Где найти фонд начисленной заработной платы в 1С 8.3 ЗУП

Многие ищут в 1С ЗУП одну кнопку «ФОТ» — и не находят. Отдельного отчёта с таким названием в программе нет, поэтому и кажется, что фонд куда-то спрятали.

На деле фонд начисленной заработной платы в 1С 8.3 ЗУП собирается из данных о начислениях, и вопрос «где найти» распадается на два разных: нужен вам плановый фонд (сколько заложено по штатке) или фактический (сколько реально начислили за период). Ниже разберём оба, покажем конкретные отчёты и регистры и заодно закроем форму П-4, где этот показатель называется дословно.

Что такое фонд начисленной заработной платы

Фонд начисленной заработной платы (он же ФОТ, фонд оплаты труда) — это сумма всех начислений работникам за период до удержания НДФЛ. Именно начисленная, а не выданная на руки.

В понятие входит:

• 💰 оклады, тарифные ставки, оплата по часам;
• 📈 премии, надбавки, доплаты, районные коэффициенты;
• 🌴 отпускные и компенсации за неиспользованный отпуск;
• 🤒 оплата первых дней больничного за счёт работодателя;
• 🎁 матпомощь и прочие начисления, входящие в оплату труда.

А вот что в фонд начисленной зарплаты не входит:

• ❌ НДФЛ и удержания (они внутри начисленной суммы, а не сверх неё);
• ❌ страховые взносы — это расходы работодателя поверх ФОТ, отдельная величина;
• ❌ пособия за счёт СФР (больничный с 4-го дня, детские) — их платит Фонд.

Плановый ФОТ и фактически начисленный: в чём разница

Плановый показатель стабилен: он меняется только при приёме, переводе, изменении оплаты. Фактический пляшет каждый месяц — из-за больничных, отпусков, премий, недоработок.

Где найти фактический фонд начисленной заработной платы

Это самый частый запрос: нужна сумма, которую реально начислили за период. Идём в раздел Зарплата или Отчёты по зарплате.

Отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат»

Самый точный источник по фактическому фонду. Путь: Зарплата → Отчёты по зарплате → Полный свод начислений, удержаний и выплат.

1. Задайте период — месяц, квартал или год.
2. Выберите организацию (и подразделение, если нужен срез).
3. Сформируйте отчёт.
4. Строка «Всего начислено» и есть фонд начисленной заработной платы за период.

Здесь же видно разбивку по видам начислений: сколько ушло на оклады, сколько на премии, сколько на отпускные. Удобно, когда фонд «поехал» и надо понять почему.

Отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам»

Путь: Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ зарплаты по сотрудникам (в разных релизах — «Анализ начислений» или «Начисления и удержания»).

Даёт фонд в разрезе людей: кто сколько начислил. Итог по колонке начислений — тот же фактический ФОТ, но с расшифровкой по каждому сотруднику. Пригодится для анализа и для проверки перед П-4.

Расчётная ведомость Т-51 и расчётные листки

Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётная ведомость Т-51. Итоговая строка по графе «Начислено» — снова фонд за месяц. Форма привычна бухгалтерам и подходит для печати.

Где найти плановый ФОТ в 1С 8.3 ЗУП

Плановый фонд — это сумма действующих плановых начислений всех сотрудников. Смотреть его нужно там, где хранятся оклады и надбавки.

Штатное расписание и штатная расстановка

Если штатное расписание ведётся (Настройка → Кадровый учёт → флаг «Ведётся штатное расписание»):

• 📋 Отчёт «Штатное расписание» (Т-3) — путь Кадры → Штатное расписание → кнопка Печать → Т-3. Колонка месячного фонда по всем позициям даёт плановый ФОТ по штатке.
• 👥 Штатная расстановка — Кадры → Штатные сотрудники / Штатная расстановка. Показывает плановый фонд с учётом фактически занятых ставок, а не только утверждённых единиц.

Разница важна: штатное расписание — это план по должностям, расстановка — по живым людям на этих должностях. Вакансии в фонд по расстановке не попадут.

Кадровые документы: приём, перевод, изменение оплаты

Плановое начисление конкретного человека задаётся в документах:

• Приём на работу — вкладка Оплата труда;
• Кадровый перевод — если менялась оплата;
• Изменение оплаты труда — точечная правка оклада или надбавки.

