Где найти графики работы в 1С 8.3 ЗУП и как их настроить

Графики работы в 1С 8.3 ЗУП лежат в разделе Настройка → Графики работы сотрудников. Если не знаете, где найти этот справочник и как создать в нём новый график, — начните отсюда, а дальше по шагам разберём пятидневку, сменный и индивидуальный график.

График в ЗУП — это не просто «сколько часов в день». От него зависит норма времени, оплата, отпускные и больничные. Ошибка в графике тянет за собой пересчёт всей зарплаты сотрудника, поэтому настраивать его стоит внимательно.

Ниже — где посмотреть график работы в 1С, как его создать и заполнить, как изменить сотруднику и чем сменный график отличается от индивидуального.

Где посмотреть график работы в 1С 8.3 ЗУП 3.1

Все графики хранятся в одном справочнике. Открыть его можно двумя путями.

• 📂 Настройка → Графики работы сотрудников — основной справочник, где найти графики работы сотрудников в 1С ЗУП 3.1 .
• 👤 Через карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники → нужный сотрудник → Выплаты, учёт затрат — там видно, какой график ему назначен.

Чтобы понять, по какому графику человек работает прямо сейчас, откройте документ Приём на работу или Кадровый перевод — поле «График работы» показывает актуальное значение.

Из чего складывается график: производственный календарь и режим работы

Прежде чем создавать график, программа опирается на две вещи.

Производственный календарь . Задаёт праздники и переносы выходных. Находится в Настройка → Производственные календари. Раз в год его нужно обновлять — загружать актуальные данные, иначе норма времени посчитается неверно.

Режим работы. Это набор правил: сколько дней в неделе рабочих, какая длительность смены, есть ли обед. На основе режима 1С автоматически заполняет календарь графика по месяцам.

Какой график вам нужен

В ЗУП 3.1 три основных типа. Выбор зависит от того, как реально работает сотрудник.

Сравним их коротко.

Как создать график работы в 1С 8.3 ЗУП пошагово

Разберём самый частый случай — пятидневку на 40 часов.

После этого график можно назначать сотрудникам в приёме на работу или кадровом переводе.

График неполного и сокращённого рабочего времени

Отдельные варианты для нестандартной нормы.

• ⏱ Неполное рабочее время. В настройке графика включите флаг «Неполное рабочее время» и укажите долю — например, 0,5 ставки или 4 часа в день. Применяют при совместительстве и по заявлению сотрудника.
• 🧒 Сокращённое рабочее время. Норма меньше 40 часов по закону: для несовершеннолетних, инвалидов, вредных условий. Часы задаёте вручную (например, 36 или 35 в неделю).
• 🔀 Неполное сокращённое. Комбинация — например, инвалид на 0,5 ставки от сокращённой нормы. Включаете оба параметра.

Сменные графики работы в 1С 8.3 ЗУП

Для сменной работы (охрана, производство, продавцы) тип заполнения — «По циклам произвольной длины».

Порядок такой:

1. Создайте график, тип — «По циклам».
2. Задайте длину цикла в днях. Для смены 2/2 цикл — 4 дня.
3. Пропишите часы по дням цикла: день 1 — 11 ч, день 2 — 11 ч, дни 3 и 4 — 0.
4. Укажите дату отсчёта цикла — с какого дня он стартует.
5. Нажмите «Заполнить» — 1С размножит цикл на весь год.

Для суточного графика «сутки через трое» цикл — 4 дня: сутки (обычно 22 или 24 ч по учётной политике) и три дня отдыха.

Индивидуальный график работы в 1С 8.3 ЗУП: что это и как заполнять

Индивидуальный график нужен, когда расписание человека не укладывается ни в пятидневку, ни в ровный цикл — например, смены назначают помесячно.

Это не отдельный справочник, а документ. Вводится в Кадры → Индивидуальные графики (или Зарплата → Индивидуальные графики).

Как заполнять:

1. Создайте документ «Индивидуальный график», выберите месяц и сотрудника.
2. Программа подтянет его базовый график — как отправную точку.
3. Вручную проставьте часы по нужным дням: где смена — часы, где выходной — пусто.
4. Проведите документ. На этот месяц у сотрудника будет действовать именно индивидуальный график, а не базовый.

