Как добавить дополнительный отпуск сотруднику в 1С ЗУП 8.3

Чтобы добавить дополнительный отпуск сотруднику в 1С ЗУП 8.3, нужно два действия: один раз завести сам вид отпуска в настройках программы, а затем назначить его работнику — через кадровый документ или карточку. После этого программа сама будет учитывать дополнительные дни при расчёте остатка и оформлении отпуска.

Разберём весь путь на редакции 3.1: где включить учёт допотпусков, как настроить дни за ненормированный рабочий день, вредность и северный стаж, и как всё это правильно предоставить сотруднику без ошибок в остатках.

Кому положен дополнительный отпуск

Дополнительный оплачиваемый отпуск идёт сверх основных 28 календарных дней. Право на него дают конкретные основания из Трудового кодекса.

• 🕒 Ненормированный рабочий день — не менее 3 календарных дней (ст. 119 ТК РФ).
• ☣️ Вредные и опасные условия труда — не менее 7 дней при классе 3.2 и выше (ст. 117 ТК РФ).
• ❄️ Работа в районах Крайнего Севера — 24 дня, в приравненных местностях — 16 дней (ст. 321 ТК РФ).
• 🏥 Особый характер работы — по перечням Правительства (ст. 118 ТК РФ).
• 📄 По коллективному договору — работодатель вправе дать дни за свой счёт из прибыли.

Конкретное число дней закрепляют в коллективном договоре, положении об отпусках или трудовом договоре. 1С ЗУП только хранит и считает — сами нормы задаёте вы.

Шаг 1. Включаем учёт дополнительных отпусков

Сначала проверьте, что функция вообще активна. Без неё программа не даст назначить допдни.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке Отпуска поставьте флажок Дополнительные отпуска.
4. Если планируете допотпуск за вредность — на вкладке Прочие начисления включите учёт вредных условий.

Шаг 2. Создаём вид дополнительного отпуска

Теперь заводим сам вид. Это разовая операция — потом он доступен для всех сотрудников.

1. Откройте Настройка → Виды отпусков.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните поля:

4. Для отпуска за вредность отдельно укажите, что дни считаются по фактически отработанному времени во вредных условиях — иначе программа начислит полную норму независимо от стажа.
5. Запишите и закройте.

Шаг 3. Как назначить дополнительный отпуск сотруднику

Вид создан — осталось привязать его к работнику. Способ зависит от основания.

Через «Отпуска» в карточке сотрудника

Подходит для индивидуального назначения, например по трудовому договору.

1. Откройте Кадры → Сотрудники, выберите работника.
2. Ссылка Оформить документ → Отпуска или раздел Право на отпуск.
3. Добавьте нужный вид и число дней в год.

Через условия труда (для вредности и ненормированного дня)

Когда право вытекает из рабочего места, удобнее задать его в позиции штатного расписания или в кадровом документе.

1. Откройте Прием на работу или Кадровый перевод.
2. На вкладке Дополнительно укажите условия: ненормированный рабочий день или класс вредности.
3. Программа сама подтянет положенные дни допотпуска.

Шаг 4. Как предоставить дополнительный отпуск

Назначенные дни надо оформить документом, когда сотрудник реально уходит отдыхать.

1. Откройте Зарплата → Отпуска.
2. Нажмите Создать → Отпуск.
3. Выберите сотрудника и период.
4. В табличной части Ежегодные отпуска добавьте строку с вашим видом дополнительного отпуска.
5. Укажите количество дней и даты.
6. Программа рассчитает отпускные по среднему заработку и покажет остаток.

Основной и дополнительный отпуск можно оформить одним документом — двумя строками. Это удобно, когда сотрудник берёт всё сразу: 28 дней основного плюс, скажем, 3 дня за ненормированный день.

Пример расчёта

Оклад 60 000 ₽, средний дневной заработок вышел 2 048 ₽. Сотрудник берёт 3 дня допотпуска за ненормированный день:

• 2 048 ₽ × 3 дня = 6 144 ₽ отпускных.
• НДФЛ 13% удерживается при выплате.
• Выплатить отпускные нужно не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.

Замена дополнительного отпуска деньгами

Часть допотпуска сверх 28 дней можно заменить денежной компенсацией — по заявлению сотрудника (ст. 126 ТК РФ).

• ✅ Заменить деньгами можно только дни сверх 28 календарных.
• 🚫 Нельзя компенсировать отпуск за вредность и северный (за исключением увольнения).
• 📝 Оформляется документом Компенсация отпуска в разделе Зарплата.

Типичные ошибки

Самое частое, из-за чего «слетают» остатки и суммы.

• ❗ Забыли флажок «Дополнительный» — вид попал в основной отпуск, остаток задвоился.
• ❗ Не задали учёт по факту для вредности — программа дала полную норму дней сотруднику, отработавшему во вредных условиях лишь часть года.
• ❗ Назначили дни, но не оформили документ «Отпуск» — начисления и оплаты нет, хотя право числится.
• ❗ Ввели допотпуск задним числом без пересчёта — при уже проведённых начислениях сделайте перерасчёт, иначе остаток разойдётся с фактом.

Отчёты для проверки

Убедиться, что дни легли правильно, помогут два отчёта:

• 📊 Остатки отпусков — показывает основной и дополнительный отпуск отдельно, с накопленными и использованными днями.
• 📋 Справка об остатках отпусков — для выдачи сотруднику или в кадры.