Чтобы увидеть текущие плановые начисления сотрудника: карточка сотрудника → ссылка Выплаты, учёт затрат или Начисления и удержания. Там перечислены все действующие виды расчёта с суммами — это его личный вклад в плановый ФОТ.

Регистр плановых начислений

Плановые начисления хранятся в регистре сведений Плановые начисления сотрудников организаций. Через Все функции → Регистры сведений можно открыть его напрямую и увидеть, какие суммы действуют на дату. Способ для тех, кто сверяет данные и ищет, откуда взялась цифра.

Какой ФОТ вам нужен и где его смотреть

Фонд начисленной заработной платы в форме П-4

Само выражение «фонд начисленной заработной платы» — из статистики. Так называется показатель в форме федерального статистического наблюдения № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Сдают её организации, у которых среднесписочная численность превышает установленный Росстатом порог; малый бизнес и часть организаций от неё освобождены.

Как создать и заполнить П-4 в ЗУП 3.1

Путь: Отчётность, справки → 1С-Отчётность → кнопка Создать → раздел Статистика → П-4.

1. Выберите период (форма месячная или квартальная — зависит от численности).
2. Укажите организацию.
3. Нажмите Заполнить — программа подтянет численность, отработанное время и фонд начисленной заработной платы из учётных данных.
4. Проверьте раздел 1: графы по фонду начисленной зарплаты должны сойтись с «Полным сводом начислений» за тот же период.

Обособленные подразделения в П-4

Если есть ОП, форма сдаётся отдельно по головной организации и по каждому подразделению:

• 🏢 создайте отдельный экземпляр отчёта на организацию и на каждое ОП;
• ✅ проверьте фонд по головной — фильтр по подразделению в «Полном своде»;
• ✅ проверьте фонд по каждому ОП тем же сводом с отбором.

Численность и фонд по подразделениям в сумме должны дать показатели по организации в целом.

Проверка и отправка

Перед отправкой:

1. Прогоните встроенную проверку контрольных соотношений (кнопка Проверка → Проверить контрольные соотношения).
2. Сверьте фонд начисленной зарплаты в П-4 с итогом «Полного свода» — цифры обязаны совпасть.
3. Проверьте выгрузку (Проверка → Проверить выгрузку).
4. Отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл для загрузки на портал.

Как пересчитать и изменить фонд

Плановый ФОТ «поехал» — как изменить

Плановый фонд меняется через кадровые документы, а не правкой отчёта:

• изменить оклад одному — Изменение оплаты труда;
• поменять по группе — Изменение плановых начислений списком;
• поправить структуру должностей — через Изменение штатного расписания.

После проведения документов плановый ФОТ в штатке и расстановке пересчитается сам.

Фактический фонд не сходится — пересчёт

Если фактический фонд в отчёте выглядит неверно:

1. Откройте Начисление зарплаты и взносов за нужный месяц.
2. Нажмите Пересчитать (или перепроведите документ).
3. Убедитесь, что учтены все больничные, отпуска и разовые начисления за период.
4. Переформируйте «Полный свод» — фонд обновится.

Типичные ошибки при поиске фонда

• 🔴 Смотрят выплаченное вместо начисленного. Ведомость на выплату показывает суммы к перечислению (за минусом НДФЛ). Фонд — это начисления, берите свод начислений, а не ведомость.
• 🔴 Считают фонд вместе со взносами. Страховые взносы — не часть фонда начисленной зарплаты. Для расходов на персонал их прибавляют отдельно.
• 🔴 Берут плановый ФОТ там, где нужен фактический. Штатка не знает про больничные и премии. За реальный период — только отчёты по начислениям.
• 🔴 Не тот период или не та организация. Классика: отчёт за квартал, а сверяют с месяцем. Проверьте шапку отчёта первым делом.
• 🔴 Забыли про обособленные подразделения. Без отбора по подразделению фонд соберётся по всей компании, а для П-4 по ОП нужен срез.

Перед изменением окладов и плановых начислений задним числом сделайте резервную копию базы — пересчёт затронет уже сданные периоды и отчёты.

Частые вопросы