Индивидуальный график перекрывает обычный только на указанный период. Следующий месяц снова считается по базовому графику, если не ввести новый документ.

Примеры заполнения индивидуального графика

Пример 1. Разовая замена. Сотрудник на пятидневке отработал субботу вместо заболевшего коллеги. Вводите индивидуальный график на месяц: субботе ставите 8 часов, остальное оставляете как в пятидневке.

Пример 2. Плавающие смены. Бариста работает 15 смен в месяц по 8 часов в разные дни. Каждый месяц — новый документ «Индивидуальный график» с фактическим расписанием.

Пример 3. При переводе на другой график. Сотрудника переводят с пятидневки на сменный с середины месяца. За переходный месяц удобно ввести индивидуальный график, чтобы точно отразить обе части.

Пример расчёта по неполному графику

Оклад — 60 000 ₽ при полной пятидневке. Сотрудника перевели на 0,5 ставки.

• Полная норма марта — 168 часов, оплата 60 000 ₽.
• На 0,5 ставки норма — 84 часа.
• Если отработаны все 84 часа, оплата — 30 000 ₽ (60 000 × 84 ÷ 168).

Если сотрудник на неполном графике отработал не всю свою норму — 1С считает пропорционально уже от неполной нормы, а не от полной. Это частая точка ошибки при ручной проверке.

Как изменить график работы у сотрудника в 1С 8.3 ЗУП пошагово

Здесь частая путаница: изменить график сотруднику и изменить сам график — разные задачи.

Если меняется сам режим работы у всех (например, предприятие перешло на новую пятидневку) — правится справочник графика. Но осторожно: изменение задним числом пересчитает уже начисленное.

Если конкретному сотруднику назначают другой график — оформляется кадровый документ, а не правка справочника.

Каким документом регистрируется изменение графика:

• 🔄 Кадровый перевод — если смена графика постоянная.
• 📅 Индивидуальный график — если изменение разовое, на один месяц.
• 📝 Приём на работу — если график задаётся впервые, при трудоустройстве.

Типичные ошибки при работе с графиками

Что чаще всего ломает расчёт:

• ❌ Не обновлён производственный календарь — норма в праздничные месяцы неверна.
• ❌ Изменили справочник графика задним числом — пересчиталась зарплата за закрытые периоды.
• ❌ Забыли ввести индивидуальный график при плавающих сменах — время считается по базовому, оплата не сходится.
• ❌ Для сменного цикла не включён суммированный учёт — переработки не видны, оплата сверхурочных не начисляется.
• ❌ Неверная дата отсчёта цикла — смены «съезжают» относительно факта.

Проверить результат помогает отчёт Кадры → Отчёты по кадрам → Графики работы и Зарплата → Отчёты → Табель учёта рабочего времени (Т-13).

Отчёты для проверки графика

Прежде чем закрывать месяц, сверьте график по трём отчётам.

• 📊 Табель Т-13 — показывает отработанные дни и часы по каждому сотруднику. Быстро видно, где график «недодал» или «передал» часы.
• 🗓 Графики работы — норма по месяцам в разрезе графиков. Сравните с производственным календарём.
• 💰 Анализ зарплаты по сотрудникам — если норма верна, а сумма нет, ищите проблему уже в начислениях, а не в графике.

Если график заполняется неправильно

Когда часы не сходятся, идите по порядку:

1. Проверьте производственный календарь на нужный год — загружен ли он.
2. Откройте график и нажмите «Заполнить» заново — часто помогает.
3. Убедитесь, что сотруднику назначен именно тот график (карточка → Выплаты, учёт затрат).
4. Проверьте, нет ли перекрывающего индивидуального графика на этот месяц.
5. Если работа сменная — на месте ли флаг суммированного учёта.

Если после этого норма всё равно расходится с фактом — сравните её с производственным календарём вручную по одному месяцу. Так быстро видно, где именно 1С «недосчитала».

Частые вопросы