Как оформить договор ГПХ в 1С ЗУП 8.3: от настройки до выплаты

Договор ГПХ в 1С 8.3 ЗУП оформляют не через «Приём на работу», а отдельным документом: физлицо заводят как исполнителя и регистрируют условия договора. Эта пошаговая инструкция для редакции 3.1 отвечает на главные вопросы — где найти журнал договоров ГПХ, как принять сотрудника, как внести и завести договор, начислить вознаграждение, удержать НДФЛ, посчитать взносы, сделать ведомость на выплату и отразить суммы в бухучёте.

ГПХ (гражданско-правового характера) — договор подряда или оказания услуг с физическим лицом вне штата. Платят не за отработанное время, а за результат: акт, готовую работу, услугу. Отсюда и отдельный механизм в 1С ЗУП: своя настройка, свой документ, свой вид начисления.

Что проверить перед стартом

Пробегитесь по короткому чек-листу — он экономит время на переделках.

Отдельно про самозанятых. Если исполнитель платит НПД, вы не удерживаете НДФЛ и не начисляете взносы — расчёты идут по чеку из «Мой налог», а договор в ЗУП не заводят вообще. Это как раз случай «когда делать НЕ нужно»: оплату проводят в бухгалтерской программе как услуги сторонней организации.

Не заводят договор в ЗУП и когда исполнитель — ИП. Он платит налоги за себя, вы просто перечисляете деньги по счёту.

Настройка: включаем учёт договоров ГПХ в 1С ЗУП

По умолчанию блок ГПХ в программе скрыт. Включается одним флажком.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Поставьте галочку «Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера».
3. Запишите и закройте.

После этого в разделе Зарплата появятся документы Договоры (в т.ч. авторские заказы), а в карточке сотрудника — ссылка на его договоры ГПХ.

Флажок делает две вещи: открывает журнал договоров и подключает предопределённые начисления — Оплата по договорам подряда, Оплата по авторским договорам, Оплата по актам приёмки. Отдельно создавать вид расчёта не нужно.

Как в 1С ЗУП принять сотрудника по договору ГПХ

Исполнителя заводят в справочнике — без карточки договор не привязать. Полноценный «Приём на работу» при этом не оформляют.

Физлицо, которого ещё нет в базе

Два пути, выбор зависит от того, кто перед вами.

• Обычный договорник. Создайте нового сотрудника: Кадры → Сотрудники → Создать. Заполните ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес, гражданство. Трудовой договор не оформляем — только карточка.
• Договор с физлицом «не сотрудником». Даже если человек нигде у вас не числится, всё равно создаётся элемент справочника «Сотрудники». Отдельного справочника внештатников в ЗУП 3.1 нет — все физлица проходят через Сотрудники, а персональные данные хранятся в справочнике Физические лица.

Есть удобный короткий путь: в журнале договоров нажмите Создать → в поле Сотрудник начните вводить ФИО → Создать нового. Карточка откроется прямо оттуда, и после записи договор уже будет заполнен.

Перед созданием карточки поищите человека в Физических лицах по ИНН или паспорту. Дубль физлица разваливает НДФЛ: вычеты и лимиты считаются по каждому «двойнику» отдельно.

Действующий штатный работник

Договор ГПХ заключают и со своим же работником — например, штатный бухгалтер разово делает проектную работу. Отдельная карточка не нужна: договор оформляется на существующего сотрудника, суммы по ГПХ считаются обособленно от оклада и попадают в расчётный листок отдельной строкой.

Как в 1С ЗУП завести договор ГПХ с физическим лицом: что ещё заполнить в карточке

• 📇 Данные документа, удостоверяющего личность — иначе не пройдёт отчётность.
• 🏦 Реквизиты для перечисления: Выплаты, учёт затрат → способ выплаты Зачислением на карту и лицевой счёт.
• 🌍 Статус налогоплательщика (резидент / нерезидент) — влияет на ставку НДФЛ.

