Где в 1С ЗУП посмотреть среднесписочную численность работников

Частая путаница: бухгалтер ищет в 1С ЗУП отдельную кнопку «Среднесписочная численность» и не находит её — а потом считает показатель вручную в Excel. На деле готовый расчёт уже зашит в несколько отчётов конфигурации, и открыть его — вопрос пары кликов.

Разберём, где в 1С ЗУП посмотреть среднесписочную численность работников, чем она отличается от списочной и средней, как программа её считает и в каких отчётах этот показатель всплывает. Версия — 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3, редакция 3.1; в «Бухгалтерии предприятия» логика похожая.

💡 Отдельного документа «Справка о среднесписочной численности» с 2021 года нет — показатель сдают в составе РСВ. Но посмотреть цифру внутри программы по-прежнему можно, и не одним способом.

Что такое среднесписочная, списочная и средняя численность

Три термина звучат похоже, но считаются по-разному. Их постоянно путают, а от выбора зависит и цифра в отчёте, и попадание в критерии малого бизнеса.

Проще говоря: списочная — это срез на дату, среднесписочная — усреднение за месяц/год, средняя — самый широкий показатель. В отчётность чаще идёт именно ССЧ.

⚠️ Внешние совместители и исполнители по ГПХ в среднесписочную численность НЕ входят. Если 1С показывает цифру больше ожидаемой — проверьте, не попал ли туда совместитель.

Где в 1С ЗУП найти среднесписочную численность работников

Единого «главного» места нет — показатель доступен из нескольких отчётов. Вот рабочие маршруты, от простого к подробному.

Для большинства задач хватает первого пункта — отчёт «Численность и текучесть кадров» показывает и списочную, и среднесписочную численность в одной таблице.

Как в 1С ЗУП считается среднесписочная численность

Полезно понимать логику, чтобы не спорить с программой, а проверять её.

Алгоритм 1С повторяет методику Росстата:

1. За каждый календарный день месяца берётся списочная численность (в выходные — как в предыдущий рабочий день).
2. Работники на неполной ставке учитываются пропорционально отработанному времени.
3. Дни месяца суммируются и делятся на календарное число дней месяца — получается ССЧ за месяц.
4. Среднесписочная за квартал/год = среднее месячных значений за период.

Мини-пример. Весь январь в штате 10 человек на полной ставке, плюс один сотрудник на 0,5 ставки. Он даёт 0,5 «человека» ежедневно. Итог: (10 + 0,5) = 10,5 → округляем до целого = 11 человек ССЧ за январь.

💡 Округление — до целого числа по правилам арифметики, и только в итоговой цифре. Промежуточные значения программа держит с дробями.

Кого программа не берёт в расчёт

• 🚫 Внешних совместителей.
• 🚫 Работников по договорам ГПХ.
• 🚫 Сотрудниц в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком.
• 🚫 Работников в учебном отпуске без сохранения зарплаты.
• 🚫 Собственников без трудового договора и зарплаты.

Отчёт о среднесписочной численности: куда цифра идёт дальше

Отдельной «справки о среднесписочной численности» больше нет, но показатель обязателен в нескольких формах. В 1С ЗУП он подтягивается автоматически.

• 📄 РСВ — титульный лист, поле «Среднесписочная численность». Сдаётся ежеквартально.
• 📄 ЕФС-1 (взносы на травматизм) — численность влияет на подраздел по «несчастным» взносам.
• 📄 Статформы 1-Т, П-4, 1-П — численность работников по видам.
• 📄 Критерий МСП — от ССЧ зависит право на пониженные тарифы и статус малого предприятия.

Проверьте цифру в кадровом отчёте до того, как она уйдёт в РСВ — исправлять уже сданный расчёт хлопотнее.

Как посмотреть количество сотрудников на конкретную дату

Если нужна не средняя за период, а именно списочный состав «здесь и сейчас»:

1. Раздел Кадры → Отчёты по кадрам → «Списочная численность».
2. Укажите дату среза.
3. Сформируйте — получите список и итоговое число работающих на эту дату.

Тот же результат даёт отчёт «Личные данные сотрудников» с отбором по статусу «Работает». Для быстрой прикидки годится и список справочника Сотрудники с фильтром по актуальным.

Типичные ошибки и что с ними делать

Что проверить, если цифра всё равно кажется неверной

• ✅ Обновите конфигурацию — методику Росстата в типовых отчётах правят вслед за приказами.
• ✅ Перепроведите кадровые документы за спорный месяц (Кадры → журнал приёмов/увольнений).
• ✅ Убедитесь, что в отборе стоит нужная организация (актуально для многофирменной базы).
• ✅ Сверьте вручную по формуле хотя бы один месяц — так найдёте, где расходится логика.

💡 Видео-разбор формирования отчёта о численности можно приложить сюда — наглядно видно, где в интерфейсе искать кнопки.

Частые вопросы