Где в 1С:Бухгалтерии 8.3 найти и сформировать штатное расписание

Короткий ответ, где в 1С найти штатное расписание в 8.3 Бухгалтерия: раздел Зарплата и кадры → группа «Отчёты по кадрам» → отчёт «Штатные сотрудники». Отдельного документа с названием «Штатное расписание» в этой конфигурации нет — его роль играет именно этот отчёт.

Типичная история: бухгалтер полдня листает журналы документов, ищет бланк Т-3, не находит и решает, что база «урезанная» или сломана при обновлении. База в порядке. В «Бухгалтерии предприятия» кадровый блок сознательно упрощён: штатка собирается из справочников должностей и подразделений плюс окладов из приказов о приёме, а не из планового документа.

Дальше — точный путь по меню, как настроить отбор и колонки, как вывести штатку с фамилиями, выгрузить в Excel, собрать Т-3 и что делать, когда отчёт открывается пустым.

Есть ли в 1С Бухгалтерия 8.3 штатное расписание и чем оно заменено

Формально документа нет. Фактически все данные для штатки в базе есть, и они выводятся отчётом.

Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки

Путаница в терминах — причина половины вопросов по теме. Разведём понятия.

Вывод простой: отчёт в Бухгалтерии ближе к штатной расстановке, чем к плановому расписанию. Нужен утверждённый приказом бланк с вакантными ставками — его придётся дособирать вручную либо вести в ЗУП.

Каких данных в отчёте не хватает

Чтобы не ждать от отчёта лишнего, вот чего он принципиально не покажет:

• ❌ вакансии — незанятые ставки в нём не отражаются, он строится по принятым людям;
• ❌ количество ставок по должности как план — видно только фактическое число занятых;
• ❌ «вилку» оклада (от и до) — выводится конкретная сумма из приказа;
• ❌ надбавки и доплаты отдельными строками — в Бухгалтерии плановые начисления беднее, чем в ЗУП;
• ❌ историю изменений штатки — кто и когда менял позицию; есть только срез на дату;
• ❌ месячный фонд по штатному расписанию — сумму окладов придётся сложить в Excel.

Обязательно ли вести штатное расписание

Унифицированная форма Т-3 (Постановление Госкомстата № 1) с 2013 года не обязательна. После вступления в силу ФЗ № 402-ФЗ организации применяют собственные бланки первичных документов.

Само штатное расписание как локальный документ никуда не исчезло. Оно косвенно упомянуто в ст. 15 и 57 ТК РФ: трудовая функция определяется «в соответствии со штатным расписанием». Поэтому инспекторы ГИТ его запрашивают, а суды на него ссылаются при спорах о должности и окладе.

Для практика это означает: в Бухгалтерии вы формируете справку о занятых ставках, а приказ об утверждении расписания и сам бланк оформляете отдельно.

Где в 1С 8.3 Бухгалтерия найти штатное расписание: точный путь

Путь одинаков для коробочной версии, для 1С:Предприятие в локальной сети и для облака 1С:Фреш — интерфейс «Такси» не различается.

1. Откройте раздел Зарплата и кадры в левой панели навигации.
2. В группе «Отчёты по кадрам» (в части релизов — «Кадры» → «Отчёты») найдите пункт «Штатные сотрудники».
3. Кликните — откроется форма отчёта с полем даты в шапке.
4. Укажите дату среза и нажмите «Сформировать».

Всё. Это и есть та самая «штатка» в Бухгалтерии.

Как включить раздел «Зарплата и кадры», если его нет в меню

Бывает, что раздела в панели просто нет. Тогда порядок такой:

1. Главное → Функциональность (либо Администрирование → Функциональность).
2. Вкладка «Сотрудники» — включите флажок расчёта зарплаты и кадрового учёта.
3. Если панель настроена вручную: Вид → Настройка панели разделов → перенесите «Зарплата и кадры» в правую колонку.

Если пункта «Штатные сотрудники» не видно

Чаще всего виноват режим кадрового учёта. Проверьте: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → блок «Кадровый учёт».

Должно стоять значение «Полный», а не «Упрощённый». В упрощённом режиме приказы по кадрам не ведутся отдельными документами, и часть кадровых отчётов скрыта из интерфейса.

Как в 1С посмотреть штатное расписание на нужную дату

Отчёт всегда строится на день, а не за период. Это ключевая логика, из которой вытекают все «странности» результата.

• Приняли человека 15-го — на 10-е число его в отчёте нет.
• Уволили 20-го — на 25-е он уже не попадёт, а на 19-е попадёт.
• Кадровый перевод от 1-го числа меняет должность и оклад только для дат после перевода.

Практичные варианты среза:

• 📅 на текущий день — «кто у нас сейчас в штате»;
• 📅 на 1 января — для сверки с начальными данными года;
• 📅 на первое число месяца — под расчёт среднесписочной численности и ФОТ;
• 📅 на дату проверки ГИТ или запроса из банка — чтобы цифры совпали с приказами.

