Где в 1С 8.3 найти и вести электронную трудовую книжку

Ищете, где в 1С 8.3 найти раздел по электронной трудовой книжке, — путь короткий: в ЗУП 3.1 это Кадры → Электронные трудовые книжки, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки. Оттуда создаётся выписка СТД-Р и подтягивается отчёт в СФР.

Дальше — что это за журнал, какие документы в нём живут, как заполнить СТД-Р и куда ушёл бывший СЗВ-ТД. С проводками тут делать нечего: ЭТК — это кадровый и отчётный блок, не бухгалтерский.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она в 1С

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не файл в вашей базе. Это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в Социальном фонде России (СФР, бывший ПФР). Работодатель их только формирует и передаёт.

Задача 1С — три вещи:

• 📄 собрать кадровые события (приём, перевод, увольнение, переименование);
• 📤 выгрузить их в СФР отчётом (сейчас это ЕФС-1);
• 🧾 выдать сотруднику выписку СТД-Р по его запросу или при увольнении.

Правовая основа — ст. 66.1 ТК РФ и Закон № 439-ФЗ, который с 2020 года ввёл электронный формат.

Где найти электронную трудовую книжку в 1С ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1) всё собрано в одном месте.

Отчёт для СФР лежит отдельно: Отчётность, справки → 1С-Отчётность → создать ЕФС-1. Кадровые события подтягиваются в подраздел 1.1 автоматически.

Где найти ЭТК в 1С Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерия предприятия» (БП 3.0) кадровый блок урезан, но ЭТК есть.

1. Откройте раздел Зарплата и кадры.
2. В группе «Кадры» найдите ссылку Электронные трудовые книжки.
3. Через Создать доступны те же документы: заявление, СТД-Р, данные для ЕФС-1.

Если фирма ведёт кадры и зарплату в ЗУП, а бухучёт в БП, — все документы ЭТК делайте в ЗУП. В Бухгалтерии их дублировать не нужно.

Какой документ вам нужен: СТД-Р, ЕФС-1 или заявление

Три документа легко перепутать. Короткая развилка по ситуации:

Запомнить просто: СТД-Р — работнику, ЕФС-1 — в фонд, заявление — в архив базы.

Куда делся СЗВ-ТД: теперь это ЕФС-1

Если вы ищете в 1С отчёт СЗВ-ТД — его больше нет как отдельной формы. С 1 января 2023 года СЗВ-ТД вошёл в единый отчёт ЕФС-1 как подраздел 1.1 раздела 1. Данные и логика те же, изменились название и структура файла.

Сроки подачи не изменились:

• 📌 приём и увольнение — не позднее следующего рабочего дня после приказа;
• 📌 перевод, переименование, выбор способа ведения ТК — до 25-го числа следующего месяца.

Как заполнить и выдать СТД-Р

СТД-Р — это выписка, которую сотрудник получает на руки. Порядок в ЗУП 3.1:

1. Кадры → Электронные трудовые книжки → Создать → Выписка из электронной трудовой книжки (СТД-Р).
2. Выберите сотрудника — табличная часть заполнится его кадровыми событиями автоматически.
3. Проверьте даты, номера приказов и формулировки записей.
4. Нажмите Печать — форма выгружается в двух вариантах: бумажном и электронном (с усиленной подписью).

Что входит в СТД-Р:

• ФИО, СНИЛС, дата рождения;
• приёмы, переводы, увольнения с датами и основаниями;
• сведения о работодателе.

Типичные ошибки и как их поймать

Самое частое, из-за чего СФР отклоняет отчёт или выписка выходит неполной:

• ❌ Не заполнен способ ведения ТК. Без заявления сотрудника система не знает, электронная у него книжка или бумажная. Проверьте в Способы ведения трудовых книжек.
• ❌ Пропущен срок по приёму/увольнению. Отчёт по этим событиям — на следующий рабочий день. Провели приказ задним числом — сразу формируйте ЕФС-1.
• ❌ Событие не отражается в документе. СТД-Р и ЕФС-1 берут данные из кадровых документов. Если приказ не проведён — записи не будет.
• ❌ Старый шаблон отчёта. После обновления релиза проверяйте, что формируется именно ЕФС-1, а не старый СЗВ-ТД.
• ❌ Ошибка в трудовой функции. С 2021 года в подраздел 1.1 добавили код выполняемой функции по ОКЗ — незаполненное поле даёт отказ.

За неподачу или просрочку сведений — ответственность по ст. 5.27 КоАП: должностному лицу штраф ориентировочно от 300 до 500 ₽ за каждый случай, при повторе — выше. Плата за само нарушение в СФР не взимается, но отказ в приёме отчёта считается непредставлением.

Частые вопросы