Отпуск с первого числа месяца: какой месяц начисления ставить в 1С ЗУП

Сотрудник уходит в отпуск с 1 августа. Отпускные вы считаете и выплачиваете ещё в июле — не позднее чем за три дня до начала. И вот вопрос: если отпуск с 1 числа, какой месяц начисления ставить в 1С ЗУП — июль, когда платим, или август, когда человек фактически отдыхает?

Короткий ответ: месяц начисления = месяц, в котором отпуск начинается. Отпуск с первого числа месяца в 1С 8.3 ЗУП регистрируем августом, а выплачиваем в июле. Ниже — почему именно так, когда начислять в 1С 8.3 ЗУП по шагам, какие проводки сформируются и где эта логика ломается.

Почему месяц начисления — это месяц отпуска, а не месяц выплаты

Оплата отпуска — доход того периода, на который отпуск приходится. Если человек отдыхает весь август, отпускные экономически «принадлежат» августу, даже если деньги он получил в июле.

В 1С ЗУП поле Месяц в документе Отпуск управляет тем, в каком расчётном периоде начисление попадёт в:

• 📊 базу для среднего заработка следующих расчётов;
• 📄 расчётную ведомость и свод за месяц;
• 🧾 бухгалтерские проводки по счетам затрат.

Поставите месяц выплаты (июль) — начисление сядет в июльский свод и исказит базу. Поэтому в документе указываем август.

💡 Разделяйте два понятия. Месяц начисления (поле в документе) — это период отпуска. А дата получения дохода для НДФЛ — это день фактической выплаты. Для отпускных они почти всегда в разных месяцах, и это нормально.

Что требует Трудовой кодекс

Статья 136 ТК РФ: отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Отпуск с 1 августа → крайний срок выплаты 28 июля (а если 28-е выходной — ещё раньше, накануне).

Опоздание с выплатой отпускных — нарушение с компенсацией по ст. 236 ТК РФ и штрафом по ст. 5.27 КоАП. Поэтому документ по августовскому отпуску заводят заранее, в июле.

Какой месяц начисления ставить: разбор по вашему случаю

Дата начала отпуска — единственный ориентир для поля «Месяц». Ни дата приказа, ни дата выплаты на него не влияют.

Отдельного «межмесячного» деления суммы в 1С ЗУП нет: отпускные начисляются целиком в месяце начала отпуска.

Как оформить отпуск с 1 числа в 1С 8.3 ЗУП: пошагово

Документ создаётся в разделе Зарплата → Отпуска. Ключевой момент — проверить поле Месяц и дату выплаты.

⚠️ Ведомость на выплату отпускных делайте датой июля, хотя сам отпуск — августовский. Дата ведомости = дата фактической выплаты, от неё считается срок перечисления НДФЛ.

Что сформируется: проводки по отпускным с 1 числа

Начисление отражается в бухучёте месяцем начисления (август), а удержание и выплата НДФЛ — по дате ведомости (июль).

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) подтягивается из способа отражения сотрудника или подразделения.

НДФЛ и 6-НДФЛ: где отпускные «уезжают» в другой месяц

Дата получения дохода по отпускным — день выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ), то есть июль. Хотя месяц начисления в документе — август.

Отсюда практическое следствие:

• 🗓 в 6-НДФЛ отпускные попадают в тот отчётный период, когда их выплатили (июль), а не когда начислили;
• 💰 НДФЛ удерживается при выплате и перечисляется в срок, установленный НК РФ для расчётного периода выплаты;
• 📅 стандартные вычеты применяются к месяцу выплаты дохода.

Из-за этого сумма в расчётном листке за август и сумма в 6-НДФЛ за полугодие/9 месяцев могут «не биться» между собой — это не ошибка, а разные учётные даты.

Типичные ошибки

Большинство проблем — из-за путаницы «месяц выплаты ≠ месяц начисления».

💡 Проверка на лету: откройте расчётный листок сотрудника за август. Отпускные должны быть в августе, а факт выплаты и удержанный НДФЛ — датированы июлем.

Отчёты для самопроверки

Прежде чем закрыть месяц, сверьте три места:

1. Расчётный листок за август — отпускные начислены в августе.
2. Анализ зарплаты по сотрудникам — сумма отпускных сидит в августовском периоде.
3. Проверка расчёта НДФЛ и черновик 6-НДФЛ — дата дохода по отпускным = июль.

Если во всех трёх датировки совпадают с логикой «начисление — август, выплата и НДФЛ — июль», документ оформлен верно.

Если не помогло

Ситуации, когда всё сделали по инструкции, а цифры всё равно смущают.

«В августовском своде у сотрудника только отпускные и ноль отработки». Это норма, если весь месяц — отпуск. Зарплаты за август нет, потому что рабочих дней нет.

«Отпускные не встают в ведомость июля». Проверьте: в документе Отпуск дата выплаты стоит В межрасчётный период, а не С зарплатой. При «с зарплатой» сумма уйдёт в общую выплату и в срок за 3 дня не попадёте.

«6-НДФЛ показывает отпускные не в том квартале». Смотрите дату ведомости. Именно она формирует раздел 6-НДФЛ, а не месяц начисления.

«Задвоились отпускные в двух месяцах». Скорее всего, завели два документа Отпуск — один июлем, один августом. Один удалите, оставьте с месяцем начисления = август.

Частые вопросы