Сравнить два состояния в одном отчёте нельзя. Сформируйте отчёт дважды на разные даты, выгрузите в Excel и сопоставьте листы.

Как заполнить и сформировать отчёт под себя

Отчёт «из коробки» — заготовка. Под конкретную задачу его донастраивают кнопкой «Настройки» (или Ещё → Изменить вариант отчёта).

Шапка отчёта: дата и организация

Вверху два параметра определяют результат целиком:

• 📅 Дата — день среза (см. раздел выше).
• 🏢 Организация — если в базе несколько юрлиц, выберите нужное. Иначе в один список попадут сотрудники всех организаций, и итоги по численности будут завышены.

Отборы: подразделение, должность, вид занятости

Настройки → вкладка «Отборы». Частые сценарии:

• по подразделению — штат одного отдела для руководителя;
• по должности — сколько людей на одной позиции;
• по виду занятости — отделить основных от совместителей и внутренних совмещений;
• по территории/обособленному подразделению — если ведётся учёт по ОП.

Поля и сортировки: как сформировать штатное расписание с фамилиями сотрудников

Фамилии в отчёте есть изначально — это и отличает его от планового расписания. Но набор колонок стоит расширить.

Настройки → переключите вид на «Расширенный» → вкладка «Поля и сортировки». Полезные колонки:

• ФИО сотрудника и табельный номер;
• дата приёма на работу;
• вид занятости (основное место, совместительство, внутреннее совмещение);
• размер ставки (1,0 / 0,5 / 0,25);
• график работы;
• оклад или тарифная ставка.

Сортировку ставьте по подразделению, внутри — по должности, затем по ФИО. Отчёт визуально повторит структуру бланка Т-3, и переносить данные будет проще.

Как сохранить свой вариант отчёта

Настроили один раз — не теряйте. Ещё → «Сохранить вариант отчёта», дайте понятное имя: «Штатка для ГИТ», «Расстановка по отделам», «Штатка с окладами».

В следующий раз вариант открывается в один клик через «Выбрать настройки». Вариант можно сделать доступным всем пользователям базы — при сохранении отметьте соответствующий флажок.

Откуда отчёт берёт данные: должности, подразделения, оклады

Отчёт ничего не придумывает — он собирает то, что введено в справочники и кадровые документы. Три источника.

• Справочник «Должности» — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Должности. Нет должности в справочнике — сотрудника корректно не оформить.
• Справочник «Подразделения» — Зарплата и кадры → Подразделения (или из карточки организации). Задаёт структуру штатки и порядок группировки.
• Оклад и ставка — вводятся в документе «Приём на работу», меняются документом «Кадровый перевод». Оттуда сумма попадает в отчёт.

Как в 1С сделать штатное расписание с нуля в новой базе

Порядок действий в пустой базе, если штатки ещё нет ни в каком виде:

1. Включите полный кадровый учёт: Настройки зарплаты → Кадровый учёт = «Полный».
2. Заведите подразделения по структуре организации — от крупных к мелким.
3. Заведите должности, как они звучат в трудовых договорах. Не плодите синонимы («менеджер» и «менеджер по продажам» — разные позиции в справочнике).
4. Проверьте виды начислений: Настройки зарплаты → Начисления. Для окладной схемы нужен «Оплата по окладу», для часовой — тарифная ставка.
5. Оформите «Приём на работу» на каждого работника с датой, должностью, подразделением, ставкой и окладом.
6. Сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» на текущую дату и сверьте с трудовыми договорами.
7. Настройте и сохраните свой вариант отчёта.
8. Выгрузите в Excel и на его основе оформите бланк Т-3 с приказом об утверждении.

Как изменить, добавить или убрать должность в штатке

Отдельного документа «изменение штатного расписания» в Бухгалтерии нет — работаете через кадровые приказы:

• 🟢 добавить позицию — провести новый «Приём на работу»;
• 🔵 изменить оклад или должность — оформить «Кадровый перевод»;
• 🟡 перевести в другое подразделение — тот же «Кадровый перевод», меняется подразделение;
• 🔴 убрать позицию — провести «Увольнение».

После проведения любого документа переформируйте отчёт на новую дату — состав обновится сам.

Как распечатать штатку и выгрузить штатное расписание из 1С в Excel

Сформированный отчёт печатается и выгружается стандартными средствами платформы.

Печать:

1. Сформируйте отчёт.
2. Нажмите «Печать» на панели отчёта (или Ctrl+P).
3. Проверьте предпросмотр: при широком наборе колонок смените ориентацию на альбомную и уменьшите масштаб, иначе таблица «уедет» на второй лист.
4. Отправьте на принтер.

Выгрузка в Excel:

1. В сформированном отчёте нажмите Ещё → «Сохранить как…» (либо главное меню → Файл → Сохранить).
2. В типе файла выберите «Лист Excel 2007… (*.xlsx)». Варианты *.mxl, *.pdf, *.ods тоже доступны.
3. Укажите папку и сохраните.

