Как добавить новое подразделение в штатное расписание в 1С:ЗУП

Чтобы добавить новое подразделение в штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3, создайте элемент в справочнике Подразделения, а затем внесите его в штатное расписание документом Изменение штатного расписания — там вы заведёте нужные позиции (должности и количество ставок). Само по себе появление подразделения в справочнике штатку ещё не меняет.

Порядок важен: сначала подразделение как объект структуры, потом позиции в нём. Ниже — оба шага с картинками путей, настройка учёта зарплаты по новому отделу, нюансы обособленных подразделений и типовые ошибки, из-за которых новое подразделение «не видно» в документах.

Подразделение и штатное расписание: как это связано в 1С:ЗУП

В ЗУП это два разных объекта, и их часто путают.

• Подразделение — элемент оргструктуры (справочник Подразделения). Отдел, цех, служба.
• Штатное расписание — перечень позиций: какие должности и сколько ставок закреплено за каждым подразделением.

Одно без другого не работает. Создали отдел, но не завели в нём позиции — принять сотрудника «на штатную должность» не получится, программа не найдёт свободных ставок.

Что подготовить перед добавлением подразделения

Пять минут на проверку сэкономят переделки.

Дата ввода подразделения в штатное расписание должна совпадать с приказом. Задним числом менять штатку можно, но следите, чтобы не «перекрыть» уже проведённые кадровые документы.

Как создать новое подразделение в 1С:ЗУП 3.1

Сначала заводим сам отдел в структуре.

1. Откройте Настройка → Подразделения (или Кадры → Подразделения — зависит от релиза).
2. Нажмите Создать.
3. Укажите наименование — так отдел будет виден в кадровых документах и отчётах.
4. Выберите организацию, к которой относится подразделение.
5. При иерархии — задайте вышестоящее подразделение (поле Входит в подразделение), чтобы отдел встал внутрь службы или дирекции.
6. Проверьте дату создания — с неё подразделение считается действующим.
7. Запишите и закройте.

Отдел появился в справочнике. Но в штатном расписании его пока нет — переходим ко второму шагу.

Заполнение карточки подразделения

Пробегитесь по реквизитам карточки — от них зависят отчёты и учёт.

Как добавить подразделение в штатное расписание

Ключевой шаг. Позиции создаются документом изменения штатки.

1. Откройте Кадры → Штатное расписание → Изменить текущее штатное расписание (кнопка Изменение штатного расписания).
2. Укажите дату документа — с неё изменения вступают в силу.
3. Нажмите Добавить позицию.
4. В строке выберите новое подразделение и должность.
5. Задайте количество ставок, график работы и способ описания оплаты (диапазон или конкретный оклад — зависит от настроек).
6. Повторите для каждой должности отдела.
7. Проведите документ.

После проведения позиции нового подразделения станут доступны при приёме и кадровых перемещениях.

Настройка учёта зарплаты по новому подразделению

По умолчанию зарплата нового отдела ложится на те же счета и статьи, что заданы для организации. Если отдел учитывается иначе — настройте это отдельно.

Где смотреть способы отражения:

• Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте — сам справочник счетов/аналитики (Дт 20, 26, 44 и т. д.).
• В карточке подразделения или в настройках учёта можно закрепить способ отражения именно за этим отделом.

Типовой случай: производственный отдел — на счёт 20, административный — на 26, торговый — на 44. Если новый отдел относится к другому счёту, чем основная масса, задайте ему свой способ отражения, иначе проводки уйдут «не туда» при синхронизации с бухгалтерией.

Обособленные подразделения в 1С:ЗУП

Обособленное подразделение (ОП) — это отдел по адресу, отличному от головного, где оборудованы рабочие места. У него свой КПП и, как правило, отдельная сдача отчётности и уплата НДФЛ.

Чтобы отметить отдел как ОП:

1. В карточке подразделения установите флаг Это — обособленное подразделение.
2. Заполните КПП и адрес ОП.
3. Укажите код территории (ОКТМО) и налоговый орган — от них зависит формирование 6-НДФЛ и РСВ по подразделению.

Обособленное подразделение на отдельном балансе

Если ОП выделено на отдельный баланс, в ЗУП оно обычно заводится как отдельная организация (или используется расширенная аналитика по регистрации в налоговом органе). Тогда по нему отдельно ведутся расчёты и сдаётся отчётность.

Постановка ОП на учёт в налоговой — обязанность работодателя (ст. 83 НК РФ). В 1С вы лишь отражаете уже зарегистрированное подразделение, программа сама по себе на учёт не ставит.

Типичные ошибки при добавлении подразделения

Что чаще всего идёт не так.

• ❌ Создали отдел, но не внесли в штатное расписание. Подразделение есть, а принять в него некого — нет позиций. Решение: документ Изменение штатного расписания.
• ❌ Не включено ведение штатки. Тогда позиций в принципе нет. Проверьте Настройка → Кадровый учёт.
• ❌ Дата документа изменения ШР позже даты приёма. Программа не даст принять на ещё не существующую позицию. Сверьте даты.
• ❌ Забыли про способ отражения зарплаты. Проводки нового отдела уходят на счёт по умолчанию. Задайте нужный счёт.
• ❌ Отдел выделили, но людей не перевели. Сотрудники висят в старом подразделении. Нужен кадровый перевод.

Как расформировать подразделение в 1С:ЗУП

Удалять отдел, в котором были сотрудники, нельзя — потеряется история. Его закрывают.

1. Переведите или уволите всех сотрудников отдела.
2. Документом Изменение штатного расписания закройте все позиции подразделения.
3. В карточке подразделения укажите дату расформирования.

После этого отдел не мешает в списках, но остаётся в отчётах за прошлые периоды.

Частые вопросы