Индивидуальные графики работы сотрудников в 1С ЗУП 3.1: настройка, ввод по дням и изменение
Содержание
Частая путаница: бухгалтер ищет индивидуальный график работы в 1С 8.3 ЗУП в справочнике «Графики работы» — и не находит. Логично: это не справочник, а документ. Он заполняется на одного или нескольких сотрудников, на один месяц, по дням — и на этот месяц перебивает тот график, который стоит в кадровых документах.
Разберём, что это такое и как заполнять индивидуальный график, где его найти, какие настройки нужны до ввода, и как потом проверить, что норма времени и табель встали правильно.
Что это такое: документ на месяц, а не ещё один график работы
Индивидуальный график — это отклонение от обычного режима для конкретного человека в конкретном месяце. Программа берёт часы из него, а не из справочника.
Приоритет учёта времени в ЗУП 3.1 сверху вниз:
- 🥇 документы-отсутствия (отпуск, больничный, командировка, прогул) — перекрывают всё;
- 🥈 индивидуальный график сотрудника на этот месяц;
- 🥉 график работы из кадрового документа (приём, перевод, кадровый перевод списком);
- 4️⃣ производственный календарь , по которому построен сам график.
Правило выбора инструмента: режим меняется навсегда — меняем график в кадровом документе. Режим «поплыл» на один-два месяца — вводим индивидуальный график.
Типичные поводы для индивидуального графика:
- 📅 сотрудник по договорённости отработал другие дни (вышел в субботу, взял отгул в среду);
- 🔄 перевод на другой график с середины месяца;
- 🌙 сменная работа, где смены каждый месяц ставятся вручную;
- ⏱ временно сокращённый день или неполная неделя без переоформления трудового договора;
- 🧾 подработка на второй позиции, когда часы не укладываются в типовой шаблон.
Где посмотреть график работы в 1С и какой он у сотрудника сейчас
Прежде чем что-то вводить, посмотрите, от чего отклоняемся:
- Карточка сотрудника → ссылка
Трудовой договор(илиКадровая история) — там виден действующий график. - Раздел
Кадры→Кадровые отчёты→ Графики работы сотрудников — список «кто по какому графику» на дату. - Сам справочник графиков:
Настройка→Графики работы сотрудников.
Уже введённые индивидуальные графики лежат в журнале Кадры → Индивидуальные графики (в части релизов ссылка дублируется в разделе Зарплата). Если ссылки не видно — включите её через Настройка → Настройка навигации или наберите название документа в поиске команд (Ctrl+Shift+F).
Настройка графика работы в 1С 8.3 ЗУП: что проверить до ввода
Производственный календарь
Все графики строятся от календаря. Если он не заполнен на нужный год, часы посчитаются криво.
Откройте Настройка → Производственные календари → нужный календарь → проверьте перенесённые праздники и предпраздничные дни. Календарь обновляется вместе с релизом ЗУП 3.1; если год «пустой», используйте кнопку заполнения по умолчанию и сверьте с постановлением о переносе выходных.
Незаполненный календарь — причина №1 расхождений нормы времени. Проверяйте его до ввода графиков, а не после расчёта зарплаты.
Настройка режима работы сотрудников
Справочник Графики работы сотрудников — здесь задаётся шаблон. При создании графика важны:
| Параметр | Что даёт |
|---|---|
| Способ заполнения «По дням недели» | обычная пятидневка, шестидневка, неполная неделя |
| Способ заполнения «По циклам произвольной длины» | сменные графики (2/2, 3/3, сутки через трое) |
| Флаг «Суммированный учёт рабочего времени» | норма считается за учётный период, а не за месяц (ст. 104 ТК РФ) |
| Флаг «Неполное рабочее время» | сокращённый день или неполная неделя |
| Виды времени | явка, ночные, вечерние часы — иначе доплаты не рассчитаются |
Норма времени: по календарю или по графику сотрудника
Ключевая настройка, о которую спотыкаются чаще всего. В графике работы указывается, как считать норму: по производственному календарю или по графику сотрудника.
- по календарю — норма всегда «как у пятидневки», индивидуальный график на неё не влияет;
- по графику сотрудника — норма берётся из графика, а значит и из индивидуального.
Для сменщиков и неполного времени почти всегда нужен второй вариант. Иначе оклад за месяц с 12 сменами посчитается от нормы 176 часов и даст не ту сумму.
Видео по теме
Как создать индивидуальный график в 1С 8.3 ЗУП: пошагово
Шаг 1. Создать документ на нужный месяц
Кадры → Индивидуальные графики → Создать. Заполните:
- Месяц — тот, за который вводим часы (месяц ставится один, «на полгода вперёд» одним документом не получится);
- Организация и Подразделение — для подбора сотрудников;
- Дата документа — обычно последний день месяца или дата приказа.
Шаг 2. Подобрать сотрудников
Кнопка Подбор или Заполнить — программа подтянет сотрудников подразделения вместе с их обычным графиком. В строке появятся дни месяца и часы по действующему графику.
Если сотрудник не подбирается — проверьте, что на этот месяц у него есть действующий кадровый документ и он не уволен ранее первого числа.
Шаг 3. Заполнить дни
Дальше правим только те дни, которые отличаются. В ячейке дня ставим количество часов, ноль или пусто — выходной.
Итоги по строке (дни и часы) пересчитываются сразу — это ваш главный контроль.
Шаг 4. Разные виды времени в одном дне
Кнопка Виды времени (или Настроить виды времени) добавляет колонки: ночные, вечерние, сверхурочные. После этого в дне можно указать, например, 11 часов явки и 2 из них ночных — доплата за ночные посчитается автоматически.
