Как добавить сотруднику дополнительный отпуск в 1С:ЗУП 3.1

Чтобы добавить дополнительный отпуск сотруднику в 1С:ЗУП 8.3, нужно пройти три шага: включить учёт дополнительных отпусков в настройках, создать нужный вид отпуска в справочнике и задать сотруднику количество дней. После этого программа сама будет накапливать дни и учитывать их при оформлении отпуска.

Дальше — по порядку, с точными путями в меню и разбором мест, где чаще всего спотыкаются.

Какие бывают дополнительные отпуска

Дополнительный отпуск — это дни сверх стандартных 28 календарных. Их дают по закону или по коллективному договору. В ЗУП каждый вид ведётся отдельно, поэтому сперва поймите, что именно оформляете.

• 🕗 За ненормированный рабочий день — минимум 3 календарных дня (ст. 101, 119 ТК РФ).
• ☢️ За вредные и опасные условия труда — минимум 7 дней по результатам СОУТ (ст. 117 ТК РФ).
• 🧭 За особый характер работы — по перечням, утверждённым Правительством (ст. 118 ТК РФ).
• ❄️ За работу в районах Крайнего Севера и приравненных местностях — 24 или 16 дней (ст. 321 ТК РФ).
• 📄 По коллективному договору — любые дни, которые работодатель установил сам.

💡 Вид отпуска влияет на расчёт стажа и на то, можно ли заменить дни компенсацией. За вредность заменять деньгами разрешено только часть сверх минимальных 7 дней.

Шаг 1. Включаем учёт дополнительных отпусков

По умолчанию в ЗУП дополнительные отпуска отключены — и справочник видов будет пустым, если не поставить флажок.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Нажмите ссылку Настройка состава начислений и удержаний.
3. Перейдите на вкладку Прочие начисления.
4. Установите флажок Дополнительные отпуска и запишите.

После этого в разделе Настройка появится справочник Виды дополнительных отпусков, а в кадровых документах — поле для их назначения.

⚠️ Если флажка нет или он серый — учёт ведётся в другой программе синхронизации, либо у пользователя не хватает прав. Проверьте роль и полноту прав в Администрирование.

Шаг 2. Создаём вид дополнительного отпуска

Теперь опишем сам отпуск: сколько дней, за что и как считается стаж.

1. Зайдите в Настройка → Виды дополнительных отпусков.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните поля:

• Наименование — понятное, например «Доп. отпуск за ненормированный день».
• Количество дней — по закону или колдоговору (например, 3).
• Ежегодный оплачиваемый — оставьте флажок, если отпуск оплачивается.
• Учитывать при расчёте стажа — как правило, да.

Сохраните. Один вид можно назначить многим сотрудникам — плодить дубли не нужно.

Шаг 3. Как назначить дополнительный отпуск сотруднику

Дни отпуска привязываются к сотруднику через кадровый документ. Способ зависит от того, новый это сотрудник или уже работающий.

Новому сотруднику — при приёме

В документе Приём на работу (раздел Кадры) на вкладке Дополнительные отпуска добавьте строку, выберите созданный вид и укажите дату начала. Дни начнут накапливаться с этой даты.

Уже работающему — отдельным документом

Для действующего сотрудника используйте Кадры → Отпуска → или документ Изменение условий труда / Кадровый перевод, где есть та же вкладка Дополнительные отпуска. Добавьте вид и дату — с неё начнётся накопление.

💡 Дата важна. Если поставить 1 января, а сотрудник получил право на доп. отпуск с середины года, он «переначислит» дни. Ставьте фактическую дату возникновения права.

Как предоставить дополнительный отпуск

Назначение даёт право на дни. Чтобы сотрудник реально ушёл отдыхать, оформите документ Отпуск.

1. Раздел Зарплата → Отпуска → Создать → Отпуск.
2. Выберите сотрудника и период.
3. В таблице отметьте флажок Дополнительный отпуск и выберите вид.
4. Укажите даты дополнительной части. Основной и дополнительный можно оформить одним документом.
5. Проведите — программа рассчитает отпускные по среднему заработку.

Дни дополнительного отпуска считаются так же, как основные: по среднему за 12 месяцев. Отдельной методики нет.

Что сформируется: начисление и проводки

Отпускные по доп. отпуску попадают в тот же расчётный документ, что и обычные. В учёте это оплата труда.

Счёт затрат (20, 26, 44) подставляется по способу отражения зарплаты сотрудника. Проверить суммы удобно в отчёте Расчётный листок и Анализ зарплаты по сотрудникам.

Замена дополнительного отпуска компенсацией

Часть дополнительного отпуска сверх 28 календарных дней можно заменить деньгами — по заявлению сотрудника (ст. 126 ТК РФ).

Нельзя заменять компенсацией:

• 🚫 беременным женщинам и несовершеннолетним;
• 🚫 обязательные 7 дней за вредные условия труда.

В ЗУП замена оформляется документом Компенсация отпуска с видом Компенсация без увольнения. Если сотрудник увольняется, неиспользованные дни доп. отпуска войдут в общий расчёт компенсации.

Типичные ошибки

Здесь собраны ситуации, из-за которых дни не начисляются или считаются неверно.

Проверь себя

Частые вопросы