Изменение графика работы сотрудника в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция

Чтобы изменить график работы у сотрудника в 1С 8.3 ЗУП, справочник графиков править не нужно — режим меняют кадровым документом. Постоянный перевод оформляют «Кадровым переводом», сразу нескольким людям график меняют документом «Изменение графика работы списком», а разовое расписание на один месяц — «Индивидуальным графиком». Пошагово разберём все три варианта.

Сами графики лежат в разделе Настройка → Графики работы сотрудников. Там же их создают и настраивают — пятидневку, сменный, неполный. Ниже: где найти и посмотреть график, каким документом его менять, что происходит с нормой времени при смене графика посреди месяца и какие ошибки чаще всего рушат расчёт.

Где найти графики работы в 1С 8.3 ЗУП и посмотреть, какой назначен сотруднику

Все графики хранятся в одном справочнике. Открыть его можно двумя путями.

• 📂 Настройка → Графики работы сотрудников — основной справочник, где найти графики работы сотрудников в 1С ЗУП 3.1 .
• 👤 Через карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники → нужный сотрудник → Выплаты, учёт затрат — там видно, какой график ему назначен сейчас.

Чтобы понять, откуда этот график взялся, откройте историю кадровых документов человека: Приём на работу, Кадровый перевод или Изменение графика работы списком. Поле «График работы» в последнем по дате документе и есть действующее значение.

Каким документом регистрируется изменение графика работы сотрудника

Ключевая развилка: изменить график конкретному человеку и изменить сам график в справочнике — это разные задачи.

Правка справочника меняет режим сразу у всех, кому этот график назначен, и задним числом пересчитывает уже закрытые периоды. Поэтому для перевода отдельного сотрудника используют кадровый документ.

Что оформить вне программы

1С фиксирует только учётную часть. По ТК РФ график — условие трудового договора:

• по соглашению сторон — доп. соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ);
• по инициативе работодателя — письменное уведомление минимум за два месяца (ст. 74 ТК РФ);
• перевод на неполное время по заявлению сотрудника — основания в ст. 93 ТК РФ.

Дату в 1С ставьте ту же, что в доп. соглашении. Расхождение дат — самая частая претензия при проверке.

Как изменить график работы у сотрудника в 1С 8.3 ЗУП пошагово

Постоянный перевод одного человека оформляем кадровым переводом.

Что проверить сразу после проведения:

1. В карточке сотрудника на вкладке «Выплаты, учёт затрат» отображается новый график.
2. В начислении зарплаты за месяц норма часов изменилась так, как вы ожидали.
3. Если менялась ставка — оклад в документе указан новый, а не старый.

Как поменять график работы сотруднику в 1С ЗУП 8.3 списком

Когда на новый режим переходит целый отдел, двадцать кадровых переводов делать не нужно. Есть документ «Изменение графика работы списком».

Найти его: Кадры → Все кадровые документы → Создать → Изменение графика работы списком (в части конфигураций он доступен и из раздела «Зарплата»).

Порядок работы:

1. Создайте документ и укажите дату, с которой действует новый режим.
2. В поле «График работы» выберите новый график.
3. Кнопкой «Подбор» добавьте сотрудников — можно отобрать всё подразделение целиком.
4. Проверьте, что в списке нет уволенных и тех, кому режим менять не нужно.
5. Проведите документ.

Документ удобен ещё и тем, что не трогает остальные условия труда: оклад, подразделение, должность остаются как были. Если вместе с графиком меняется оплата, на таких сотрудников придётся всё-таки оформить кадровый перевод.

Норма времени при изменении графика не с первого числа месяца

Самое узкое место. Когда график меняется, например, с 16-го числа, месяц распадается на две части с разной нормой. От того, как программа это считает, напрямую зависит оклад.

Возможны два поведения:

• по частям месяца — до даты перевода норма берётся по старому графику, после — по новому. Это корректный вариант;
• по новому графику на весь месяц — норма считается так, будто человек весь месяц работал по новому режиму.

Поведение регулируется настройкой учёта нормы времени (в ЗУП 3.1 её включают в настройках расчёта зарплаты и дублируют флажком в документе изменения графика). Название пункта отличается между релизами — ищите формулировку про норму времени при изменении графика внутри месяца. Проверьте эту настройку до первого расчёта, иначе оклад уедет у всех переведённых.