Без подключённого вида времени «Ночные часы» никакая ночная доплата из индивидуального графика не появится.
Шаг 5. Записать и провести
Проведите документ и сразу откройте табель за месяц. Если часы в табеле не изменились — почти наверняка не тот месяц или не тот сотрудник в документе.
Индивидуальный график работы в 1С ЗУП 3.1 — примеры заполнения
Пример 1. Отгул за выход в субботу
Оклад 60 000 ₽, пятидневка, в месяце 22 рабочих дня и 176 часов. Сотрудник отработал субботу и взял отгул в среду.
В индивидуальном графике: в субботе ставим 8, в среде — пусто. Итог: 22 дня, 176 часов. Норма и оклад не поехали, а в табеле дни встали фактически.
Пример 2. Перевод на другой график с середины месяца
С 1-го по 15-е — пятидневка по 8 часов (11 рабочих дней, 88 часов), с 16-го — сменный 2/2 по 11 часов (8 смен, 88 часов).
Кадровый перевод с 16-го числа меняет график с этой даты, но программа считает месяц по одному графику. Чтобы в месяце перехода получилось 19 дней и 176 часов, вводим индивидуальный график: первую половину заполняем восьмёрками по будням, вторую — одиннадцатками по сменам.
Пример 3. Сменный график с ночными часами
Смена с 20:00 до 08:00 — 11 часов явки, из них 8 ночных (с 22:00 до 06:00). Подключаем вид времени «Ночные часы» и в каждой смене указываем 11 и 8. За 15 смен получим 165 часов явки и 120 ночных — доплата 20% (или размер из вашего положения об оплате) начислится с этих 120 часов.
Как изменить график работы в 1С 8.3 ЗУП: три пути
| Способ | Когда применять | Риски |
|---|---|---|
| Поправить сам график в справочнике | ошибка в шаблоне, неверные часы или цикл | пересчитается у ВСЕХ сотрудников на этом графике, включая закрытые месяцы |
| Кадровый перевод (или перевод списком) на другой график | режим изменился с определённой даты и надолго | нужно согласие работника и соглашение к договору (ст. 72 ТК РФ) |
| Индивидуальный график | отклонение на один месяц | нужно вводить ежемесячно, легко забыть |
Порядок действий при правке существующего графика: скопируйте его, измените копию, переведите на неё нужных сотрудников. Так прошлые месяцы останутся нетронутыми.
После любой правки задним числом обязательно перепроведите «Начисление зарплаты и взносов» за затронутые месяцы — перерасчёт покажется отдельными строками.
Как не забыть ввести индивидуальный график при переводе
Самая обидная ошибка — перевели сотрудника на новый график и не состыковали месяц перехода. Зарплата уходит неверной, правим уже после выплаты.
Рабочие приёмы контроля:
- ✅ Перед каждым расчётом открывайте отчёт Графики работы сотрудников на 1-е и на последнее число месяца. Разные графики в одной строке — сигнал, что нужен индивидуальный график.
- ✅ Ведите список сменщиков, которым график ставится вручную, и закрывайте его до начала месяца.
- ✅ В ЗУП 3.1 при кадровом переводе на другой график программа выводит подсказку о вводе индивидуального графика — не закрывайте её рефлекторно. Поведение подсказок настраивается в разделе настроек кадрового учёта, состав зависит от релиза.
- ✅ Заведите себе напоминание через
Задачи/Мои задачина 25-е число: «поставить графики на следующий месяц».
Отчёты, которыми проверяют результат
- Табель учёта рабочего времени (Т-13) —
Зарплата→Отчёты по зарплате. Главная сверка: дни и часы по факту. - Графики работы сотрудников —
Кадры→Кадровые отчёты. Кто по какому графику на дату. - Анализ неявок — видно, не перекрыл ли отпуск или больничный ваши часы.
- Начисления и удержания — проверка, что оклад посчитан от той нормы, что вы ожидаете.
- Отчёт по сотруднику «Расчётный листок» — если сумма оклада не «круглая», смотрите норму и отработанные часы в расшифровке.
Типичные ошибки и что с ними делать
Частые вопросы
Где найти индивидуальные графики в 1С 8.3 ЗУП?
Кадры → Индивидуальные графики. В части релизов ссылка есть и в разделе Зарплата. Если её нет в панели — добавьте через настройку навигации или найдите документ поиском команд.Можно ли ввести один индивидуальный график сразу на несколько месяцев?
Нужен ли приказ под индивидуальный график?
Что приоритетнее: индивидуальный график или график из кадрового перевода?
Как изменить график работы сотрудника навсегда, а не на месяц?
Графики работы сотрудников. Править сам справочный график не нужно — изменения затронут всех, кто на нём.Влияет ли индивидуальный график на норму времени?
Можно ли ввести индивидуальный график за прошлый месяц?
Коротко
- Индивидуальный график — документ на месяц, а не запись в справочнике графиков.
- До ввода проверьте производственный календарь и настройку нормы времени в графике работы.
- Разовые отклонения — индивидуальным графиком, постоянные — кадровым переводом.
- Виды времени подключайте в самом документе, иначе ночные и вечерние доплаты не посчитаются.
- Контроль — табель Т-13 и отчёт «Графики работы сотрудников» на начало и конец месяца.
Источники
- Трудовой кодекс РФ, ст. 100 «Режим рабочего времени»
- Трудовой кодекс РФ, ст. 103 «Сменная работа»
- Трудовой кодекс РФ, ст. 104 «Суммированный учёт рабочего времени»
- Трудовой кодекс РФ, ст. 72 «Изменение определённых сторонами условий трудового договора»