Пошагово: как создать и внести договор ГПХ в документе

Сам договор регистрируют документом Договор (работы, услуги). Пройдёмся по визарду.

Чем отличаются три порядка оплаты

Отдельная комбинация — ежемесячные авансовые платежи с окончательным расчётом в конце срока. В ЗУП её собирают так: основная сумма стоит В целом за договор, а промежуточные суммы выплачивают документом Начисление по договорам (авансы по договорам ГПХ). В месяце окончания программа доначислит остаток.

Дополнительные условия договора

В шапке и на вкладках есть поля, которые часто пропускают:

• Вид работ — влияет на печатную форму и на аналитику затрат.
• Территориальные условия — нужны при районных коэффициентах.
• Взносы на травматизм — флажок появляется только если в договоре это прописано.
• Подразделение — определяет, куда лягут затраты в бухучёте.

Начисление по договору ГПХ в 1С 8.3 ЗУП

Дальше — деньги. Начисление зависит от выбранного порядка оплаты.

Если оплата разовая или ежемесячная

Сумма подхватывается автоматически в документе Начисление зарплаты и взносов за соответствующий месяц. Договор появится отдельной строкой на вкладке Договоры. Ничего вводить руками не нужно — достаточно заполнить документ кнопкой Заполнить.

Если оплата по актам

1. Из журнала договоров откройте нужный договор.
2. Нажмите Создать на основании → Акт приёмки выполненных работ.
3. Укажите дату акта, сумму этапа и при необходимости описание работ.
4. Проведите акт — сумма встанет в начисление того месяца, к которому относится дата.

Начисление опирается именно на акт: без него программа ничего не посчитает, даже если срок договора закончился.

Если сумму нужно выплатить раньше срока

Используйте Начисление по договорам (авансы по договорам ГПХ) — отдельный документ в журнале договоров. Он начисляет и облагает выплату сразу, вне месячного расчёта. Такой документ удобен, когда исполнитель просит часть денег вперёд.

НДФЛ и взносы — что удержится

Короткий разбор, чтобы не было сюрпризов:

• 💰 НДФЛ — 13% (и повышенные ставки с превышения по прогрессивной шкале). Удерживается при каждой выплате, включая аванс. Дата получения дохода — день выплаты, код дохода по работам и услугам — 2010, по авторским — 2201–2209.
• 🧾 Страховые взносы — единый тариф (ОПС + ОМС + ВНиМ). База — всё вознаграждение за минусом документально подтверждённых расходов исполнителя.
• 🚫 Травматизм (НС и ПЗ) — начисляется только если это прямо прописано в договоре. По умолчанию — нет.
• 📉 Вычеты — стандартные на детей исполнителю по ГПХ предоставляются, если он написал заявление и не получает их в другом месте. Профессиональный вычет — по расходам или по нормативу для авторских договоров.

Проверьте условие о травматизме в самом договоре: если пункта про взносы «на несчастные случаи» нет — в 1С их начислять не нужно. Лишние взносы потом придётся сторнировать и уточнять отчётность.

Как сделать ведомость на выплату по договору ГПХ

Выплата по договору ГПХ в 1С 8.3 ЗУП делается ведомостью — Ведомость в банк, Ведомость через кассу или Ведомость перечислением на счета.

1. Раздел Выплаты → нужный вид ведомости → Создать.
2. Месяц — тот, в котором прошло начисление.
3. Поле Выплачивать → Договоры (гражданско-правового характера).
4. Нажмите Заполнить — программа подтянет начисленную сумму за вычетом НДФЛ.
5. Проведите ведомость; для банка выгрузите файл по кнопке Выгрузить файл в банк.

Когда договорник — ещё и штатный сотрудник, делайте две ведомости: одну на зарплату, вторую на договоры. Смешивать в одном документе программа не даёт.