Пример: перевод с 40-часовой недели на 36-часовую с 16-го числа

Возьмём месяц с 21 рабочим днём и нормой 168 часов по пятидневке.

Разница — 8 часов. При окладе 60 000 ₽ это примерно 3 000 ₽ в начислении за один месяц на одного человека. На отделе из десяти сотрудников ошибка уже заметная.

Проверять просто: откройте начисление зарплаты, сравните норму часов сотрудника с суммой часов по двум частям месяца, посчитанной вручную.

Производственный календарь и режим работы: на что опирается график

Прежде чем создавать график, программа берёт две вещи.

Производственный календарь . Задаёт праздники и переносы выходных. Находится в Настройка → Производственные календари. Обновляется раз в год — иначе норма времени посчитается неверно.

Режим работы. Набор правил: сколько дней в неделе рабочих, какая длительность смены, есть ли обед, сокращается ли предпраздничный день. На основе режима 1С автоматически раскладывает часы по месяцам.

Какой график работы нужен сотруднику

В ЗУП 3.1 три основных типа. Выбор зависит от того, как человек реально работает.

Сравним их коротко.

Как создать график работы в 1С 8.3 ЗУП пошагово

Если нужного режима в справочнике нет, сначала создаём график, а потом назначаем его документом. Разберём самый частый случай — пятидневку на 40 часов.

Название давайте «говорящее»: Сменный 2/2 по 11ч понятнее, чем График 3. Через год в справочнике на сорок позиций это сэкономит время.

Виды времени в графике

В настройках графика есть подробное заполнение по видам времени: явка, ночные часы, вечерние часы. Включать его нужно, если:

• 🌙 смены попадают на ночь (с 22:00 до 6:00) — доплата за ночные считается от этих часов;
• 🌆 у вас предусмотрена доплата за вечернее время;
• ⏱ ведётся суммированный учёт и важно разделить норму и переработку.

Для обычной пятидневки подробное заполнение не нужно — хватает общей продолжительности дня.

Неполное и сокращённое рабочее время

Отдельные варианты для нестандартной нормы.

• ⏱ Неполное рабочее время. В настройке графика включите флаг «Неполное рабочее время» и укажите долю — например, 0,5 ставки или 4 часа в день. Применяют при совместительстве и по заявлению сотрудника.
• 🧒 Сокращённое рабочее время. Норма меньше 40 часов по закону: для несовершеннолетних, инвалидов, вредных условий. Часы задаёте вручную (например, 36 или 35 в неделю).
• 🔀 Неполное сокращённое. Комбинация — скажем, инвалид на 0,5 ставки от сокращённой нормы. Включаете оба параметра.

Оплату неполного времени 1С определяет двумя способами, и их важно не путать:

1. Из соотношения графиков — оклад умножается на отношение нормы неполного графика к полной норме. Ставка в документе остаётся «полной».
2. Из ставки в документе — в кадровом документе прямо указан уменьшенный оклад, соотношение графиков не применяется.

Пример расчёта по неполному графику

Оклад — 60 000 ₽ при полной пятидневке. Сотрудника перевели на 0,5 ставки.

• Полная норма месяца — 168 часов, оплата 60 000 ₽.
• На 0,5 ставки норма — 84 часа.
• Отработаны все 84 часа → оплата 30 000 ₽ (60 000 × 84 ÷ 168).

Если сотрудник на неполном графике отработал не всю свою норму, 1С считает пропорционально уже от неполной нормы, а не от полной. Это частая точка ошибки при ручной сверке.

Сменные графики работы в 1С 8.3 ЗУП

Для сменной работы (охрана, производство, продавцы) тип заполнения — «По циклам произвольной длины».

Порядок такой:

1. Создайте график, тип — «По циклам».
2. Задайте длину цикла в днях. Для смены 2/2 цикл — 4 дня.
3. Пропишите часы по дням цикла: день 1 — 11 ч, день 2 — 11 ч, дни 3 и 4 — 0.
4. Укажите дату отсчёта цикла — с какого дня он стартует.
5. Нажмите «Заполнить» — 1С размножит цикл на весь год.

Для суточного графика «сутки через трое» цикл — 4 дня: сутки (22 или 24 часа в зависимости от того, как оформлен перерыв) и три дня отдыха.

