Где в 1С ЗУП 8.3 находится справочник «Физические лица»
Содержание
Справочник «Физические лица» в 1С ЗУП 8.3 лежит в разделе «Кадры» → «Физические лица». Если пункта там нет — откройте его через «Главное» → «Все функции» → «Справочники» → «Физические лица».
Найти нужное физическое лицо в 1С 8.3 ЗУП несложно, но многие путают этот справочник со справочником «Сотрудники» — а это разные вещи. Ниже разберём, где справочник, чем физлицо отличается от сотрудника, как быстро отыскать человека и что делать с дублями.
Где находится справочник «Физические лица»
Основной путь один, но добраться до списка можно тремя способами. Выбирайте удобный.
Alt+~ или меню → «Все функции» → «Справочники» → «Физические лица».Не видите раздел «Кадры»? Проверьте права пользователя и функциональность программы. У профиля «Расчётчик» без кадровых прав часть справочников скрыта.
Чем физическое лицо отличается от сотрудника
Это ключевой момент, из-за которого чаще всего и не могут «найти нужную карточку». В ЗУП 3.1 данные о человеке хранятся в двух справочниках.
| Справочник | Что хранит | Сколько записей на человека |
|---|---|---|
| Физические лица | Паспорт, ИНН, СНИЛС, дата рождения, гражданство, адреса, контакты | Одна на человека |
| Сотрудники | Условия работы: должность, оклад, вид занятости, приказы | Сколько трудовых договоров — столько записей |
Логика такая: физлицо — это человек, а сотрудник — это его трудовой договор.
Если работник трудится по основному месту и одновременно как внутренний совместитель, у него будет одно физлицо и два сотрудника. Персональные данные (тот же паспорт) при этом хранятся один раз — в физлице, и подтягиваются в обе карточки сотрудников.
- 👤 Всё «про человека» (документы, льготы по НДФЛ, стаж) — в разрезе физлица.
- 💼 Всё «про работу» (начисления, график, подразделение) — в разрезе сотрудника.
Как найти конкретное физлицо
Открыли справочник — а список на тысячи строк. Быстрый поиск:
- Встаньте в список и начните печатать фамилию — сработает быстрый отбор по первым буквам.
- Или
Ctrl+F— поиск по любой части строки (по ИНН, СНИЛС, части ФИО). - Нужен человек по табельному или по сотруднику? Идите от сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники», найдите его, перейдите в «Личные данные» — попадёте ровно на его физлицо.
Частый вопрос с форумов звучит так: Как найти физлицо по сотруднику ЗУП 3.0?. Ответ — через ту самую ссылку «Личные данные» в карточке сотрудника. Обратно, из физлица, список его трудовых договоров виден по кнопке «Место работы» или «ЕЩЁ» → «Сотрудники».
Как создать новое физическое лицо
Обычно отдельно физлицо не заводят — оно создаётся автоматически при приёме на работу. Но иногда нужно внести человека заранее (например, будущего сотрудника или учредителя).
- В справочнике «Физические лица» нажмите «Создать».
- Заполните ФИО. Перед сохранением проверьте, нет ли уже такого человека в базе — программа предупредит о возможном дубле по ФИО и дате рождения.
- Внесите паспорт (вкладка/раздел «Документ, удостоверяющий личность»), ИНН, СНИЛС, дату и место рождения, гражданство.
- Запишите карточку.
При приёме на работу («Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём») 1С сама ищет физлицо по введённым ФИО и ИНН: если находит — привязывает существующее, если нет — создаёт новое. Именно поэтому важно не плодить дубли.
Задвоенные физические лица: откуда берутся и как объединить
Дубли — главная головная боль этого справочника. Признаки: у человека «слетают» вычеты по НДФЛ, неверный совокупный доход, задваивается 6-НДФЛ или отчётность в СФР.
Откуда берутся:
- 🔁 Перенос данных из другой базы (ЗУП, Бухгалтерии) без сверки.
- ✍️ Ручной приём, когда физлицо уже было заведено раньше.
- 📥 Загрузка из файлов ПФР/ИФНС или из внешних источников.
Как объединить дубли:
- Откройте справочник «Физические лица».
- Выделите обе (или несколько) записей одного человека мышью с
Ctrl. - «ЕЩЁ» → «Объединить карточки физических лиц» (в некоторых релизах — обработка «Объединение личных карточек» через «Все функции»).
- Укажите основную карточку — ту, чьи данные останутся.
- Выполните объединение.
Объединение необратимо. Сделайте архивную копию базы перед операцией — если склеите не тех людей, откатить можно будет только из бэкапа.
Если не помогло
Справочник открывается, но человека нет вообще — возможные причины:
- Сотрудник ещё не принят (нет документа «Приём»), значит физлицо могло не создаться.
- Человек внесён в другой базе/организации, а вы смотрите не ту.
- Запись помечена на удаление — включите отображение помеченных (кнопка «ЕЩЁ» → настройка списка).
Если совокупный доход и вычеты всё равно считаются неверно после объединения — перепроведите документы начислений и сформируйте отчёт по НДФЛ заново: суммы пересчитаются уже по единой карточке.