Где в 1С ЗУП 8.3 находится справочник «Физические лица» и как с ним работать

Половина новичков в ЗУП ищет справочник «Физические лица» в меню «Зарплата» — и не находит. Логично же: раз речь о людях и их зарплате, значит и справочник где-то рядом. На деле в 1С 8.3 ЗУП физические лица живут в разделе «Кадры», а не там, где начисления.

Ниже — где именно найти этот справочник в 1С ЗУП 8.3, чем он отличается от «Сотрудников», как завести новую карточку и что делать с задвоенными физлицами.

Где найти справочник «Физические лица» в 1С ЗУП 8.3

Прямой путь в интерфейсе «Такси»:

Кадры → Физические лица

Раздел Кадры — в левой панели разделов. Внутри, в блоке навигации сверху, есть ссылка Физические лица. Рядом лежит и справочник Сотрудники — их часто путают.

💡 Если ссылки Физические лица в панели навигации нет — она просто скрыта. Нажмите шестерёнку Настройка навигации в правом верхнем углу раздела и перетащите пункт из «Доступных команд» в «Выбранные».

Есть и второй способ добраться до карточки физлица — из карточки сотрудника. Откройте Кадры → Сотрудники, зайдите в нужного человека и щёлкните по ссылке-гиперссылке с его ФИО вверху формы. Откроется связанная карточка физлица.

Физлицо и сотрудник — это не одно и то же

Главная путаница ЗУП. Один человек в базе — это два разных объекта:

• 🧍 Физическое лицо — сам человек. Его паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес, дата рождения. Заводится один раз на всю жизнь в базе.
• 💼 Сотрудник — это «человек на конкретном месте работы». Трудовой договор, должность, оклад, вид занятости.

Одному физлицу может соответствовать несколько сотрудников. Классика — совместительство: Иванов работает по основному месту и внутренним совместителем. Физлицо Иванов — одно, а сотрудников — два.

Что хранится в разрезе физлица, а что — в разрезе сотрудника

Логика простая: всё, что относится к человеку и не меняется от места работы, — в физлице. Всё, что относится к работе, — в сотруднике.

Поэтому НДФЛ и вычеты считаются по физлицу целиком, а не по каждому сотруднику отдельно. Если у совместителя два «сотрудника» на одном физлице — доходы для НДФЛ сложатся.

Как создать новое физическое лицо

На практике карточку физлица чаще создают не напрямую в справочнике, а автоматически — в момент приёма на работу. Но знать оба пути полезно.

Способ 1. Через справочник напрямую

1. Откройте Кадры → Физические лица.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС.
4. По ссылкам внизу карточки внесите паспорт, адрес, гражданство.
5. Запишите и закройте.

Способ 2. Через приём на работу (рекомендуется)

При оформлении документа Приём на работу в поле «Сотрудник» вы вводите ФИО и создаёте сотрудника. 1С сама предложит создать связанное физлицо и подтянет ФИО. Дальше остаётся дозаполнить паспорт и реквизиты.

Так меньше шансов наплодить дубли — программа сначала ищет, нет ли уже такого человека в базе.

⚠️ СНИЛС и паспорт нужны для ЕФС-1 и отчётности. Пустые поля всплывут ошибкой уже при первой сдаче — заполняйте сразу.

Приём сотрудника на работу: где физлицо вписывается в процесс

Раз уж справочник физлиц почти всегда открывают ради приёма нового человека, пройдём цепочку целиком.

1. Создаём сотрудника (Кадры → Сотрудники → Создать). Здесь же родится физлицо.
2. Оформляем приём документом Приём на работу — должность, подразделение, оклад, дата.
3. Проверяем данные — открываем карточку физлица и убеждаемся, что паспорт и СНИЛС на месте.
4. Сдаём ЕФС-1 (подраздел 1.1) — не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа о приёме.
5. Начисляем первую зарплату документом Начисление зарплаты и взносов.

Приказ о приёме (форма Т-1) печатается прямо из документа Приём на работу — кнопка Печать.

Приём списком и совместительство

• 👥 Несколько сотрудников сразу — документ Приём на работу списком. Удобно при массовом наборе.
• 🔀 Внутренний совместитель — новый сотрудник на уже существующем физлице. При создании сотрудника выберите готовое физлицо из справочника, не заводите нового человека.

Задвоенные физические лица: как найти и объединить

Дубль физлица — когда один человек попал в базу дважды как два разных физлица. Частые причины:

• 🔁 приняли совместителя, но завели ему новое физлицо вместо существующего;
• 📥 перенос данных из другой базы «склеил» не всех;
• ✍️ при приёме не заметили подсказку «возможно, это тот же человек».

Чем опасно: НДФЛ и доходы считаются по каждому физлицу отдельно. Вычеты могут задвоиться, а справки и отчётность — разъехаться.

Как объединить дубли:

1. Откройте Кадры → Физические лица.
2. Выделите две (или больше) карточки одного человека с зажатым Ctrl.
3. Меню Ещё → Объединить карточки физлиц (в некоторых релизах — Объединение личных карточек).
4. Укажите, какую карточку оставить основной.
5. Выполните объединение.

⚠️ Перед объединением сделайте резервную копию базы. Операция необратима: ссылки со всех документов перецепляются на основную карточку, лишняя помечается на удаление.

Что проверить перед сдачей отчётности

Быстрая ревизия по физлицам, чтобы отчёты ушли без ошибок:

• ✅ у всех заполнены ИНН и СНИЛС;
• ✅ нет задвоенных карточек одного человека;
• ✅ у иностранцев верно указан статус (резидент/нерезидент) и гражданство;
• ✅ паспортные данные актуальны — при смене паспорта заводится новая строка в истории документов, старую не удаляют.

Частые вопросы