчёта. Средний тогда придётся подставить руками из отчёта. Это крайний случай: обновиться проще и безопаснее.

Отчёты для проверки

После проведения сверьтесь, что всё легло верно:

• Расчётный листок сотрудника — строка «Оплата донорских дней» с суммой среднего.
• Табель Т-13 — код донорского дня в нужные даты.
• Анализ зарплаты по сотрудникам — попадание суммы в ФОТ и в базу по НДФЛ/взносам.
• Начисления и удержания с отбором по виду начисления — быстрый способ найти все донорские дни за период.
• 6-НДФЛ / РСВ — сумма в облагаемой базе.

Частые вопросы