Депонирование зарплаты в 1С 8.3 ЗУП: пошагово

Депонировать зарплату в 1С 8.3 ЗУП нужно, когда деньги выдавали через кассу, а работник за ними не пришёл. Неполученную наличность нельзя держать в кассе — её сдают в банк, а сумму в учёте «подвешивают» на депоненте до момента, пока сотрудник не заберёт своё.

Разберём весь цикл: как оформить ведомость в кассу, зафиксировать депонирование зарплаты в 1С 8.3 ЗУП, какие проводки формируются, как потом выплатить депонента и что делать с суммами, которые так никто и не забрал.

Что такое депонирование зарплаты

Депонент — это начисленная, но не выданная наличными зарплата. Схема работает только для выплат через кассу.

💡 При переводе на карту депонирования не бывает: деньги либо ушли на счёт, либо ведомость не проведена.

Кассир хранит наличные на выплату ограниченное время — обычно до 5 рабочих дней (срок закрепляют в приказе или учётной политике). Не забрали — остаток:

• 💸 сдаётся в банк на расчётный счёт;
• 📋 отражается как депонированная сумма на счёте 76.04;
• ⏳ хранится за организацией до востребования, но не дольше срока исковой давности.

Держать «зависшую» зарплату в кассе сверх лимита нельзя — это нарушение кассовой дисциплины.

Что нужно до депонирования: короткий чек-лист

Прежде чем создавать документ, проверьте исходные данные — иначе депонент встанет не на ту сумму.

Как депонировать зарплату в 1С 8.3 ЗУП: пошагово

В 1С:ЗУП депонирование оформляют отдельным документом на основании ведомости. Порядок такой.

Шаг 1. Ведомость в кассу

Зарплата к выплате наличными оформляется документом «Ведомость на выплату зарплаты» с видом Через кассу.

1. Раздел Выплаты → Ведомости в кассу → Создать.
2. Укажите месяц, организацию и способ выплаты.
3. Кнопка Заполнить — программа подтянет сотрудников и суммы.
4. Проведите документ и распечатайте платёжную ведомость (Т-53).

Шаг 2. Отметка о невыплате

Когда срок выдачи вышел, в самой ведомости по неполучившим сотрудникам снимите отметку о выплате: колонка Выплачивать → Не выплачивать (или очистите строку).

Так программа поймёт, какие суммы ушли в депонент, а какие кассир выдал на руки.

Шаг 3. Документ «Депонирование зарплаты»

Основной шаг.

1. Раздел Выплаты → Депонирование (или Создать на основании прямо из ведомости).
2. Выберите ведомость-основание — суммы подтянутся автоматически.
3. Проверьте список сотрудников и депонируемые суммы.
4. Проведите документ.

⚠️ Депонирование создавайте строго на основании ведомости. Ручной ввод сумм — частая причина расхождений между ЗУП и бухгалтерией.

После проведения неполученные суммы фиксируются как депонент и попадают в синхронизацию с 1С:Бухгалтерией.

Проводки: что сформируется в учёте

Сам документ в ЗУП движений по счетам не делает — проводки возникают в 1С:Бухгалтерии после синхронизации. Ключевой счёт — 76.04 «Расчёты по депонированным суммам».

💡 НДФЛ при депонировании не трогаем: налог уже удержан при начислении. Депонент — это движение «чистой» суммы к выдаче.

Выплата депонированной зарплаты

Пришёл сотрудник за деньгами — оформляем выплату депонента отдельной ведомостью.

1. Раздел Выплаты → создать Ведомость в кассу.
2. В поле выплаты укажите вид Депонированная зарплата (или «Выплата депонента»).
3. Кнопка Заполнить — подтянутся только депонированные суммы.
4. Оставьте нужного сотрудника, проведите, выдайте по РКО.

Проводка выплаты — Дт 76.04 Кт 50. Остаток по депоненту у этого работника закрывается.

⚠️ Если наличные уже сдали в банк, на выплату депонента сначала снимите деньги в кассу (Дт 50 Кт 51).

Списание депонированной зарплаты

Если за деньгами так и не пришли, вечно держать депонент нельзя. По истечении срока исковой давности — 3 года (ст. 196 ГК РФ) невостребованную сумму списывают в прочие доходы.

Как оформить списание депонированной зарплаты в 1С ЗУП:

1. Создайте документ «Депонирование» с операцией Списание (или спишите депонент в бухгалтерии).
2. Укажите сотрудника и сумму к списанию.
3. Проведите — сформируется Дт 76.04 Кт 91.01.

Сумма увеличит налогооблагаемую базу по прибыли в периоде списания.

Анализ депонированной зарплаты и отчёты

Проверить остатки депонентов помогают:

Регулярная сверка 76.04 в разрезе сотрудников не даёт депонентам «зависнуть» дольше трёх лет незамеченными.

Частые ошибки и как их избежать

• 🔴 Депонируют выплату на карту. Депонент возможен только по кассе. По безналу — либо платёж прошёл, либо ведомость не проведена.
• 🔴 Вводят документ вручную, не на основании ведомости. Суммы не сходятся с расчётами, 76.04 не закрывается.
• 🔴 Держат наличные в кассе сверх срока. Нарушение кассовой дисциплины — деньги нужно сдать в банк.
• 🔴 Забывают про 3 года. Невостребованный депонент вовремя не списан — искажена база по прибыли.
• 🔴 Повторно удерживают НДФЛ при выплате депонента. Налог удержан при начислении, второй раз его не считают.

Частые вопросы