Проводки: отражение сумм договоров ГПХ в бухучёте

В ЗУП проводок как таковых нет — есть «способы отражения», которые выгружаются в 1С:Бухгалтерию. Но знать корреспонденцию полезно, чтобы проверить результат.

Счёт 76.10 («Расчёты с прочими поставщиками и подрядчиками») — типовой для ГПХ. Некоторые ведут через 70, но это спорно: 70-й счёт предназначен для выплат по трудовым договорам, и оборотка по нему перестаёт сходиться с расчётными листками.

Как договор ГПХ в 1С ЗУП отразить в бухучёте технически: способ отражения задают в самом документе договора, а при отсутствии — берётся способ из настроек организации или подразделения. Данные уходят в бухгалтерию через синхронизацию документом Отражение зарплаты в бухучёте.

Мини-пример с числами

Договор оказания услуг, вознаграждение — 50 000 ₽ разово, травматизм не прописан, вычетов нет.

• Начислено: 50 000 ₽.
• НДФЛ 13%: 6 500 ₽ → на руки 43 500 ₽.
• Взносы (единый тариф 30% в пределах базы): 15 000 ₽ — за счёт организации.
• Проводки: Дт 26 Кт 76.10 — 50 000; Дт 76.10 Кт 68.01 — 6 500; Дт 26 Кт 69 — 15 000; Дт 76.10 Кт 51 — 43 500.

Второй вариант: авторский договор на 50 000 ₽ с профессиональным вычетом 20% по нормативу.

• База НДФЛ: 50 000 − 10 000 = 40 000 ₽; НДФЛ 13% = 5 200 ₽ → на руки 44 800 ₽.
• Взносы считаются с 40 000 ₽ — норматив уменьшает и базу по взносам.

Цифры ориентировочные: тариф взносов зависит от льгот (например, МСП платит пониженный тариф с суммы сверх МРОТ), а ставка НДФЛ — от годового дохода физлица.

Договор авторского заказа: в чём разница с обычным ГПХ

Оба вида регистрируются в одном журнале, но считаются по-разному.

Если выбрать не тот вид документа, вычет по нормативу применить не получится, а код дохода в отчётности будет неверным.

Как исправить или отменить договор ГПХ

Ошибки в договоре правят двумя способами — выбор зависит от того, прошло ли начисление.

Отчёты для проверки

Убедитесь, что всё легло верно:

• Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам — анализ НДФЛ и взносов по исполнителю.
• Расчётный листок — начисление и удержание по конкретному человеку.
• Выплаты → Задолженность по зарплате — покажет, если ведомость не закрыла начисление.
• В бухгалтерии после выгрузки — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 76.10.

Отдельно про отчётность: сведения о начале и окончании договора ГПХ подаются в подразделе 1.1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за датой заключения или прекращения договора. В ЗУП документ формируется из раздела Отчётность, справки.

Типичные ошибки

Что чаще всего ломает учёт ГПХ:

• ❌ Оформили через «Приём на работу». ГПХ — не трудовые отношения. Появятся лишние кадровые записи и ошибки в отчётности по стажу.
• ❌ Забыли включить настройку. Журнала договоров просто не видно, и бухгалтер ищет документы вслепую.
• ❌ Не заполнили счёт затрат. Отражение уходит «в никуда», проводки правятся руками.
• ❌ Начислили травматизм без основания. Лишние взносы; либо наоборот — не начислили, хотя пункт в договоре есть.
• ❌ Спутали с самозанятым или ИП. По НПД договор в ЗУП не заводят, НДФЛ и взносы не считают.
• ❌ Ведомость на зарплату вместо ведомости по договорам. Сумма не подтягивается, выплата «зависает».
• ❌ Пропустили срок ЕФС-1. Штраф за каждое застрахованное лицо, по которому не подали сведения.
• ❌ Дубль физлица. Вычеты и лимиты НДФЛ считаются по двум карточкам отдельно, итог не сходится.

Частые вопросы