Форма № 1 (рабочая сила) в 1С:ЗУП 3.1 — пошаговое заполнение

Форму № 1 (рабочая сила) сдают почти все работодатели, кроме малого бизнеса, — и вопрос «как заполнить форму 1 (рабочая сила) в 1С» встаёт раз в год у любого расчётчика. Хорошая новость: в 1С:ЗУП 3.1 отчёт заполняется автоматически, руками почти ничего вносить не нужно.

Но «автоматически» не значит «без проверки». Форма 1 (рабочая сила) в 1С:ЗУП собирает данные из учёта времени и начислений, и если начисления настроены неверно — цифры в разделах поедут. Ниже разберём заполнение по шагам: от подготовки базы до выгрузки файла для Росстата.

Что такое форма № 1 (рабочая сила) и кто её сдаёт

Это годовая форма статистического наблюдения Росстата. В ней организация отчитывается о численности работников, отработанном и оплаченном времени и о затратах на рабочую силу за прошедший год.

Сдают форму юридические лица — коммерческие и некоммерческие, — кроме субъектов малого предпринимательства. Попадёте вы в выборку или нет, определяет Росстат: список отчитывающихся публикуется в сервисе Росстата по ИНН/ОГРН.

💡 Проверьте себя в перечне респондентов на сайте Росстата по своему ИНН. Если формы № 1 (рабочая сила) там нет — за текущий период вы её не сдаёте, даже будучи крупной компанией: наблюдение выборочное.

Форма состоит из титульной части и трёх разделов:

• 📋 Титул — сведения об организации (наименование, адрес, коды).
• 👥 Раздел I — численность работников, отработанное и оплаченное время.
• 💰 Раздел II — затраты на рабочую силу (фонд зарплаты и прочие расходы на персонал).
• 📎 Раздел III — справочные сведения (в том числе дивиденды и отдельные выплаты).

Сроки сдачи и ответственность за непредставление

Форма — годовая. Срок сдачи — весной года, следующего за отчётным (ориентировочно вторая половина марта; точную дату каждый год смотрите на бланке и в перечне Росстата).

Сдаётся только в электронном виде через оператора ЭДО или через личный кабинет респондента на портале Росстата. Бумажный вариант не примут.

За несдачу или просрочку — административный штраф по ст. 13.19 КоАП РФ:

Суммы ориентировочные — вилки заданы статьёй, конкретный размер определяет орган статистики. Дешевле сдать вовремя.

Подготовка ЗУП перед заполнением формы 1 (рабочая сила)

Отчёт тянет данные из уже проведённых документов. Если в базе бардак — форма его унаследует. Пройдитесь по чек-листу до создания отчёта.

Отдельно про релиз: бланк и правила заполнения Росстат периодически меняет. Заполняйте форму только на актуальном релизе ЗУП 3.1 — иначе программа предложит устаревший бланк, и отчёт не примут.

Как создать форму 1 (рабочая сила) в 1С:ЗУП 3.1

Отчёт живёт в едином рабочем месте отчётности.

1. Откройте Отчётность, справки → 1С-Отчётность.
2. Нажмите Создать и в поиске наберите рабочая сила.
3. Выберите Форма № 1 (рабочая сила) из группы «Статистика».
4. Укажите организацию и отчётный год, нажмите Создать.

Программа откроет бланк и заполнит его по кнопке Заполнить. Дальше — проверка по разделам.

Сведения об организации (титульный лист)

Титул заполняется из карточки организации. Проверьте:

• полное наименование и почтовый адрес (фактический, а не только юридический);
• код ОКПО и ОКВЭД;
• контактное лицо и телефон в конце формы.

⚠️ Если организация сменила адрес или название в течение года, а в карточке остались старые данные — Росстат вернёт отчёт. Актуализируйте реквизиты до заполнения.

Раздел I: численность работников, отработанное и оплаченное время

Самый «данныеёмкий» раздел. ЗУП заполняет его из учёта времени. Ключевые показатели:

Среднесписочная численность работников. Считается по методике Росстата — как среднее за год. Свериться можно отдельным отчётом Кадры → Отчёты по кадрам → Среднесписочная численность. Цифра в форме и в этом отчёте должна совпасть.

Количество отработанных человеко-часов. Берётся из табелей и документов учёта времени. Сюда входят фактически отработанные часы, включая сверхурочные и работу в выходные.

Неотработанные, но оплаченные человеко-часы. Это оплачиваемые отпуска, простои по вине работодателя, дни исполнения гособязанностей и т. п. Больничные сюда не входят — их оплачивает СФР, а не работодатель.

💡 Частая путаница: ежегодный отпуск — оплаченное неотработанное время (попадает в форму), а отпуск за свой счёт — неоплаченное (не попадает). Учебный отпуск с оплатой — попадает.

Нюанс с перерасчётами: если в отчётном году были перерасчёты прошлых периодов (доначисления, сторно), проверьте, что месяцы перепроведены. Иначе часы и суммы «зависнут» между периодами.

Раздел II: затраты на рабочую силу

Здесь фонд заработной платы и прочие расходы на персонал: соцвыплаты, обучение, ДМС, командировочные сверх норм и т. д. Раздел заполняется по категориям начислений.

Именно тут прячется главная ошибка. Чтобы начисление попало в нужную строку Раздела II, у него должна быть проставлена категория для статотчётности.

Проверьте настройку: Настройка → Начисления → открыть начисление → вкладка со статотчётностью. Для нестандартных выплат категория часто пустая — тогда сумма в форму не попадёт.

Раздел III: справочные сведения

Справочный блок. Сюда идут отдельные показатели — в том числе суммы дивидендов, начисленных работникам, и другие выплаты, которые Росстат хочет видеть отдельно от ФЗП.

Дивиденды в ЗУП обычно отражаются документом Дивиденды. Если их начисляли в другой программе (например, в 1С:Бухгалтерии), в ЗУП этих сумм не будет — впишите их в Раздел III вручную и сверьте с бухгалтерией.

Проверка контрольных соотношений и выгрузка в файл

Перед отправкой прогоните встроенную проверку — кнопка Проверка → Проверить контрольные соотношения. Программа сверит показатели между разделами по формулам Росстата.

Что проверить руками:

• ✅ Среднесписочная численность в форме = отчёту «Среднесписочная численность».
• ✅ ФЗП в Разделе II бьётся со сводом начислений за год.
• ✅ Отработанные + неотработанные оплаченные часы выглядят реалистично (нет нулей и «космических» значений).
• ✅ Дивиденды в Разделе III сверены с бухгалтерией.

Дальше — Проверка → Проверить выгрузку (форматно-логический контроль) и Отправить через 1С-Отчётность либо Выгрузить в файл для загрузки в кабинет респондента Росстата.

Обособленное подразделение с отдельной регистрацией в Росстате

Если у ОП свой код ОКПО и отдельная регистрация в статистике, по нему сдаётся отдельная форма №1 (рабочая сила). В ЗУП создайте отчёт на это подразделение как на самостоятельного респондента и заполните только его данными.

Если ОП отдельно в Росстате не зарегистрировано — его показатели включаются в общий отчёт головной организации.

Типичные ошибки при заполнении формы 1 (рабочая сила) в 1С

⚠️ Если после обновления релиза и перезаполнения контрольные соотношения всё равно не сходятся — не отправляйте «как есть». Разберитесь в расхождении: принятый отчёт с ошибкой придётся корректировать, а это лишнее общение с Росстатом.

Проверь себя

Частые вопросы