Перевод сменщика на другой цикл — тот же кадровый перевод. Но обязательно проверьте дату отсчёта нового графика: если она не совпадает с фактическим началом первой смены, всё расписание сдвинется.

Индивидуальный график работы в 1С 8.3 ЗУП: что это и как заполнять

Индивидуальный график нужен, когда расписание человека не укладывается ни в пятидневку, ни в ровный цикл — например, смены назначают помесячно.

Это не отдельный справочник, а документ. Вводится в Кадры → Индивидуальные графики (или Зарплата → Индивидуальные графики).

Как заполнять:

1. Создайте документ «Индивидуальный график», выберите месяц и сотрудника.
2. Программа подтянет его базовый график — как отправную точку.
3. Вручную проставьте часы по нужным дням: где смена — часы, где выходной — пусто.
4. Проведите документ. На этот месяц у сотрудника будет действовать именно индивидуальный график, а не базовый.

Индивидуальный график перекрывает обычный только на указанный период. Следующий месяц снова считается по базовому, если не ввести новый документ.

Примеры заполнения индивидуального графика

Разовая замена. Сотрудник на пятидневке отработал субботу вместо заболевшего коллеги. Вводите индивидуальный график на месяц: субботе ставите 8 часов, остальное оставляете как в пятидневке.

Плавающие смены. Бариста работает 15 смен в месяц по 8 часов в разные дни. Каждый месяц — новый документ с фактическим расписанием.

Переходный месяц при смене графика. Сотрудника переводят с пятидневки на сменный с середины месяца. Индивидуальный график за этот месяц точно отразит обе части и снимает вопрос с нормой времени.

Типичные ошибки при изменении и настройке графиков

Что чаще всего ломает расчёт:

• ❌ Изменили справочник графика вместо кадрового документа — режим поехал у всех сотрудников этого графика, включая закрытые месяцы.
• ❌ Не проверена настройка нормы времени при смене графика внутри месяца — оклад за переходный месяц неверный.
• ❌ Не обновлён производственный календарь — норма в праздничные месяцы неверна.
• ❌ Перевели на неполное время, но оклад оставили полным (или снизили дважды) — сумма к выплате не сходится.
• ❌ Забыли ввести индивидуальный график при плавающих сменах — время считается по базовому.
• ❌ Для сменного цикла не включён суммированный учёт — переработки не видны, сверхурочные не начисляются.
• ❌ Неверная дата отсчёта цикла — смены «съезжают» относительно факта.
• ❌ Дата в 1С не совпадает с доп. соглашением — учёт верный, документы не бьются.

Отчёты для проверки графика

Прежде чем закрывать месяц, сверьте график по трём отчётам.

• 📊 Табель Т-13 — отработанные дни и часы по каждому сотруднику. Видно, где график «недодал» или «передал» часы.
• 🗓 Графики работы — норма по месяцам в разрезе графиков. Сравните с производственным календарём.
• 💰 Анализ зарплаты по сотрудникам — если норма верна, а сумма нет, проблема уже в начислениях, а не в графике.

Если ЗУП синхронизируется с 1С Бухгалтерией , помните: туда уходят суммы начислений и проводки, а сами графики и норма времени остаются в ЗУП. Расхождение в Бухгалтерии почти всегда означает, что сначала надо исправить график и пересчитать зарплату в ЗУП, а потом повторить обмен.

Если график заполняется неправильно

Когда часы не сходятся, идите по порядку:

1. Проверьте производственный календарь на нужный год — загружен ли он.
2. Откройте график и нажмите «Заполнить» заново — часто помогает.
3. Убедитесь, что сотруднику назначен именно тот график (карточка → Выплаты, учёт затрат).
4. Посмотрите историю кадровых документов: нет ли двух документов на одну дату с разными графиками.
5. Проверьте, нет ли перекрывающего индивидуального графика на этот месяц.
6. Если работа сменная — на месте ли флаг суммированного учёта и верна ли дата отсчёта цикла.

Не помогло — сравните норму с производственным календарём вручную по одному месяцу. Так сразу видно, где именно 1С «недосчитала».

Альтернатива, когда время поджимает. Если разбираться некогда, а зарплату платить сегодня, введите на спорный месяц индивидуальный график с правильными часами и пересчитайте начисление. Расчёт станет верным, а причину в базовом графике найдёте после выплаты — и исправите уже спокойно, с нужной даты.

Частые вопросы