Быстрая альтернатива для одного-двух столбцов: выделите область в отчёте мышью, Ctrl+C, вставьте в Excel. Форматирование поедет, но данные перенесутся.

Можно ли поменять бланк на форму Т-3

У отчёта «Штатные сотрудники» своя табличная форма — это не Т-3. Если нужен именно унифицированный бланк, есть два пути:

• выгрузить данные в Excel и перенести их в свой шаблон Т-3;
• вести штатное расписание документом в 1С:ЗУП, где Т-3 печатается «из коробки».

Менять макет отчёта в Бухгалтерии без доработки конфигурации нельзя.

Как собрать унифицированную форму Т-3 на основе отчёта: мини-пример

Покажу на цифрах небольшой организации. Отчёт на 01.10 выгружен в Excel, получилось семь строк.

Что доделать руками при переносе в Т-3:

1. Добавить строку с вакантной ставкой — например, второй кладовщик 1,0 ставки с окладом 55 000 ₽. Итог по расписанию станет 7,5 ставки и 570 000 ₽.
2. Заполнить графы надбавок (графы 6–8 бланка) — отчёт их отдельно не выводит.
3. Проставить код подразделения и номер приказа об утверждении расписания.
4. Указать период действия: «на период с 01.10».
5. Подписать: руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Штатная расстановка в 1С 8.3 Бухгалтерия: где найти

Отдельного отчёта с названием «Штатная расстановка» в Бухгалтерии нет — ищут его напрасно. Его функцию закрывает тот же «Штатные сотрудники»: срез занятых ставок на дату с фамилиями и окладами.

Чтобы отчёт читался именно как расстановка:

• добавьте колонки «Размер ставки» и «Вид занятости»;
• сгруппируйте по подразделению, затем по должности;
• включите вывод итогов по количеству строк — получите число занятых единиц.

Полноценная расстановка с привязкой к плановым позициям и вакансиям есть только в 1С:ЗУП — там это и отчёт, и документ «Начальная штатная расстановка».

Как вести штатное расписание в 1С:ЗУП, если Бухгалтерии не хватает

Коротко, чтобы понимать разницу на уровне интерфейса. В ЗУП 3.1:

1. Функция включается флажком: Настройка → Кадровый учёт → «Используется штатное расписание».
2. Позиции вводятся документом «Утверждение штатного расписания» — должность, подразделение, количество ставок, «вилка» оклада, плановые начисления.
3. Изменения оформляются документом «Изменение штатного расписания», история сохраняется.
4. Печатается форма Т-3 и отчёты «Штатное расписание», «Штатные сотрудники», «Анализ штатного расписания», «Соблюдение штатного расписания».
5. При приёме на работу должность подбирается из позиции расписания, а оклад контролируется «вилкой».

Расположение настроек и набор отчётов между релизами слегка меняется, логика остаётся той же. Перед переходом проверьте, что у вас актуальный релиз конфигурации — в старых версиях часть отчётов беднее.

Сколько стоит переход на 1С:ЗУП ради полноценной штатки

Ориентировочные цифры (суммы округлены, зависят от партнёра и региона):

Когда штатное расписание в 1С вести не нужно

Случаи, где возня с настройкой отчёта не оправдана:

• 👤 ИП без работников — штатного расписания нет как предмета, сам предприниматель в него не входит.
• 🤝 Только исполнители по ГПХ — договор подряда не создаёт штатную единицу, в расстановку они не попадают.
• 🏢 Микропредприятие с типовым трудовым договором — при отказе от локальных актов по ст. 309.2 ТК РФ условия о должности и оплате вписываются прямо в договор.
• 📦 Кадры ведутся в отдельной программе — тогда в Бухгалтерии хватает упрощённого кадрового учёта, а штатка живёт там, где приказы.

Типичные ошибки и что с ними делать

Большинство жалоб «отчёт неправильный» сводится к нескольким причинам. По симптомам:

Если не помогло

Отчёт настроен, а данные расходятся с реальностью — пройдитесь по списку:

• 🔁 Перепроведите кадровые документы за период (Операции → Групповое перепроведение документов). Нарушенная последовательность ввода искажает срез.
• 🧾 Сверьте справочники «Физические лица» и «Сотрудники» — один человек может быть заведён двумя карточками физлица, и отчёт покажет его дважды.
• 📋 Сверьте отчёт с журналом кадровых документов (Зарплата и кадры → Кадровые документы): расхождение сразу покажет непроведённый приказ.
• ⚙️ Обновите конфигурацию — в старых релизах набор колонок отчёта беднее, а расположение пунктов меню слегка отличается. Логика при этом та же.
• 🧩 Нужна плановая штатка с вакансиями, надбавками и историей изменений — это сигнал переходить на 1С:ЗУП или использовать её в связке с Бухгалтерией.

Частые вопросы