Как сформировать извещение в военкомат о приёме и увольнении в 1С ЗУП 3.1

Приняли на работу военнообязанного или уволили — по закону нужно уведомить военкомат. В 1С ЗУП 3.1 для этого есть готовый отчёт «Извещение о приёме или увольнении для военкомата»: он собирает данные о сотруднике и выдаёт печатную форму под подпись и отправку.

Проблема почти всегда одна: извещение о приёме и увольнении для военкомата в 1С ЗУП формируется пустым или без нужного человека. Причина — не в отчёте, а в незаполненных сведениях воинского учёта и в настройке периода. Ниже разберём, где всё включить, как сформировать документ по шагам и что делать, если сотрудник в него не попадает.

Что такое извещение и когда его подавать

Извещение — это уведомление военного комиссариата о том, что военнообязанный или призывник принят на работу либо уволен. Обязанность подавать такие сведения лежит на всех работодателях, у которых есть подлежащие воинскому учёту сотрудники.

Кого учитываем:

• 🎖️ призывников (мужчины 18–30 лет, не прошедшие службу);
• 🪖 военнообязанных запаса (отслужившие, женщины с военно-учётными специальностями, окончившие военные кафедры);
• 📋 сотрудников, состоящих на воинском учёте по любому основанию.

Не подлежат учёту и в извещение не идут: женщины без ВУС, лица старше предельного возраста запаса, освобождённые от воинской обязанности, иностранцы.

Сроки подачи и ответственность

Сведения о приёме или увольнении военнообязанного подают в военкомат в течение 5 дней со дня события. Форму можно отнести лично, отправить почтой или передать электронно через реестр воинского учёта.

За просрочку или неподачу сведений штрафуют по статье 21.4 КоАП РФ. Ориентировочные суммы для должностного лица — от 40 000 до 50 000 ₽ (суммы периодически пересматривают в сторону ужесточения, проверяйте актуальную редакцию кодекса). Отдельные штрафы предусмотрены за отсутствие ведения воинского учёта в целом.

Настройка воинского учёта в 1С ЗУП перед формированием

Отчёт не заработает, пока в программе не включён воинский учёт и не заполнены сведения по сотрудникам. Это разовая подготовка.

Пошагово:

1. Откройте Настройка → Кадровый учёт и включите флажок ведения воинского учёта. В базовых версиях ЗУП блок воинского учёта может быть недоступен — он есть в ПРОФ и КОРП.
2. В карточке организации (Настройка → Организации) на вкладке воинского учёта укажите военный комиссариат, к которому приписана организация, и ответственного сотрудника.
3. Откройте карточку сотрудника → Личные данные (или ссылку Воинский учёт) и заполните военно-учётные данные.

Минимальный набор полей по сотруднику:

Как сформировать извещение о приёме или увольнении

Когда сведения заполнены, сам отчёт формируется за минуту.

Готовое извещение подписывает руководитель или ответственный за воинский учёт, заверяет печатью (при наличии) и направляет в комиссариат.

Электронное взаимодействие с военкоматами

В актуальных релизах ЗУП 3.1 появился блок электронного обмена с военкоматами через реестр воинского учёта. Помимо извещения о приёме и увольнении, электронно можно отправлять:

• ✉️ изменения сведений сотрудников для военкомата;
• 📄 сведения о подлежащих воинскому учёту гражданах;
• 🚫 сообщение о не состоящих на воинском учёте гражданах;
• 🆕 данные о первоначальной постановке на воинский учёт.

Электронная отправка избавляет от бумажных визитов, но требует подключённого документооборота с ведомством. Пока обмен не настроен — формируйте бумажную форму, порядок тот же.

Почему сотрудник не попадает в извещение

Самая частая жалоба: отчёт формируется, но нужного человека в нём нет либо форма пустая. Пройдитесь по трём причинам — в 95% случаев проблема в одной из них.

Причина 1. Не введены сведения о воинском учёте

Отчёт берёт данные из карточки сотрудника. Если военно-учётный блок пуст — человека в форме не будет, даже если приказ о приёме проведён. Заполните отношение к воинской обязанности, категорию, ВУС и военкомат.

Причина 2. Неверно выбран период формирования

Отчёт отбирает сотрудников по дате кадрового события внутри периода. Приняли 3-го числа, а период задали с 10-го — человек выпадет. Сверьте дату приёма/увольнения с интервалом отчёта.

Причина 3. Работник принят по совместительству

По внешним совместителям сведения в военкомат подаёт основное место работы. Программа может намеренно не включать их в извещение. Если совместитель у вас основной по воинскому учёту — проверьте отбор по виду занятости в настройках формы.

Регулярные операции воинского учёта в ЗУП

Извещение о приёме и увольнении — не единственная задача. Чтобы учёт был в порядке, в ЗУП периодически выполняют:

• 🔄 сверку кадровых данных со сведениями военкомата (ежегодно и по внеплановым запросам);
• 📝 уведомления об изменении личных данных военнообязанных (смена ФИО, адреса, семейного положения);
• 📊 подачу ежегодных отчётов и списков граждан, подлежащих учёту;
• ⏰ обработку извещений о вызове сотрудника в военкомат.

Рабочее место Воинский учёт собирает эти операции в одном окне — оттуда же удобно контролировать, по кому не заполнены сведения.

Типичные ошибки при работе с извещением

• ❌ Ждут автоматической отправки. ЗУП формирует форму, но сам в военкомат её не отправит, пока не настроен электронный обмен. Бумажную относят вручную.
• ❌ Подают одно извещение на приём и увольнение. Это разные события и разные формы.
• ❌ Забывают про 5-дневный срок. Отсчёт идёт от даты приказа, а не от даты, когда вспомнили про отчёт.
• ❌ Не заполняют военкомат сотрудника. Без привязки к комиссариату по месту жительства форма некорректна.
• ❌ Игнорируют совместителей и удалёнщиков. По ним свои правила, но полностью забывать о них нельзя.

Проверь себя

Частые вопросы